Dinnerfestival organisieren: die richtige Reihenfolge

Ein Dinnerfestival steht und fällt mit einem klaren Ablauf: Erst legst du Termin, Ort und Konzept fest, danach Menü, Budget und Zuständigkeiten. Plane die Anmeldungen früh ein, denn Ernährungswünsche beeinflussen Einkauf, Tischordnung und Küchenablauf. In der letzten Woche bestätigst du Lieferungen, Gästezahl und Helferplan. Am Veranstaltungstag zählen vorbereitete Zutaten, gekühlte Getränke und ein Aufbau, bei dem Geschirr und Serviergeschirr schnell erreichbar sind.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2
Lieferanten kontaktieren
3
Köchinnen und Köche sowie Freiwillige anwerben
2 Personen
4
Festivalkonzept ausarbeiten
2 Personen
5
Menü zusammenstellen
3 Personen
6
Einkaufsbudget festlegen
2 Personen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Anmeldungen bearbeiten
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Anmeldungen bestätigen
11
Tischordnung erstellen
12
Dienstplan erstellen
2 Personen
13
Reservierungen vornehmen
14
Genehmigungen prüfen
15
Wettervorhersage prüfen
16
Endgültige Gästezahl festlegen
17
Bestand prüfen
2 Personen
18
Einkaufsliste abschließen
2 Personen
19
Lieferungen bestätigen
20
Einkaufen gehen
3 Personen
21
Frische Produkte abholen
2 Personen
22
Getränke kühlen
2 Personen
23
Zutaten überprüfen
2 Personen
24
Gemüse waschen und schneiden
4 Personen
25
Saucen und Dressings zubereiten
3 Personen
26
Desserts vorbereiten
3 Personen
27
Fleisch und Fisch marinieren
2 Personen
28
Allergenkennzeichnungen erstellen
2 Personen
29
Geräte testen
2 Personen

Event

30
Location öffnen
2 Personen
31
Lieferungen annehmen
2 Personen
32
Kühlschränke einrichten
2 Personen
33
Kochstationen aufbauen
4 Personen
34
Tische aufstellen
4 Personen
35
Stühle aufstellen
3 Personen
36
Buffets aufbauen
4 Personen
37
Geschirr bereitstellen
3 Personen
38
Besteck auslegen
2 Personen
39
Getränkepunkte einrichten
3 Personen
40
Dekoration aufhängen
3 Personen
41
Beleuchtung anbringen
2 Personen
42
Menütafeln aufstellen
2 Personen
43
Allergeninformationen aushängen
2 Personen
44
Toiletten kontrollieren
45
Müllstationen aufstellen
2 Personen
46
Küchenteams einweisen
2 Personen
47
Vorrat pro Stand aufteilen
4 Personen
48
Probezubereitungen durchführen
5 Personen
49
Mitarbeiter zum Mittagessen schicken
2 Personen
50
Eingang und Kasse einrichten
2 Personen
51
Gäste empfangen
3 Personen
52
Armbänder verteilen
2 Personen
53
Gäste zu den Tischen begleiten
2 Personen
54
Gerichte zubereiten
8 Personen
55
Snacks präsentieren
3 Personen
56
Gerichte servieren
6 Personen
57
Getränke ausschenken
3 Personen
58
Getränke nachfüllen
2 Personen
59
Buffets auffüllen
4 Personen
60
Tische abräumen
4 Personen
61
Geschirr abwaschen
3 Personen
62
Mülleimer leeren
2 Personen
63
Toiletten zwischendurch reinigen
64
Desserts servieren
3 Personen
65
Letzte Getränkerunde organisieren
2 Personen
66
Gäste verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

67
Kasse abschließen
2 Personen
68
Lebensmittel sicher verpacken
3 Personen
69
Geräte ausschalten
2 Personen
70
Möbel abbauen
4 Personen
71
Dekoration entfernen
3 Personen
72
Geschirr sortieren
3 Personen
73
Küche reinigen
4 Personen
74
Location reinigen
5 Personen
75
Abfall entsorgen
3 Personen
76
Vorräte zurückbringen
2 Personen
77
Materialien inventarisieren
2 Personen
78
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
79
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
80
Kaution und Schlüssel abwickeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 12
StühleAnz. 90
BuffetischeAnz. 6
StehtischeAnz. 6
MessetischeAnz. 8
TischdeckeAnz. 18
SonnenschirmeAnz. 4
PartyzelteAnz. 4

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 100
DesserttellerAnz. 100
SuppenschalenAnz. 100
WassergläserAnz. 120
WeingläserAnz. 100
KaffeetassenAnz. 80
KaffeelöffelAnz. 80
GabelnAnz. 120
MesserAnz. 120
LöffelAnz. 120
ServierlöffelAnz. 30
ServierplattenAnz. 20
SchälchenAnz. 30

Küche

SchneidebretterAnz. 10
KüchenbürstenAnz. 8
KochmesserAnz. 8
MessbecherAnz. 6
RührschüsselnAnz. 12
VorratsboxenAnz. 30
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4
KüchenwaageAnz. 3
KüchenzangenAnz. 12
OfenhandschuheAnz. 8

Ausstattung

KochplattenAnz. 6
WarmhaltebehälterAnz. 12
KühlboxenAnz. 8
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
MixerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KühlschränkeAnz. 2

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
BaustrahlerAnz. 4

Dekoration

MenükartenAnz. 10
TischnummernAnz. 12
WimpelkettenAnz. 8
BallonsAnz. 100
BlumenarrangementsAnz. 12
NamensschilderAnz. 100
AllergiekärtchenAnz. 30

Catering

GetränkespenderAnz. 4
EiswürfelbehälterAnz. 6
ThermoskannenAnz. 8
FlaschenöffnerAnz. 6
KorkenzieherAnz. 4
ServiertablettsAnz. 10
KassenboxenAnz. 2
ArmbänderAnz. 100
TafelkreideAnz. 6
Einkäufe

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
WischsetsAnz. 3
EimerAnz. 6
PutzlappenAnz. 30
HandseifenspenderAnz. 6
HandtuchspenderAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 4

Tipps

Beginne mit Termin, Ort und Konzept, bevor du Köchinnen, Köche oder Freiwillige anfragst. Prüfe außerdem früh, ob Genehmigungen, Reservierungen oder ein Plan für schlechtes Wetter nötig sind.
Stelle das Menü erst zusammen, wenn Budget und Küchenkapazität feststehen. Erfasse bei der Anmeldung Allergien und Ernährungswünsche und gib diese spätestens eine Woche vorher an das Küchenteam weiter.
Schließe die Gästeliste 3 bis 5 Tage vor dem Dinnerfestival ab. Danach kannst du Tischordnung, Dienstplan, Einkaufsliste sowie die benötigte Menge an Tellern, Gläsern und Besteck verlässlich festlegen.
Bestätige Lieferungen und die Abholung frischer Produkte spätestens am Vortag. Getränke sollten vor dem Eintreffen der Gäste gekühlt sein; empfindliche Zutaten gehören erst kurz vor der Zubereitung aus dem Kühlschrank.
Teile den Veranstaltungstag in Küchen- und Servicestationen auf. Gemüse, Saucen und Dressings lassen sich vorab vorbereiten, während Servierplatten, Schälchen und Servierlöffel direkt am Buffet bereitliegen sollten.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Dinnerfestival planen?: Starte mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Ort, Konzept und Helfersuche. Menü, Budget und Einladungen sollten etwa 4 Wochen vor dem Termin feststehen.
Wann sollte man die endgültige Gästezahl festlegen?: Lege die endgültige Gästezahl 3 bis 5 Tage vor dem Dinnerfestival fest. So kannst du frische Lebensmittel, Geschirr, Sitzplätze und Tischordnung passend kalkulieren.
Wie viele Helfer braucht ein Dinnerfestival?: Plane pro 10 bis 15 Gäste mindestens eine Person für Küche oder Service ein, zusätzlich zu den Köchinnen und Köchen. Bei Buffet, mehreren Gängen oder Selbstbedienung brauchst du eher eine Serviceperson pro 10 Gäste.
Was muss man am Tag vor dem Dinnerfestival erledigen?: Bestätige Lieferungen, prüfe Zutaten und stelle Tisch- sowie Dienstplan fertig. Kaufe haltbare Waren ein, hole frische Produkte nach Möglichkeit ab und kühle die Getränke rechtzeitig.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.