Organiser une soirée de donateurs sans rien oublier

Une soirée de donateurs se prépare dans un ordre précis : d’abord la salle et le programme, puis les intervenants, les invitations et la logistique. Le point souvent négligé est le parcours du donateur : informations claires sur les dons, moyen de paiement testé et accueil fluide. Prévoyez aussi le temps nécessaire pour installer les tables, la technique, le buffet et les indications dans la salle. Le jour venu, une liste des présences et des badges prêts facilitent immédiatement l’accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver la salle
2
Définir le programme
2 personnes
3
Confirmer les intervenants
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
6
Confirmer les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Préparer les informations sur les dons
9
Vérifier le mode de paiement
10
Confirmer les fournisseurs
11
Réserver la technique
12
Rassembler les présentations
13
Préparer les badges nominaux
2 personnes
14
Imprimer les programmes
15
Imprimer les panneaux d’itinéraire
16
Faire la liste des présences
17
Faire les courses
2 personnes
18
Rassembler le matériel
2 personnes
19
Charger le matériel technique
20
Préparer le buffet
3 personnes
21
Ouvrir la salle
22
Installer les tables
3 personnes
23
Installer les chaises
3 personnes
24
Dresser les tables
3 personnes
25
Suspendre la décoration
2 personnes
26
Aménager la table d'accueil
2 personnes
27
Préparer les étiquettes nominatives
28
Mettre les boissons au frais
2 personnes
29
Préparer le café et le thé
2 personnes
30
Tester la présentation
2 personnes
31
Tester le système de sonorisation
2 personnes
32
Briefer l’équipe d’accueil
2 personnes

Événement

33
Accueillir les invités
3 personnes
34
Enregistrer les invités
2 personnes
35
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
36
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
37
Assurer le mot de bienvenue
38
Animer les présentations
2 personnes
39
Expliquer les possibilités de don
40
Ouvrir le buffet
2 personnes
41
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
42
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
43
Débarrasser la vaisselle utilisée
2 personnes
44
Servir le café et le thé
2 personnes
45
Dire au revoir aux invités
2 personnes
46
Sécuriser les données de don
2 personnes

Suivi

47
Emballer les restes
2 personnes
48
Rassembler les déchets
3 personnes
49
Faire la vaisselle
3 personnes
50
Nettoyer la salle
3 personnes
51
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
52
Ranger le matériel technique
2 personnes
53
Retourner les matériels
2 personnes
54
Traiter les dons
2 personnes
55
Envoyer des messages de remerciement
2 personnes
56
Envoyer les reçus de dons
57
Archiver les factures

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 70
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 75
Assiettes à dessertqté 75
Verresqté 90
Verres à vinqté 75
Tasses à caféqté 75
Couvertsqté 75
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 3
Couteaux de chefqté 3
Louchesqté 8

Décoration

Nappesqté 8
Compositions floralesqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4
Bougeoirsqté 8

Communication

Étiquettes nominativesqté 75
Cartes du programmeqté 75
Cartes de donqté 75
Panneaux de directionqté 6

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Enceinte portable
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Nettoyage

Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balai
Pelle et balayette
Gants de nettoyageqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par réserver la salle et fixer le programme, puis confirmez les intervenants avant d’envoyer les invitations. Gardez au moins 2 semaines entre l’invitation et la date limite d’inscription.
Traitez les inscriptions au fur et à mesure et confirmez-les quelques jours avant la soirée. Demandez les besoins alimentaires au plus tard 5 jours avant afin d’adapter le buffet.
Préparez les informations sur les dons sur un support simple et vérifiez le paiement au moins 7 jours avant. Faites un essai réel plutôt que de supposer que le dispositif fonctionnera le soir même.
Rassemblez les présentations, l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran et l’enceinte avant le jour J. Chargez le matériel technique et prévoyez 60 à 90 minutes pour les branchements et les tests.
Ouvrez la salle suffisamment tôt pour installer les tables, les chaises, les badges, les panneaux de direction et le buffet. Pour une soirée d’environ 50 personnes, comptez au minimum 2 heures d’installation avec deux personnes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une soirée de donateurs ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de réserver la salle, confirmer les intervenants, envoyer les invitations et régler les besoins alimentaires et techniques.
Quand envoyer les invitations pour une soirée de donateurs ?: Envoyez-les environ 3 semaines avant l’événement, avec une date limite d’inscription fixée 7 à 10 jours avant. Confirmez ensuite les inscriptions quelques jours avant la soirée.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Comptez 2 heures pour une réception d’environ 50 personnes avec deux organisateurs. Ajoutez 30 minutes si vous devez installer et tester un vidéoprojecteur, un écran et une enceinte.
Comment éviter les problèmes de paiement des dons le soir même ?: Vérifiez le mode de paiement au moins 7 jours avant et réalisez un test complet. Préparez aussi les informations sur les dons et une solution de secours si le paiement principal ne fonctionne pas.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.