Delegiertenkongress organisieren: Schritt für Schritt
Bei einem Delegiertenkongress hängt der Ablauf an vielen Abhängigkeiten: Erst müssen Datum und Location feststehen, bevor Einladungen, Anmeldung und Programm sinnvoll geplant werden können. Starte deshalb mit Raum, Zeitplan und Zuständigkeiten. Danach folgen Referenten, Delegiertenliste, Anmeldeformular und Verpflegung. In den letzten Tagen geht es vor allem um Namensschilder, Präsentationen, Technik und den Aufbau vor Ort.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Kongressdatum festlegen
2 Personen
- 2
Location reservieren
- 3
Programm erstellen
3 Personen
- 4
Referenten bestätigen
2 Personen
- 5
Delegiertenliste zusammenstellen
2 Personen
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Anmeldeformular öffnen
- 8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Transportinformationen sammeln
- 11
Badges gestalten
- 12
Programm drucken
2 Personen
- 13
Namensschilder drucken
2 Personen
- 14
Referenteninformationen versenden
- 15
Catering bestellen
2 Personen
- 16
Technik prüfen
2 Personen
- 17
Präsentationen sammeln
- 18
Sitzordnung erstellen
2 Personen
- 19
Ablaufplan ausdrucken
- 20
Materialien zusammenstellen
3 Personen
- 21
Einkaufen gehen
3 Personen
- 22
Frische Produkte abholen
2 Personen
- 23
Badges sortieren
2 Personen
- 24
Präsentationen vorbereiten
2 Personen
Event
- 25
Location öffnen
2 Personen
- 26
Saal reinigen
3 Personen
- 27
Tische aufstellen
4 Personen
- 28
Stühle aufstellen
4 Personen
- 29
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
- 30
Sprecherraum einrichten
2 Personen
- 31
Podiumstisch aufstellen
2 Personen
- 32
Beamer anschließen
2 Personen
- 33
Mikrofone testen
2 Personen
- 34
Präsentationen testen
2 Personen
- 35
Anmeldematerial bereitlegen
2 Personen
- 36
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 37
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 38
Mittagsbuffet aufbauen
4 Personen
- 39
Empfangstheke besetzen
3 Personen
- 40
Delegierte registrieren
3 Personen
- 41
Programm verteilen
2 Personen
- 42
Kaffee servieren
3 Personen
- 43
Eröffnungssession begleiten
2 Personen
- 44
Redner betreuen
2 Personen
- 45
Mikrofon weitergeben
2 Personen
- 46
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 47
Kaffeepause organisieren
3 Personen
- 48
Gebrauchte Tassen einsammeln
2 Personen
- 49
Protokollmaterial verteilen
2 Personen
- 50
Stimmzettel verteilen
2 Personen
- 51
Abendbuffet vorbereiten
4 Personen
- 52
Buffet servieren
4 Personen
- 53
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
- 54
Teller und Besteck auffüllen
2 Personen
- 55
Mülleimer leeren
2 Personen
- 56
Abendprogramm betreuen
2 Personen
- 57
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 58
Fragen aus dem Publikum sammeln
- 59
Abschluss begleiten
2 Personen
- 60
Abreise der Delegierten begleiten
3 Personen
Nachbereitung
- 61
Technik ausschalten
2 Personen
- 62
Geschirr sammeln
3 Personen
- 63
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
- 64
Abfall sammeln
3 Personen
- 65
Saal reinigen
3 Personen
- 66
Toiletten kontrollieren
- 67
Fundsachen sammeln
- 68
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
- 69
Reste kühlen
2 Personen
- 70
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 71
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 72
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
- 73
Foto- und Videomaterial speichern
- 74
Präsentationen archivieren
- 75
Dankesnachricht versenden
- 76
Fundsachen bearbeiten
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KongresstischeAnz. 12
- StühleAnz. 90
- RegistrierungstischeAnz. 2
- RednerstühleAnz. 6
- BuffetischeAnz. 4
- HockerAnz. 6
- TischdeckenAnz. 16
Ausstattung
- Beamer
- Projektionsleinwand
- LaptopAnz. 2
- HDMI-KabelAnz. 3
- HDMI-AdapterAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- FunkmikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 2
- PräsentationsklickerAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- PowerbanksAnz. 4
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 90
- WassergläserAnz. 100
- WeingläserAnz. 90
- Dinner-TellerAnz. 100
- DesserttellerAnz. 100
- SuppenschalenAnz. 90
- GabelnAnz. 100
- MesserAnz. 100
- LöffelAnz. 100
- TeelöffelAnz. 100
- ServierlöffelAnz. 12
- ServierschalenAnz. 12
Registrierung
- NamensschildhalterAnz. 90
- LanyardsAnz. 90
- RegistrierungsformulareAnz. 100
- StifteAnz. 100
- ProgrammhefteAnz. 100
- NotizblöckeAnz. 100
- StimmzettelAnz. 100
- WahlurnenAnz. 2
- NamensaufkleberAnz. 100
Dekoration
- KongressbannerAnz. 2
- RichtungspfeileAnz. 12
- TischnummernAnz. 12
- BlumenarrangementsAnz. 6
- ReferentenschilderAnz. 6
- KlebebandAnz. 6
- SchereAnz. 4
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 8
- KühlboxenAnz. 4
- EisbehälterAnz. 3
- SchneidebretterAnz. 4
- Koch- und BrotmesserAnz. 6
- ServierzangenAnz. 8
- AluminiumfolieAnz. 3
- FrischhaltefolieAnz. 3
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- HandfegerAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 6
- MikrofasertücherAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Datum und Location zuerst fest und plane danach mindestens 6 bis 8 Wochen für Einladungen, Anmeldungen und die Abstimmung mit Referenten ein. Ohne bestätigten Raum lassen sich Sitzordnung, Technik und Catering nur provisorisch planen.
- Schließe die Delegiertenliste spätestens 10 bis 14 Tage vor dem Kongress. Erfasse dabei direkt Ernährungswünsche und Transportinformationen, damit Catering und Anreise nicht in der letzten Woche nachgebessert werden müssen.
- Fordere Präsentationen und Referenteninformationen spätestens 3 Tage vor Beginn an. Prüfe jede Datei auf dem vorgesehenen Laptop und teste Beamer, Leinwand, HDMI-Kabel, Adapter, Mikrofone und Lautsprecher gemeinsam.
- Plane die Registrierung für die erste Stunde mit einem eigenen Tisch und sortiere die Badges alphabetisch vor. Namensschilder, gedrucktes Programm und Ablaufplan sollten am Vorabend vollständig bereitliegen, nicht erst beim Öffnen der Location.
- Bestelle Catering nach der Anmeldefrist und rechne bei Getränken mit 2 bis 3 Portionen pro Person für die erste Stunde. Frische Produkte holst du möglichst am Veranstaltungstag ab; Geschirr, Buffetische und Tischdecken müssen vorher verfügbar sein.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Delegiertenkongress organisieren?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Location und Programmrahmen. Für größere Delegiertenlisten oder mehrere Referenten sind 10 bis 12 Wochen realistischer.
- Wann müssen die Einladungen für einen Delegiertenkongress verschickt werden?
- Verschicke die Einladungen, sobald Datum, Location und ein vorläufiges Programm feststehen, meist 6 Wochen vor dem Kongress. Setze die Anmeldefrist etwa 10 bis 14 Tage vor der Veranstaltung.
- Wann soll man das Catering für einen Delegiertenkongress bestellen?
- Bestelle das Catering nach Ablauf der Anmeldung, normalerweise 7 bis 10 Tage vor dem Termin. Melde die endgültige Personenzahl und Ernährungswünsche spätestens 3 Tage vorher an.
- Wie prüft man die Technik vor einem Delegiertenkongress?
- Führe spätestens am Vortag einen vollständigen Test mit Laptop, Beamer, Leinwand, HDMI-Adapter, Mikrofonen, Lautsprechern und Präsentationsklicker durch. Plane am Veranstaltungstag zusätzlich 60 Minuten für Aufbau und einen kurzen Funktionstest ein.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!