Zo organiseer je een dinerfestival zonder last-minute chaos

Begin een dinerfestival niet met boodschappen doen, maar met het concept, de locatie en het verwachte aantal gasten. Daarna volgen menu, koks, vrijwilligers, leveranciers en inschrijvingen in die volgorde. Verzamel dieetwensen vóór je het menu definitief maakt en plan de keuken alsof alle gasten tegelijk aankomen. De laatste week draait om bevestigen, inkopen en klaarzetten; op de dag zelf werk je met een rooster en duidelijke uitgiftemomenten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2
Leveranciers benaderen
3
Koks en vrijwilligers werven
2 personen
4
Festivalconcept uitwerken
2 personen
5
Menu samenstellen
3 personen
6
Inkoopbudget vaststellen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Inschrijvingen bevestigen
11
Tafelschikking maken
12
Werkrooster maken
2 personen
13
Reserveringen maken
14
Vergunningen controleren
15
Weersverwachting controleren
16
Definitief aantal gasten bepalen
17
Voorraad controleren
2 personen
18
Boodschappenlijst afronden
2 personen
19
Leveringen bevestigen
20
Boodschappen doen
3 personen
21
Verse producten ophalen
2 personen
22
Dranken koelen
2 personen
23
Ingrediënten controleren
2 personen
24
Groenten wassen en snijden
4 personen
25
Sauzen en dressings maken
3 personen
26
Desserts voorbereiden
3 personen
27
Vlees en vis marineren
2 personen
28
Allergenenlabels maken
2 personen
29
Apparatuur testen
2 personen

Event

30
Locatie openen
2 personen
31
Leveringen aannemen
2 personen
32
Koelkasten inrichten
2 personen
33
Kookstations opbouwen
4 personen
34
Tafels opstellen
4 personen
35
Stoelen plaatsen
3 personen
36
Buffetten opbouwen
4 personen
37
Servies klaarzetten
3 personen
38
Bestek klaarleggen
2 personen
39
Drankpunten inrichten
3 personen
40
Versiering ophangen
3 personen
41
Verlichting plaatsen
2 personen
42
Menuborden plaatsen
2 personen
43
Allergeneninformatie plaatsen
2 personen
44
Toiletten controleren
45
Afvalpunten plaatsen
2 personen
46
Kookteams instrueren
2 personen
47
Voorraad per kraam verdelen
4 personen
48
Proefbereidingen uitvoeren
5 personen
49
Medewerkers laten lunchen
2 personen
50
Entree en kassa inrichten
2 personen
51
Gasten ontvangen
3 personen
52
Polsbandjes uitdelen
2 personen
53
Gasten naar tafels begeleiden
2 personen
54
Gerechten bereiden
8 personen
55
Hapjes presenteren
3 personen
56
Gerechten uitserveren
6 personen
57
Dranken schenken
3 personen
58
Dranken bijvullen
2 personen
59
Buffetten aanvullen
4 personen
60
Tafels afruimen
4 personen
61
Servies afwassen
3 personen
62
Afvalbakken legen
2 personen
63
Toiletten tussentijds schoonmaken
64
Desserts serveren
3 personen
65
Laatste drankronde verzorgen
2 personen
66
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

67
Kassa afsluiten
2 personen
68
Voedsel veilig verpakken
3 personen
69
Apparatuur uitschakelen
2 personen
70
Meubilair afbreken
4 personen
71
Decoratie verwijderen
3 personen
72
Servies sorteren
3 personen
73
Keuken schoonmaken
4 personen
74
Locatie schoonmaken
5 personen
75
Afval afvoeren
3 personen
76
Voorraad terugbrengen
2 personen
77
Materialen inventariseren
2 personen
78
Geleende spullen retourneren
2 personen
79
Huurmaterialen retourneren
2 personen
80
Borg en sleutels afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 90
Buffettafelsaantal 6
Statafelsaantal 6
Kraamtafelsaantal 8
Tafelkleedaantal 18
Parasolsaantal 4
Partytentenaantal 4

Servies

Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Soepkommenaantal 100
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 80
Koffielepelsaantal 80
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Lepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 30
Serveerplateausaantal 20
Schaaltjesaantal 30

Keuken

Snijplankenaantal 10
Koksborstelsaantal 8
Koksmesaantal 8
Maatbekersaantal 6
Mengkommenaantal 12
Voorraadbakkenaantal 30
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Keukenweegschaalaantal 3
Keukentangenaantal 12
Ovenwantenaantal 8

Apparatuur

Kookplatenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 12
Koelboxenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Blendersaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Koelkastenaantal 2

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
Bouwlampenaantal 4

Decoratie

Menubordenaantal 10
Tafelnummersaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Bloemstukkenaantal 12
Naamkaartjesaantal 100
Allergenenkaartjesaantal 30

Catering

Drankdispensersaantal 4
IJsblokhoudersaantal 6
Thermoskannenaantal 8
Flessenopenersaantal 6
Kurkentrekkersaantal 4
Serveertraysaantal 10
Kassaboxenaantal 2
Polsbandjesaantal 100
Tafelkrijtaantal 6
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Dweilsetsaantal 3
Emmersaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 30
Handzeepdispensersaantal 6
Handdoekdispensersaantal 6
Toiletborstelsaantal 4

Tips

Leg uiterlijk enkele weken vooraf vast hoeveel gangen je serveert, hoeveel gasten per ronde komen en waar zij eten. Zo kun je het aantal tafels, stoelen, borden en glazen berekenen in plaats van op gevoel inkopen.
Verstuur uitnodigingen pas nadat het menu en de inschrijfwijze duidelijk zijn. Zet een sluitingsdatum voor aanmeldingen en vraag dieetwensen meteen uit, zodat je niet twee dagen voor het festival nog aparte gerechten moet regelen.
Maak één werkrooster met aparte blokken voor voorbereiden, serveren, afruimen en schoonmaken. Reken per keukenploeg minstens één persoon voor snijden en uitgifte, en wijs één coördinator aan die niet tegelijk staat te koken.
Controleer vergunningen, reserveringen, leveringen en de weersverwachting uiterlijk een week vooraf. Bij een buitenlocatie moeten partytenten, parasols en een alternatief voor regen al geregeld zijn voordat de verse producten worden opgehaald.
Doe de definitieve voorraadcontrole na het sluiten van de inschrijvingen. Weeg ingrediënten af met een keukenweegschaal, maak sauzen en dressings vooraf waar dat kan en koel dranken minstens enkele uren voor de ontvangst.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een dinerfestival organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, concept en leveranciers. Plan de definitieve gastenlijst en dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor het festival, zodat je menu en inkoop nog kunt aanpassen.
Hoeveel eten moet je inkopen voor een dinerfestival?: Baseer de hoeveelheden op het definitieve aantal bevestigde gasten en tel per gerecht een kleine reserve mee. Rond het aantal porties per gang 5 tot 10 procent naar boven af, vooral wanneer je in meerdere rondes serveert.
Wanneer moet je dieetwensen voor een dinerfestival verzamelen?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding en sluit deze inventarisatie uiterlijk 7 dagen voor het diner. Controleer de lijst daarna nog één keer tegen de bevestigde inschrijvingen en geef haar aan alle koks.
Wat moet je de dag voor een dinerfestival doen?: Controleer leveringen, servies, tafels, stoelen en de keukenvoorraad één dag vooraf. Was en snijd houdbare groenten, maak sauzen en dressings waar mogelijk en zet dranken minimaal enkele uren gekoeld klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.