Organiser un barbecue de remise de diplômes sans improviser

Pour réussir un barbecue de remise de diplômes, commence par verrouiller la date, le lieu et le nombre d’invités. Les inscriptions servent ensuite à ajuster les quantités, notamment pour les besoins alimentaires et les portions végétariennes. Réserve assez tôt le barbecue et la tente, puis garde un œil sur la météo. Le jour J, installe d’abord le terrain et les équipements, avant de préparer le buffet, les boissons et l’accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Envoyer les invitations
3
Traiter les inscriptions
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Envoyer un rappel aux invités
6
Fixer le nombre définitif d’invités
7
Réserver le barbecue et la tente de réception
8
Vérifier les prévisions météo
9
Vérifier la liste des courses
10
Faire les courses
2 personnes
11
Stocker les boissons au frais
2 personnes
12
Réfrigérer la viande et les produits végétariens
2 personnes
13
Imprimer le programme et le plan de table
14
Vérifier le lieu et le terrain
2 personnes
15
Monter la tente de réception
4 personnes
16
Installer les tables et les chaises
3 personnes
17
Installer le barbecue en toute sécurité
2 personnes
18
Installer l'éclairage
2 personnes
19
Brancher la musique
2 personnes
20
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
21
Installer les tables de buffet
2 personnes
22
Préparer les salades et les accompagnements
3 personnes
23
Portionner la viande et les légumes
2 personnes
24
Préparer les boissons et la glace
2 personnes
25
Installer la table d’accueil

Événement

26
Allumer le barbecue
2 personnes
27
Accueillir les invités
2 personnes
28
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
29
Servir des amuse-bouches
2 personnes
30
Griller les plats de barbecue
3 personnes
31
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
32
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
33
Servir séparément les repas spéciaux
34
Servir le café et le thé
2 personnes
35
Servir le dessert
2 personnes
36
Annoncer le dernier tour
37
Rassembler les déchets et les bouteilles vides
2 personnes

Suivi

38
Laisser refroidir le barbecue en toute sécurité
2 personnes
39
Laver la vaisselle et les couverts
3 personnes
40
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
41
Démonter la tente de réception
4 personnes
42
Nettoyer le lieu
3 personnes
43
Vérifier les restes
2 personnes
44
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
45
Nettoyer l’équipement
2 personnes
46
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 2
Tablesqté 6
Chaisesqté 45
Tables de buffetqté 3
Tables hautesqté 3

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 50
Bols réutilisablesqté 50
Verres réutilisablesqté 80
Tasses à caféqté 45
Couvertsqté 50
Plateaux de serviceqté 10
Pinces de serviceqté 6

Équipement

Barbecues à gazqté 2
Bouteilles de gazqté 3
Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 2
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Bacs à grillades en aluminiumqté 6
Pains de glaceqté 16
Verres doseursqté 2
Saladiersqté 6
Pichets à caféqté 3
Thermosqté 3

Décoration

Nappesqté 8
Guirlandesqté 12
Ballonsqté 80
Panneau d’accueil

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes d'extérieurqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balais à mainqté 2
Balayette et pelleqté 2
Seauxqté 3
Épongesqté 6
Torchonsqté 12
Serviettesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixe le nombre définitif d’invités quelques jours avant les courses. Prévois séparément les portions de viande et les produits végétariens afin d’éviter les achats de dernière minute.
Vérifie la météo avant de monter la tente de réception, puis contrôle aussi le terrain : sol stable, espace dégagé autour des barbecues à gaz et passage sûr pour les invités.
Mets les boissons au frais dès leur arrivée et prépare plusieurs glacières avec des pains de glace. Une seule glacière devient vite difficile à ouvrir et à maintenir froide pendant le service.
Installe les tables de buffet avant de sortir les salades, les accompagnements et les portions à griller. Garde les aliments sensibles au réfrigérateur jusqu’au moment de les présenter.
Teste l’éclairage, les rallonges et les haut-parleurs avant l’arrivée des diplômés. Imprime aussi le programme et le plan de table à l’avance : les chercher le jour J crée facilement un retard à l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser un barbecue de remise de diplômes ?: Confirme la date et le lieu au moins 4 à 6 semaines à l’avance, surtout si tu dois réserver une tente et des barbecues. Envoie les invitations dès que ces deux éléments sont fixés, puis relance les invités environ 7 jours avant.
Quand fixer le nombre définitif d’invités pour un barbecue ?: Arrête les inscriptions 5 à 7 jours avant l’événement. Tu peux alors calculer les achats, les boissons, les places assises et les besoins alimentaires sans modifier le plan la veille.
Quelle quantité de boissons prévoir pour une remise de diplômes ?: Compte environ 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis 1 à 2 par heure supplémentaire. Achète et refroidis les boissons après confirmation du nombre d’invités, en prévoyant aussi de l’eau et des boissons sans alcool.
Quand installer un barbecue à gaz et une tente de réception ?: Monte la tente et installe les tables et les chaises plusieurs heures avant l’arrivée des invités. Place le barbecue sur une surface stable, à distance des tissus et des passages, puis vérifie les bouteilles de gaz et l’allumage avant de commencer la préparation.

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