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Einen Tierfilmabend Schritt für Schritt organisieren

Ein Tierfilmabend gelingt, wenn du zuerst Raum, Filme und Vorführrechte klärst und erst danach Einladungen und Verpflegung planst. Prüfe früh, ob Projektor, Leinwand, Laptop und Ton zusammen funktionieren. Für den Abend selbst brauchst du einen klaren Ablauf vom Einlass über Snacks bis zum Filmstart. Besonders häufig werden Rechte, Dateiformate, Kabel und Ernährungswünsche zu spät geprüft.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • 1

    Filme auswählen

    2 Personen

  • 2

    Aufführungsrechte überprüfen

  • 3

    Veranstaltungsort und Saal reservieren

  • 4

    Programm zusammenstellen

    2 Personen

  • 5

    Einladungen verschicken

    2 Personen

  • 6

    Anmeldungen bearbeiten

  • 7

    Ernährungswünsche erfassen

  • 8

    Besucherinformationen versenden

  • 9

    Technik testen

    2 Personen

  • 10

    Filme herunterladen

  • 11

    Einkaufen gehen

    2 Personen

  • 12

    Filmdateien überprüfen

  • 13

    Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • 14

    Getränke kühlen

    2 Personen

  • 15

    Saal reinigen

    3 Personen

  • 16

    Tische aufstellen

    3 Personen

  • 17

    Stühle aufstellen

    3 Personen

  • 18

    Projektionsleinwand aufbauen

    2 Personen

  • 19

    Projektor anschließen

    2 Personen

  • 20

    Ton anschließen

    2 Personen

  • 21

    Licht einstellen

    2 Personen

  • 22

    Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • 23

    Snackbuffet vorbereiten

    3 Personen

  • 24

    Infotisch einrichten

  • 25

    Eingang und Garderobe einrichten

    2 Personen

  • 26

    Freiwillige einweisen

    2 Personen

Event

  • 27

    Besucher empfangen

    3 Personen

  • 28

    Programm vorstellen

  • 29

    Ersten Film starten

  • 30

    Snacks servieren

    2 Personen

  • 31

    Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • 32

    Pause betreuen

    3 Personen

  • 33

    Zweiten Film starten

  • 34

    Snackbuffet auffüllen

    2 Personen

  • 35

    Besucherfragen beantworten

  • 36

    Dritten Film starten

  • 37

    Besucher verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • 38

    Geräte ausschalten

    2 Personen

  • 39

    Abfall sammeln

    3 Personen

  • 40

    Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • 41

    Saal reinigen

    3 Personen

  • 42

    Möbel wieder aufstellen

    3 Personen

  • 43

    Dekoration entfernen

    2 Personen

  • 44

    Materialien prüfen

    2 Personen

  • 45

    Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • 46

    Fundsachen bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 50
  • TischeAnz. 6
  • TischdeckeAnz. 6
  • Garderobenständer

Ausstattung

  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • LautsprecherAnz. 2
  • Audiomischpult
  • Laptop
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • SteckdosenleisteAnz. 4

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 60
  • SchälchenAnz. 12
  • TellerAnz. 50
  • BestecksetsAnz. 50
  • ServierschalenAnz. 10
  • ServierlöffelAnz. 10

Küche

  • KühlboxenAnz. 3
  • WasserkanneAnz. 3
  • Kaffeemaschine
  • Wasserkocher
  • SchneidebretterAnz. 2
  • MesserAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 10

Dekoration

  • TierposterAnz. 12
  • TierfigurenAnz. 20
  • TischdekorationAnz. 6

Beleuchtung

  • StimmungsbeleuchtungAnz. 4
  • BatterienAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Beginne mindestens vier Wochen vorher mit der Filmauswahl und prüfe für jeden Titel die Aufführungsrechte. Ohne diese Klärung solltest du den Film nicht öffentlich zeigen.
  • Reserviere Saal und Mobiliar, bevor du die Einladungen verschickst. Plane Sitzplätze, Eingang, Garderobe und einen separaten Tisch für Informationen und Snacks ein.
  • Teste die komplette Technik spätestens drei Tage vorher: Laptop, HDMI-Kabel, Projektor, Leinwand, Lautsprecher und Audiomischpult müssen gemeinsam funktionieren. Spiele dabei auch jede Filmdatei kurz an.
  • Bearbeite Anmeldungen fortlaufend und frage Ernährungswünsche spätestens eine Woche vor dem Termin ab. So kannst du Snacks, Teller, Schälchen und Servierbesteck passend vorbereiten.
  • Kühle Getränke am Veranstaltungstag mehrere Stunden vor dem Einlass und richte das Snackbuffet vor dem Filmstart ein. Lege außerdem Batterien, Verlängerungskabel und eine Steckdosenleiste griffbereit an den Technikplatz.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Tierfilmabend organisieren?
Starte idealerweise vier bis sechs Wochen vorher. In dieser Zeit lassen sich Saal, Filme, Aufführungsrechte, Einladungen und Technik ohne Zeitdruck klären.
Wann muss man die Vorführrechte für einen Tierfilm prüfen?
Prüfe die Rechte direkt bei der Filmauswahl, spätestens vier Wochen vor dem Abend. Warte nicht bis zum Techniktest, weil ein Ersatzfilm dann nur schwer zu finden sein kann.
Wie viele Getränke braucht man für einen Tierfilmabend?
Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und plane zusätzlich Wasser ein. Getränke sollten mindestens zwei bis drei Stunden vor dem Einlass gekühlt werden.
Wann sollte man die Technik für den Filmabend testen?
Teste die vollständige Anlage spätestens drei Tage vorher und wiederhole einen kurzen Funktionstest am Veranstaltungstag. Prüfe dabei Bild, Ton, Kabel, Stromversorgung und jede Filmdatei.

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