Zo organiseer je een dierenfilmavond zonder verrassingen

Begin met het programma en controleer meteen of je de gekozen films mag vertonen. Reserveer daarna een geschikte zaal en werk terug vanaf de starttijd: bezoekers informeren, techniek testen, films downloaden en hapjes voorbereiden. Bij een dierenfilmavond gaat het vaak mis met kabels, geluidsniveau, filmbestanden en dieetwensen. Plan daarom een volledige technische proef en richt entree, garderobe en snackbuffet in voordat de eerste bezoeker binnenkomt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Films selecteren
2 personen
2
Vertoningsrechten controleren
3
Locatie en zaal reserveren
4
Programma samenstellen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Bezoekersinformatie versturen
9
Techniek testen
2 personen
10
Films downloaden
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Filmbestanden controleren
13
Hapjes voorbereiden
3 personen
14
Dranken koelen
2 personen
15
Zaal schoonmaken
3 personen
16
Tafels opstellen
3 personen
17
Stoelen klaarzetten
3 personen
18
Projectiescherm opbouwen
2 personen
19
Projector aansluiten
2 personen
20
Geluid aansluiten
2 personen
21
Licht instellen
2 personen
22
Decoratie ophangen
2 personen
23
Snackbuffet klaarzetten
3 personen
24
Informatietafel inrichten
25
Entree en garderobe inrichten
2 personen
26
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

27
Bezoekers ontvangen
3 personen
28
Programma toelichten
29
Eerste film starten
30
Hapjes serveren
2 personen
31
Dranken bijvullen
2 personen
32
Pauze begeleiden
3 personen
33
Tweede film starten
34
Snackbuffet aanvullen
2 personen
35
Vragen van bezoekers beantwoorden
36
Derde film starten
37
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

38
Apparatuur uitschakelen
2 personen
39
Afval verzamelen
3 personen
40
Servies afwassen
2 personen
41
Zaal schoonmaken
3 personen
42
Meubilair terugplaatsen
3 personen
43
Decoratie verwijderen
2 personen
44
Materialen controleren
2 personen
45
Geleende materialen retourneren
2 personen
46
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 50
Tafelsaantal 6
Tafelkleedaantal 6
Garderoberek

Apparatuur

Projector
Projectiescherm
Luidsprekersaantal 2
Audiomixer
Laptop
HDMI-kabelaantal 2
Verlengkabelaantal 4
Stekkerdoosaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Kommetjesaantal 12
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Serveerkommenaantal 10
Serveerlepelsaantal 10

Keuken

Koelboxenaantal 3
Waterkanaantal 3
Koffiezetapparaat
Waterkoker
Snijplankenaantal 2
Messenaantal 4
Serveerschalenaantal 10

Decoratie

Dierenpostersaantal 12
Dierenfigurenaantal 20
Tafeldecoratieaantal 6

Verlichting

Sfeerverlichtingaantal 4
Batterijenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Kies het programma vroeg en houd rekening met de totale duur. Tel naast de speelduur ook ongeveer 15 minuten voor binnenkomst, een korte pauze en eventuele wissels tussen films.
Controleer de vertoningsrechten voordat je uitnodigingen verstuurt. Bewaar de bevestiging en test de gedownloade filmbestanden uiterlijk 2 dagen vooraf op de laptop waarmee je projecteert.
Doe de techniekproef niet alleen met beeld: controleer ook projector, projectiescherm, luidsprekers, audiomixer, HDMI-kabel en stroomvoorziening. Leg een reservekabel en extra batterijen klaar voordat de zaal opengaat.
Verwerk dieetwensen uiterlijk 3 dagen voor de avond in je boodschappen. Zet snacks, dranken en water apart klaar, zodat het buffet niet de doorgang naar de stoelen of entree blokkeert.
Plan minimaal 90 minuten opbouwtijd voor tafels, stoelen, scherm, techniek, licht, decoratie en garderobe. Laat daarna één organisator 20 minuten vóór aanvang bij de entree staan voor aanmeldingen en vragen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een dierenfilmavond organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Reserveer dan de zaal, controleer de vertoningsrechten en stel het programma samen; gebruik de laatste 2 dagen voor filmbestanden, boodschappen en techniekcontrole.
Hoeveel opbouwtijd heb je nodig voor een dierenfilmavond?: Reken op minimaal 90 minuten opbouwtijd. Bij een nieuwe locatie of onbekende projector plan je liever 2 uur, zodat je beeld, geluid, licht en stroom zonder publiek kunt testen.
Wanneer moet ik dieetwensen voor een dierenfilmavond verzamelen?: Vraag dieetwensen bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie uiterlijk 3 dagen voor de avond. Zo kun je snacks en drank gericht inkopen en voorkom je dat iemand alleen uit het standaardaanbod kan kiezen.
Wanneer moet ik bezoekersinformatie versturen?: Stuur de praktische informatie uiterlijk 3 dagen vooraf. Vermeld de starttijd, aankomsttijd, locatie, eventuele pauze, bereikbaarheid, garderobe en of bezoekers zelf iets moeten meenemen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.