Zo organiseer je een discoavond zonder last-minute stress

Begin met de datum, tijden en zaalcapaciteit; die bepalen hoeveel uitnodigingen, drank, catering en begeleiding je nodig hebt. Leg daarna het muziekprogramma, thema, dresscode en de technische verhuur vast. Verzamel aanmeldingen, dieetwensen, oudercontacten en toestemmingen voordat je vrijwilligers indeelt. In de laatste week test je speakers, mengpaneel, microfoon en discolampen, druk je het draaiboek en de plattegrond af en zet je houdbare catering en gekoelde dranken apart klaar.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en tijden bevestigen
2 personen
2
Locatie en zaal reserveren
3
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
4
Thema en dresscode bepalen
2 personen
5
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Oudercontacten registreren
2 personen
10
Toestemmingen controleren
2 personen
11
Vrijwilligers indelen
2 personen
12
Reservering geluidsapparatuur maken
13
Reservering lichtapparatuur maken
14
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
15
Boodschappenlijst controleren
2 personen
16
Decoratieplan maken
2 personen
17
Draaiboek afdrukken
18
Plattegrond zaal afdrukken
19
Muziekbestanden klaarzetten
2 personen
20
Apparatuur testen
2 personen
21
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
22
Contant geld klaarleggen
23
Boodschappen doen
3 personen
24
Dranken gekoeld wegzetten
2 personen
25
Houdbare catering klaarzetten
2 personen
26
Zaalvloer vrijmaken
4 personen
27
Tafels opstellen
4 personen
28
Stoelen opstellen
4 personen
29
Entreebalie inrichten
2 personen
30
Geluidsapparatuur opbouwen
3 personen
31
Lichtapparatuur opbouwen
3 personen
32
Kabels veilig afplakken
2 personen
33
Dansvloer markeren
2 personen
34
Versiering ophangen
4 personen
35
Fotowand opbouwen
2 personen
36
Drankpunten inrichten
3 personen
37
Hapjestafels inrichten
3 personen
38
Servies en bekers klaarzetten
2 personen
39
Allergeneninformatie klaarleggen
40
EHBO-doos controleren
41
Vluchtroutes vrijmaken
2 personen
42
Vrijwilligers instrueren
2 personen
43
Muziek en licht testen
2 personen

Event

44
Entree openen
3 personen
45
Bezoekers aanmelden
3 personen
46
Polsbandjes uitdelen
2 personen
47
Muziek draaien
2 personen
48
Lichtshow bedienen
49
Hapjes serveren
3 personen
50
Dranken uitgeven
3 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Hapjes bijvullen
2 personen
53
Tafels schoonhouden
2 personen
54
Afvalbakken legen
2 personen
55
Toezicht bij garderobe
2 personen
56
Dansvloer begeleiden
2 personen
57
Fotowand begeleiden
58
Pauzemuziek verzorgen
59
Laatste ronde aankondigen
60
Bezoekers naar uitgang begeleiden
4 personen
61
Muziek uitschakelen

Nazorg

62
Apparatuur uitschakelen
2 personen
63
Etensresten veilig verpakken
2 personen
64
Afval verzamelen
4 personen
65
Servies afwassen
3 personen
66
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
67
Decoratie verwijderen
3 personen
68
Zaal schoonmaken
4 personen
69
Toiletten schoonmaken
2 personen
70
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
71
Geluidsapparatuur retourneren
2 personen
72
Lichtapparatuur retourneren
2 personen
73
Overgebleven boodschappen opbergen
2 personen
74
Borgmaterialen controleren
2 personen
75
Locatie netjes opleveren
2 personen
76
Gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Garderoberekkenaantal 4
Krukkenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 120
Kommetjesaantal 40
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8

Apparatuur

Speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonaantal 2
Laptop
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Kabelhaspelsaantal 3
Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2

Verlichting

Discolampenaantal 4
Lichtstatievenaantal 2
Ledlampenaantal 8
Sfeerverlichtingaantal 6

Decoratie

Ballonnenaantal 200
Ballonnenpompaantal 2
Slingersaantal 12
Metallic gordijnenaantal 6
Confettivrije tafeldecoratieaantal 8
Fotowand
Fotowandaccessoiresaantal 20
Pijlen voor bewegwijzeringaantal 10

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Tangenaantal 6
Koelkommenaantal 8
Maatbekersaantal 2
Drankdispensersaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Afvalbakkenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de techniek niet als laatste: reserveer geluids- en lichtapparatuur zodra de locatie vaststaat en test alle aansluitingen uiterlijk één dag vooraf. Neem verlengsnoeren, stekkerdozen en kabelhaspels mee, zodat je niet op één stopcontact uitkomt.
Werk met een sluitende gastenlijst. Verwerk aanmeldingen, dieetwensen, oudercontacten en toestemmingen minstens 7 dagen voor de discoavond; zo weet je hoeveel begeleiding, catering en naamkaartjes nodig zijn.
Maak de zaalindeling vóór je decoratie ophangt. Houd ruimte vrij voor de dansvloer, plaats tafels en serveerschalen buiten de looproute en gebruik pijlen voor garderobe, toiletten en uitgang.
Bereken catering en drinken per verwachtte gast, niet per uitnodiging. Zet houdbare producten vooraf klaar, koel de dranken op tijd in koelboxen en leg contant geld klaar als er op de avond wordt afgerekend.
Geef iedere vrijwilliger één duidelijke post en werktijd. Zet in het draaiboek wie ontvangst, garderobe, catering, techniek en opruimen doet en druk ook de plattegrond af voor de briefing.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een discoavond organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, zaal, muziekprogramma en uitnodigingen. Regel uiterlijk 2 weken vooraf de aanmeldingen, toestemmingen, vrijwilligers en technische reserveringen.
Hoeveel drank heb je nodig voor een discoavond?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Tel extra water mee en pas de hoeveelheid aan op de totale duur en het aantal gasten.
Wanneer moet je geluidsapparatuur voor een discoavond testen?: Test speakers, mengpaneel, microfoon, laptop en muziekbestanden uiterlijk 1 dag vooraf. Controleer op locatie nogmaals de stroompunten, kabels en het volume voordat de gasten binnenkomen.
Wat moet je een week voor een discoavond regelen?: Werk 7 dagen vooraf de gastenlijst, dieetwensen, oudercontacten, toestemmingen en vrijwilligersindeling bij. Controleer ook de boodschappenlijst, decoratie, naamkaartjes, plattegrond en het draaiboek.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.