Zo organiseer je een delegatencongres

Een delegatencongres vraagt vooral om een strakke volgorde. Leg eerst de datum, locatie en opbouw van het programma vast; daarna kun je sprekers, delegaten en catering gericht regelen. Open de aanmelding pas wanneer programma en vervoersinformatie voldoende duidelijk zijn. In de laatste week draait alles om controleren: dieetwensen, presentaties, badges, techniek en stoelindeling. Zo voorkom je dat registratie, microfoons of adapters pas op de ochtend zelf problemen opleveren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Congresdatum vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Programma opstellen
3 personen
4
Sprekers bevestigen
2 personen
5
Delegatenlijst samenstellen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldformulier openen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Vervoersinformatie verzamelen
11
Badges ontwerpen
12
Programma drukken
2 personen
13
Naambadges drukken
2 personen
14
Sprekersinformatie versturen
15
Catering bestellen
2 personen
16
Techniek controleren
2 personen
17
Presentaties verzamelen
18
Stoelindeling maken
2 personen
19
Draaiboek printen
20
Materialen verzamelen
3 personen
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Verse producten ophalen
2 personen
23
Badges sorteren
2 personen
24
Presentaties klaarzetten
2 personen

Event

25
Locatie openen
2 personen
26
Zaal schoonmaken
3 personen
27
Tafels opstellen
4 personen
28
Stoelen plaatsen
4 personen
29
Registratiebalie inrichten
2 personen
30
Sprekersruimte inrichten
2 personen
31
Podiumtafel klaarzetten
2 personen
32
Beamer aansluiten
2 personen
33
Microfoons testen
2 personen
34
Presentaties testen
2 personen
35
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen
36
Koffiepunt inrichten
2 personen
37
Dranken koud zetten
2 personen
38
Lunchbuffet klaarzetten
4 personen
39
Ontvangstbalie bemannen
3 personen
40
Delegaten registreren
3 personen
41
Programma uitdelen
2 personen
42
Koffie serveren
3 personen
43
Openingssessie begeleiden
2 personen
44
Sprekers begeleiden
2 personen
45
Microfoon doorgeven
2 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Koffiepauze verzorgen
3 personen
48
Gebruikte kopjes ophalen
2 personen
49
Notulenmateriaal uitdelen
2 personen
50
Stemmateriaal uitdelen
2 personen
51
Avondbuffet klaarzetten
4 personen
52
Buffet serveren
4 personen
53
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
54
Borden en bestek aanvullen
2 personen
55
Afvalbakken legen
2 personen
56
Avondprogramma begeleiden
2 personen
57
Dranken bijvullen
2 personen
58
Vragen uit de zaal verzamelen
59
Afsluiting begeleiden
2 personen
60
Vertrek van delegaten begeleiden
3 personen

Nazorg

61
Techniek uitschakelen
2 personen
62
Servies verzamelen
3 personen
63
Meubilair terugplaatsen
4 personen
64
Afval verzamelen
3 personen
65
Zaal schoonmaken
3 personen
66
Toiletten controleren
67
Verloren voorwerpen verzamelen
68
Locatie afsluiten
2 personen
69
Restanten koelen
2 personen
70
Servies afwassen
3 personen
71
Materialen inventariseren
2 personen
72
Huurmaterialen retourneren
2 personen
73
Foto- en videomateriaal opslaan
74
Presentaties archiveren
75
Bedankbericht versturen
76
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congrestafelsaantal 12
Stoelenaantal 90
Registratietafelsaantal 2
Sprekersstoelenaantal 6
Buffettafelsaantal 4
Krukkenaantal 6
Tafelkledenaantal 16

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptopaantal 2
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 3
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Presentatieklikkeraantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Powerbanksaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 90
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 90
Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Soepkommenaantal 90
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100
Theelepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12

Registratie

Naambadgehoudersaantal 90
Lanyardsaantal 90
Registratieformulierenaantal 100
Pennenaantal 100
Programmafoldersaantal 100
Notitieblokkenaantal 100
Stembiljettenaantal 100
Stembussenaantal 2
Naamstickersaantal 100

Decoratie

Congresbannersaantal 2
Richtingpijlenaantal 12
Tafelnummersaantal 12
Bloemstukkenaantal 6
Sprekersbordjesaantal 6
Plakbandaantal 6
Schaaraantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 3
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveertangenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudfolieaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Handvegersaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie voordat je het programma definitief maakt. Controleer of er ruimte is voor registratietafels, congrestafels, een buffet en een aparte plek voor sprekers.
Plan de aanmeldfase ruim vóór het congres en sluit de inventarisatie van dieetwensen en vervoersinformatie uiterlijk 7 dagen vooraf. Gebruik die gegevens direct voor catering en ontvangst.
Vraag presentaties en sprekersinformatie uiterlijk 48 uur voor aanvang op. Zet alle bestanden daarna op de congreslaptop en test beamer, projectiescherm, HDMI-kabels, adapters en microfoons samen.
Maak de stoelindeling en sorteer de naambadges vóór de congresdag. Leg badges op alfabetische of delegatievolgorde klaar, zodat registratie niet ophoudt zodra meerdere deelnemers tegelijk binnenkomen.
Open de locatie minimaal 2 uur voor de eerste ontvangst. Controleer dan de techniek, zet presentaties klaar, richt het buffet in en leg draaiboek, materialen, powerbanks en reservekabels op één vaste plek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een delegatencongres?: Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf met datum, locatie en programma. Bevestig sprekers en open de aanmelding daarna, zodat deelnemers minimaal 6 weken hebben om te reageren.
Wanneer moet je de catering voor een delegatencongres bestellen?: Bestel de catering zodra het aanmeldformulier sluit, bij voorkeur 7 tot 10 dagen voor het congres. Geef de cateraar naast het aantal deelnemers ook de verzamelde dieetwensen en het gewenste tijdstip van de pauzes door.
Hoeveel tijd heb je nodig om de techniek voor een congres te testen?: Plan een volledige technische test minimaal 1 dag vooraf en herhaal de controle bij het openen van de locatie. Trek op de congresdag minstens 60 minuten uit voor beamer, laptop, HDMI-adapters, microfoons, luidsprekers en het mengpaneel.
Wanneer moet je naambadges en programma's drukken?: Druk het programma enkele dagen vooraf en maak de naambadges nadat de aanmeldingen zijn gecontroleerd. Leg beide uiterlijk de avond ervoor gesorteerd klaar; wijzigingen op de ochtend zelf kosten snel 30 minuten of meer.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.