Zo organiseer je een diplomabarbecue zonder last-minute stress

Een diplomabarbecue vraagt vooral om een strakke volgorde: eerst locatie, datum en gasten, daarna materiaal, boodschappen en het programma. Leg dieetwensen en het definitieve aantal gasten op tijd vast, zodat je vlees, vegetarische producten, drank en servies goed kunt afstemmen. Controleer enkele dagen vooraf het weer en regel een partytent als reserve. Op de dag zelf bouw je eerst de locatie op, richt je het buffet in en houd je gekoelde producten tot vlak voor het barbecueën koel.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Herinnering aan gasten sturen
6
Definitief aantal gasten vastleggen
7
Barbecue en partytent reserveren
8
Weersverwachting controleren
9
Boodschappenlijst controleren
10
Boodschappen doen
2 personen
11
Dranken gekoeld opslaan
2 personen
12
Vlees en vegetarische producten koelen
2 personen
13
Programma en tafelindeling printen
14
Locatie en terrein controleren
2 personen
15
Partytent opbouwen
4 personen
16
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
17
Barbecue veilig plaatsen
2 personen
18
Verlichting ophangen
2 personen
19
Muziek aansluiten
2 personen
20
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
21
Buffettafels inrichten
2 personen
22
Salades en bijgerechten bereiden
3 personen
23
Vlees en groente portioneren
2 personen
24
Dranken en ijs klaarzetten
2 personen
25
Welkomsttafel inrichten

Event

26
Barbecue aansteken
2 personen
27
Gasten ontvangen
2 personen
28
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
29
Hapjes serveren
2 personen
30
Barbecuegerechten grillen
3 personen
31
Buffet aanvullen
2 personen
32
Dranken bijvullen
2 personen
33
Dieetmaaltijden apart serveren
34
Koffie en thee serveren
2 personen
35
Dessert uitserveren
2 personen
36
Laatste ronde aankondigen
37
Afval en lege flessen verzamelen
2 personen

Nazorg

38
Barbecue veilig laten afkoelen
2 personen
39
Servies en bestek afwassen
3 personen
40
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
41
Partytent afbreken
4 personen
42
Locatie schoonmaken
3 personen
43
Overgebleven eten controleren
2 personen
44
Koelboxen leegmaken en reinigen
2 personen
45
Apparatuur reinigen
2 personen
46
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 45
Buffettafelsaantal 3
Statafelsaantal 3

Servies

Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbare kommenaantal 50
Herbruikbare glazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 45
Besteksetsaantal 50
Serveerschalenaantal 10
Serveertangenaantal 6

Apparatuur

Gasbarbecuesaantal 2
Gasflessenaantal 3
Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Bluetoothspeakersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks’messenaantal 4
Aluminium grillbakkenaantal 6
Koelelementenaantal 16
Maatbekersaantal 2
Mengkommenaantal 6
Koffiekannenaantal 3
Thermoskannenaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Slingersaantal 12
Ballonnenaantal 80
Welkomstbord

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Buitenlampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Handvegersaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Emmersaantal 3
Sponzenaantal 6
Theedoekenaantal 12
Handdoekenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodiging minimaal 3 weken vooraf en vraag om dieetwensen en aanmeldingen. Stuur 5 tot 7 dagen voor de barbecue een herinnering; leg daarna het definitieve aantal gasten vast.
Reserveer de barbecue en partytent zodra datum en locatie bevestigd zijn. Controleer uiterlijk 3 dagen vooraf of gasflessen, verlengkabels en stekkerdozen beschikbaar en geschikt zijn.
Plan de opbouw 3 tot 4 uur voor de ontvangst. Zet tafels, stoelen en buffettafels eerst neer, plaats de barbecue veilig op afstand van tent en tafelkleden en hang verlichting daarna op.
Koel dranken, vlees en vegetarische producten afzonderlijk en zet ijs pas vlak voor de start klaar. Maak salades en bijgerechten eerder op de dag, maar bewaar bederfelijke onderdelen gekoeld.
Print programma en tafelindeling vóór de gasten komen en richt een aparte welkomsttafel in. Zo blijven servies, bestek en serveertangen overzichtelijk en ontstaat er geen opstopping bij het buffet.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een diplomabarbecue organiseren?: Begin minimaal 3 weken vooraf met datum, locatie en uitnodigingen. Reserveer barbecue en partytent zodra de datum vaststaat en rond het definitieve aantal gasten 5 tot 7 dagen vooraf af.
Wanneer moet ik de boodschappen voor een diplomabarbecue doen?: Doe houdbare boodschappen 2 tot 3 dagen vooraf en haal vlees, vegetarische producten, salades en ijs zo laat mogelijk. Zet gekoelde producten direct na thuiskomst in koelboxen of koelkasten.
Hoeveel drank moet ik voorzien voor een diplomabarbecue?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Voorzie daarnaast altijd water en houd extra gekoelde drank achter de hand voor warm weer.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een diplomabarbecue op te bouwen?: Reserveer 3 tot 4 uur voor tent, tafels, stoelen, verlichting, muziek, buffet en welkomsttafel. Begin met de constructie en plaats de barbecue pas nadat je de looproutes en veilige afstand hebt gecontroleerd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.