Cómo organizar una noche de discoteca paso a paso

Empieza por fijar la fecha, el horario y el espacio; todo lo demás depende de esas tres decisiones. Después define el estilo musical, el código de vestimenta y el aforo para poder gestionar invitaciones, voluntarios, comida y bebidas con cifras reales. El sonido y la iluminación se reservan antes de comprar la decoración. Durante la última semana, prueba los equipos, imprime el plano de la sala y deja preparado un plan de trabajo con responsables y horarios.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar la fecha y los horarios
2 personas
2
Reservar la sede y la sala
3
Preparar el programa musical
2 personas
4
Definir el tema y el código de vestimenta
2 personas
5
Diseñar invitaciones
2 personas
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Gestionar inscripciones
2 personas
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Registrar contactos de padres
2 personas
10
Comprobar permisos
2 personas
11
Asignar voluntarios
2 personas
12
Hacer la reserva del equipo de sonido
13
Hacer la reserva del equipo de iluminación
14
Calcular las cantidades de catering
2 personas
15
Comprobar la lista de la compra
2 personas
16
Crear plan de decoración
2 personas
17
Imprimir el plan de trabajo
18
Imprimir plano de la sala
19
Preparar los archivos de música
2 personas
20
Probar el equipo
2 personas
21
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
22
Preparar efectivo
23
Hacer la compra
3 personas
24
Guardar las bebidas refrigeradas
2 personas
25
Preparar catering no perecedero
2 personas
26
Despejar el suelo del salón
4 personas
27
Montar mesas
4 personas
28
Colocar las sillas
4 personas
29
Montar el mostrador de entrada
2 personas
30
Montar el equipo de sonido
3 personas
31
Montar el equipo de iluminación
3 personas
32
Fijar los cables con cinta de seguridad
2 personas
33
Marcar la pista de baile
2 personas
34
Colgar la decoración
4 personas
35
Montar el photocall
2 personas
36
Montar los puntos de bebidas
3 personas
37
Montar las mesas de aperitivos
3 personas
38
Preparar la vajilla y los vasos
2 personas
39
Dejar lista la información sobre alérgenos
40
Comprobar el botiquín
41
Despejar las rutas de evacuación
2 personas
42
Instruir a los voluntarios
2 personas
43
Probar música y luces
2 personas

Evento

44
Abrir la entrada
3 personas
45
Registrar a los visitantes
3 personas
46
Repartir pulseras
2 personas
47
Poner música
2 personas
48
Operar el espectáculo de luces
49
Servir aperitivos
3 personas
50
Repartir bebidas
3 personas
51
Rellenar las bebidas
2 personas
52
Reponer aperitivos
2 personas
53
Mantener las mesas limpias
2 personas
54
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
55
Supervisión en el guardarropa
2 personas
56
Coordinar la pista de baile
2 personas
57
Coordinar el photowall
58
Poner música de descanso
59
Anunciar la última ronda
60
Guiar a los visitantes hacia la salida
4 personas
61
Apagar la música

Seguimiento

62
Apagar el equipo
2 personas
63
Empaquetar de forma segura los restos de comida
2 personas
64
Recoger la basura
4 personas
65
Lavar la vajilla
3 personas
66
Recoger mesas y sillas
4 personas
67
Retirar la decoración
3 personas
68
Limpiar la sala
4 personas
69
Limpiar los baños
2 personas
70
Recoger objetos perdidos
2 personas
71
Devolver el equipo de sonido
2 personas
72
Devolver el equipo de iluminación
2 personas
73
Guardar las compras sobrantes
2 personas
74
Comprobar los materiales de depósito
2 personas
75
Entregar el lugar en orden
2 personas
76
Registrar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 40
Percheroscant. 4
Taburetescant. 8

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Platoscant. 120
Cuencoscant. 40
Cubiertoscant. 120
Bandejas de servircant. 12
Cucharonescant. 8

Equipo

Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonocant. 2
Portátil
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Enrollacablescant. 3
Neveras portátilescant. 4
Contenedores para hielocant. 3
Teterascant. 2
Máquinas de cafécant. 2

Iluminación

Luces de discotecacant. 4
Trípodes de iluminacióncant. 2
Lámparas LEDcant. 8
Iluminación ambientalcant. 6

Decoración

Globoscant. 200
Bomba de globoscant. 2
Guirnaldascant. 12
Cortinas metalizadascant. 6
Decoración de mesa sin confeticant. 8
Photowall
Accesorios para el photocallcant. 20
Flechas para señalizacióncant. 10

Cocina

Termoscant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchilloscant. 6
Pinzascant. 6
Cuencos fríoscant. 8
Jarras medidorascant. 2
Dispensadores de bebidascant. 4

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Escobascant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Guantes de limpiezacant. 8
Papeleracant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, la sala y el horario antes de enviar invitaciones. Reserva al menos 4 semanas antes si necesitas equipo de sonido, iluminación o permisos externos.
Calcula la comida y las bebidas a partir de las inscripciones confirmadas, no del número de invitaciones enviadas. Recoge las preferencias dietéticas y los contactos de padres en el mismo formulario.
Prepara el programa musical y los archivos de música como máximo 3 días antes, y prueba portátil, mesa de mezclas, altavoces, micrófono, cables y regletas en la sala antes de que lleguen los invitados.
Dibuja el plano separando pista de baile, mesas, catering, percheros y zona de fotos. Coloca las flechas de señalización y la iluminación sin bloquear salidas ni pasillos.
Compra los productos no perecederos con 2 o 3 días de margen y refrigera las bebidas el día anterior. Deja para el montaje final los alimentos frescos, las luces, los globos y las cortinas metalizadas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche de discoteca?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes. La primera semana debe servir para confirmar fecha, sala, horario, permisos y reservas de sonido e iluminación; las confirmaciones finales pueden cerrarse durante los últimos 7 días.
¿Cuándo hay que probar el equipo de sonido y las luces?: Haz una prueba completa entre 3 y 7 días antes y otra comprobación al montar la sala. Revisa también cables alargadores, regletas, enrollacables y una solución para reproducir la música si falla el portátil.
¿Cómo calcular las bebidas para una noche de discoteca?: Para el primer tramo de 2 horas, calcula aproximadamente 2 o 3 bebidas por persona y añade agua suficiente durante toda la actividad. Ajusta la compra según la duración, la edad de los asistentes y las preferencias recogidas en las inscripciones.
¿Qué se prepara el día anterior?: Deja listas las bebidas refrigeradas, la comida no perecedera, las tarjetas de nombre, el efectivo y los archivos de música. También conviene imprimir el plano de la sala y el plan de trabajo para que cada voluntario sepa qué hacer al llegar.

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