Een dichtersavond organiseren: zo bouw je de avond op

Begin met de datum, locatie en het aantal dichters. Leg daarna het programma vast met vaste spreektijden, zodat je weet hoeveel stoelen, hapjes en drank je nodig hebt. Test de geluidsinstallatie en microfoon ruim vóór de ontvangst; een gedicht valt stil als kabels of batterijen niet werken. Richt de leesplek zo in dat iedereen de voordracht kan zien en verstaan. Plan ten slotte een aparte opbouw voor tafels, koffie, verlichting en ontvangst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Dichters uitnodigen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Programma samenstellen
2 personen
7
Dichters en spreektijden bevestigen
8
Reserveringen maken
9
Techniek testen
2 personen
10
Boodschappenlijst controleren
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Dichtersinformatie printen
13
Dranken koelen
2 personen
14
Locatie openen
2 personen
15
Ruimte ventileren
16
Tafels opstellen
3 personen
17
Stoelen opstellen
3 personen
18
Leesplek inrichten
2 personen
19
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
20
Microfoon testen
2 personen
21
Decoratie ophangen
2 personen
22
Programma en bordjes plaatsen
23
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
24
Hapjes klaarzetten
2 personen

Event

25
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
26
Bezoekers verwelkomen
2 personen
27
Programma toelichten
28
Dichters aankondigen
29
Microfoon bedienen
30
Pauzedranken serveren
3 personen
31
Dranken bijvullen
2 personen
32
Hapjes serveren
2 personen
33
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

34
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
35
Servies afwassen
3 personen
36
Afval verzamelen
2 personen
37
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
38
Ruimte schoonmaken
3 personen
39
Materialen retourneren
2 personen
40
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 70
Tafelsaantal 8
Spreektafel
Garderoberekaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 70
Glazenaantal 80
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 8

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Mengpaneel
Audiokabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Staande lampenaantal 4
Lichtslingersaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Kaarshoudersaantal 10
LED-kaarsenaantal 20
Poëziepostersaantal 12
Naamkaartjesaantal 20

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Scharenaantal 2
Plakbandaantal 4

Schoonmaak

Vuilnisbakkenaantal 4
Stofzuiger

Catering

Boodschappen

Tips

Plan per dichter een vast blok van 8 tot 12 minuten en houd per wissel 2 minuten over. Bevestig spreektijden uiterlijk 7 dagen vooraf, zodat niemand op de avond zelf hoeft te improviseren.
Vraag dieetwensen tegelijk met de aanmelding uit en sluit de inventaris 5 dagen vóór de avond. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en vul koffie, thee en water apart aan.
Test speakers, mengpaneel, microfoon, statieven en audiokabels minimaal 2 uur vóór de start met iemand die op de achterste stoel zit. Controleer daar of stem en volume duidelijk blijven.
Richt de leesplek in met een spreektafel, microfoon en voldoende licht, maar plaats decoratie niet voor de spreker. Zet programma en naamkaartjes vóór binnenkomst klaar; dat voorkomt zoeken tijdens de ontvangst.
Reserveer de laatste 60 minuten vóór aanvang voor openen, ventileren, stoelen en tafels plaatsen, dranken koelen en de ontvangsttafel bemannen. Zet vuilnisbakken zichtbaar neer en houd een stofzuiger bij de hand voor kruimels en morsen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een dichtersavond?: Reken voor 6 dichters met 8 tot 12 minuten spreektijd per persoon op ongeveer 1,5 uur programma. Voeg 20 tot 30 minuten toe voor ontvangst, pauze en wissels.
Hoeveel dichters nodig je uit voor een dichtersavond?: Een programma met 5 tot 8 dichters blijft meestal overzichtelijk. Reserveer per dichter 8 tot 12 minuten en plan daarnaast minimaal 2 minuten wisseltijd.
Wanneer moet je dichters uitnodigen?: Stuur de eerste uitnodigingen 4 tot 6 weken vóór de avond. Bevestig deelname, spreektijd en eventuele dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf.
Wanneer test je de microfoon voor een dichtersavond?: Test de microfoon en speakers minimaal 2 uur vóór de start, met de volledige opstelling en iemand achterin de ruimte. Doe daarna nog een korte controle zodra de stoelen en het publiek klaarstaan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.