Zo organiseer je een donateursavond zonder last-minute stress

Een donateursavond draait om een helder programma, persoonlijke ontvangst en een eenvoudige manier om te doneren. Begin met de zaal en het programma, bevestig daarna sprekers, techniek en leveranciers. Verzamel dieetwensen en aanmeldingen ruim vooraf, zodat je het buffet en de zitplaatsen kunt plannen. Op de avond zelf werk je van buiten naar binnen: routeborden en ontvangst eerst, daarna techniek, tafels, buffet en decoratie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Zaal reserveren
2
Programma vastleggen
2 personen
3
Sprekers bevestigen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Aanmeldingen bevestigen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Donatiegegevens voorbereiden
9
Betaalwijze controleren
10
Leveranciers bevestigen
11
Techniek reserveren
12
Presentaties verzamelen
13
Naamlabels voorbereiden
2 personen
14
Programma's afdrukken
15
Routeborden afdrukken
16
Aanwezigheidslijst maken
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Materialen verzamelen
2 personen
19
Techniek opladen
20
Buffet voorbereiden
3 personen
21
Zaal openen
22
Tafels opstellen
3 personen
23
Stoelen plaatsen
3 personen
24
Tafels dekken
3 personen
25
Versiering ophangen
2 personen
26
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
27
Naamlabels klaarleggen
28
Dranken koud zetten
2 personen
29
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
30
Presentatie testen
2 personen
31
Geluidsinstallatie testen
2 personen
32
Ontvangstteam instrueren
2 personen

Event

33
Gasten ontvangen
3 personen
34
Gasten registreren
2 personen
35
Naamlabels uitdelen
2 personen
36
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
37
Welkomstwoord verzorgen
38
Presentaties begeleiden
2 personen
39
Donatiemogelijkheden toelichten
40
Buffet openen
2 personen
41
Buffet aanvullen
3 personen
42
Dranken bijvullen
2 personen
43
Gebruikt servies afruimen
2 personen
44
Koffie en thee serveren
2 personen
45
Afscheid nemen van gasten
2 personen
46
Donatiegegevens veiligstellen
2 personen

Nazorg

47
Overgebleven eten verpakken
2 personen
48
Afval verzamelen
3 personen
49
Servies afwassen
3 personen
50
Zaal schoonmaken
3 personen
51
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
52
Techniek inpakken
2 personen
53
Materialen retourneren
2 personen
54
Donaties verwerken
2 personen
55
Dankberichten versturen
2 personen
56
Donatiebewijzen versturen
57
Facturen archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Kapstokkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 75
Dessertbordenaantal 75
Glazenaantal 90
Wijnglazenaantal 75
Koffiekopjesaantal 75
Besteksetsaantal 75
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Koks messenaantal 3
Opscheplepelsaantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Bloemstukkenaantal 8
Lichtslingersaantal 4
Kaarsenhoudersaantal 8

Communicatie

Naamlabelsaantal 75
Programmakaartenaantal 75
Donatiekaartenaantal 75
Routebordenaantal 6

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Draagbare speaker
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem
Blik en veger
Schoonmaakhandschoenenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma uiterlijk vier weken vooraf vast en bevestig alle sprekers schriftelijk. Vraag presentaties uiterlijk zeven dagen voor de avond op, zodat je laptop, beamer en projectiescherm vooraf kunt testen.
Stuur uitnodigingen met een duidelijke aanmeldtermijn van minimaal tien dagen. Verwerk aanmeldingen direct en stuur een bevestiging met route, aanvangstijd en de vraag naar dieetwensen.
Maak één overzicht met aanwezigheidslijst, naamlabels en donatiegegevens. Controleer de betaalwijze minstens een week vooraf en leg donatiekaarten klaar op een zichtbare plek bij de ontvangst.
Plan de techniekcontrole vóór de zaalopbouw: laad apparatuur op, test de draagbare speaker en controleer beeld en geluid met de echte presentaties. Neem ook reservekabels en een alternatief voor stroom of internet mee als die beschikbaar zijn.
Begin de opbouw ongeveer twee uur voor de ontvangst. Zet eerst tafels en stoelen, dek daarna met borden, glazen en bestek, richt het buffet in en plaats als laatste programmakaarten, routeborden, naamlabels en decoratie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een donateursavond organiseren?: Begin minimaal zes weken van tevoren met de zaal, het programma en de sprekers. Verstuur uitnodigingen ongeveer vier weken vooraf en sluit de aanmeldingen tien tot veertien dagen voor de avond.
Hoeveel tijd heb je nodig om een donateursavond op te bouwen?: Reserveer minimaal twee uur voor de opbouw en voeg dertig minuten toe voor een volledige techniek- en presentatietest. Bij een buffet of veel tafels is drie uur praktischer.
Wanneer verzamel je dieetwensen voor een donateursavond?: Vraag dieetwensen meteen bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie uiterlijk tien dagen vooraf. Geef het definitieve aantal en de wensen uiterlijk een week voor de avond door aan degene die het buffet verzorgt.
Hoe bereid je donaties voor tijdens een donateursavond?: Controleer de betaalwijze minimaal zeven dagen vooraf en test die met een kleine proefbetaling. Leg donatiekaarten en eventuele betaalinstructies bij de ontvangst en wijs één persoon aan die vragen hierover beantwoordt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.