Einen Dichterabend Schritt für Schritt organisieren
Ein gelungener Dichterabend braucht vor allem einen klaren Ablauf und funktionierende Technik. Beginne mit Datum, Ort und den eingeladenen Dichtern, bevor du Einladungen verschickst. Danach sammelst du Anmeldungen und Ernährungswünsche, stellst das Programm zusammen und bestätigst die Redezeiten. Am Veranstaltungstag zählen ein vorbereiteter Empfang, getestete Mikrofone, ausreichend Sitzplätze sowie Kaffee, Tee und Snacks. Plane für Aufbau und Technik mindestens zwei Stunden ein.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
- 2
Dichter einladen
2 Personen
- 3
Einladungen verschicken
2 Personen
- 4
Anmeldungen bearbeiten
- 5
Ernährungswünsche erfassen
- 6
Programm zusammenstellen
2 Personen
- 7
Dichter und Redezeiten bestätigen
- 8
Reservierungen vornehmen
- 9
Technik testen
2 Personen
- 10
Einkaufsliste prüfen
- 11
Einkaufen gehen
2 Personen
- 12
Dichterinformationen drucken
- 13
Getränke kühlen
2 Personen
- 14
Location öffnen
2 Personen
- 15
Raum lüften
- 16
Tische aufstellen
3 Personen
- 17
Stühle aufstellen
3 Personen
- 18
Leseecke einrichten
2 Personen
- 19
Musikanlage anschließen
2 Personen
- 20
Mikrofon testen
2 Personen
- 21
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 22
Programm und Schilder aufstellen
- 23
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 24
Snacks bereitstellen
2 Personen
Event
- 25
Empfangstisch betreuen
2 Personen
- 26
Besucher begrüßen
2 Personen
- 27
Programm vorstellen
- 28
Dichter ankündigen
- 29
Mikrofon bedienen
- 30
Pausengetränke servieren
3 Personen
- 31
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 32
Snacks servieren
2 Personen
- 33
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 34
Anlage ausschalten
2 Personen
- 35
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 36
Abfall sammeln
2 Personen
- 37
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 38
Raum reinigen
3 Personen
- 39
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 40
Fundsachen bearbeiten
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 70
- TischeAnz. 8
- Rednertisch
- GarderobenständerAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 70
- GläserAnz. 80
- TellerAnz. 80
- BestecksetsAnz. 80
- ServierschalenAnz. 8
Ausstattung
- Aktive LautsprecherAnz. 2
- MikrofoneAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- Mischpult
- AudiokabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 4
Beleuchtung
- StehlampenAnz. 4
- LichterkettenAnz. 4
Dekoration
- TischdeckenAnz. 8
- KerzenhalterAnz. 10
- LED-KerzenAnz. 20
- GedichtplakateAnz. 12
- NamensschilderAnz. 20
Küche
- KaffeemaschineAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 3
- ScherenAnz. 2
- KlebebandAnz. 4
Reinigung
- MülleimerAnz. 4
- Staubsauger
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Bestätige das Programm spätestens sieben Tage vorher mit allen Dichtern. Lege für jeden Beitrag eine feste Redezeit fest und drucke die Reihenfolge für den Programmständer aus.
- Teste Lautsprecher, Mischpult, Audiokabel und Mikrofon nicht erst beim Einlass. Schließe die Anlage mindestens 60 Minuten vor Beginn an und halte Verlängerungskabel sowie Klebeband bereit.
- Plane die Sitzplätze nach der erwarteten Gästezahl und stelle zusätzlich etwa 10 Prozent Stühle bereit. Eine eigene Leseecke und ein Rednertisch helfen, den Raum übersichtlich zu halten.
- Kläre Ernährungswünsche mindestens drei Tage vor dem Abend. Stelle Kaffee und Tee in Thermoskannen bereit und richte Snacks, Teller, Besteck und Servierschalen vor dem Einlass an.
- Öffne den Veranstaltungsort mindestens 90 Minuten vorher. Lüfte den Raum, kühle Getränke, stelle Programm und Schilder auf und prüfe Empfangstisch, Garderobe und Abfalleimer, bevor die ersten Gäste kommen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Dichterabend organisieren?
- Beginne idealerweise vier bis sechs Wochen vorher mit Datum, Ort und den Einladungen an die Dichter. Die endgültigen Redezeiten und das Programm sollten spätestens sieben Tage vor dem Abend feststehen.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Dichterabend?
- Plane mindestens zwei Stunden für Raum, Sitzplätze, Leseecke, Dekoration und Bewirtung ein. Für Lautsprecher, Mischpult und Mikrofon solltest du zusätzlich 30 bis 60 Minuten zum Testen einrechnen.
- Wie viele Stühle brauche ich für einen Dichterabend?
- Stelle für jede erwartete Anmeldung einen Sitzplatz bereit und ergänze etwa 10 Prozent Reserve. Bei 40 Gästen sind daher rund 44 Stühle sinnvoll, sofern der Raum diese Aufstellung zulässt.
- Wann sollte ich die Gästezahl und Ernährungswünsche abfragen?
- Bitte bei der Einladung um eine Rückmeldung und schließe die Anmeldung drei bis fünf Tage vor dem Abend. So kannst du Snacks, Geschirr, Getränke und die Sitzordnung rechtzeitig anpassen.
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