Zo organiseer je een debatavond zonder tijdverlies

Begin een debatavond niet met de uitnodiging, maar met het onderwerp, de debatvorm en de beschikbare zaal. Daarna leg je de moderator en sprekers vast, verzamel je vragen en werk je het programma uit. De laatste week draait om aanmeldingen, dieetwensen en presentaties; op de dag zelf vooral om techniek en ontvangst. Met 44 voorbereidende taken en 42 benodigdheden helpt dit plan je om niets op het laatste moment te moeten oplossen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Zaal reserveren
2
Debatonderwerp vaststellen
3 personen
3
Sprekers benaderen
2 personen
4
Moderator vastleggen
5
Debatregels opstellen
2 personen
6
Vragen voor debat verzamelen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldformulier openen
9
Aanmeldingen verwerken
10
Dieetwensen verzamelen
11
Sprekersinformatie versturen
12
Programma definitief maken
2 personen
13
Naamkaartjes voorbereiden
14
Publieksvragen printen
15
Presentatiebestanden verzamelen
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Sprekers nogmaals informeren

Event

18
Zaal openen
2 personen
19
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
20
Sprekersplek inrichten
2 personen
21
Techniek aansluiten
2 personen
22
Microfoons en geluid testen
2 personen
23
Presentatie testen
24
Koffiepunt inrichten
2 personen
25
Registratietafel klaarzetten
2 personen
26
Deelnemers ontvangen
3 personen
27
Programma toelichten
28
Debat begeleiden
2 personen
29
Tijd en spreektijd bewaken
30
Publieksvragen verzamelen
2 personen
31
Vragen aan sprekers voorleggen
32
Dranken bijvullen
2 personen
33
Debat afronden
34
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

35
Servies verzamelen
2 personen
36
Techniek uitschakelen
2 personen
37
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
38
Afval verzamelen
2 personen
39
Servies afwassen
2 personen
40
Zaal schoonmaken
3 personen
41
Materialen controleren
2 personen
42
Geleende materialen retourneren
2 personen
43
Restanten opbergen
44
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 80
Tafelsaantal 8
Sprekerstafelsaantal 2
Registratietafel
Krukkenaantal 4

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 3
Luidsprekeraantal 2
Microfoonstandaard
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
HDMI-kabelaantal 2
Presentatieklikker
Timer
Reservebatterijenaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 80
Theelepelsaantal 80
Serveerlepelsaantal 6
Servieskrattenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Schaaltjesaantal 12
Dienbladenaantal 4

Decoratie

Tafelkleedaantal 8
Naamkaarthoudersaantal 10
Pijlbordenaantal 6
Programmastandaardsaantal 4

Verlichting

Staande lampenaantal 4
Lichtverlengsnoerenaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Bezem en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg onderwerp, spreektijd en debatregels vast voordat je sprekers benadert. Reserveer per spreker een duidelijke spreektijd en plan daarnaast ruimte voor publieksvragen en wisselmomenten.
Regel de moderator vroeg en stuur sprekersinformatie uiterlijk een week vooraf. Vraag presentaties enkele dagen van tevoren op, zodat laptop, beamer en HDMI-kabel niet pas bij de zaal worden getest.
Maak de zaalindeling passend bij het debat: plaats de sprekerstafels zo dat alle deelnemers elkaar en het publiek kunnen zien. Houd bij de registratietafel naamkaartjes en het aanmeldoverzicht klaar.
Test microfoons, geluid, presentatie en presentatieklikker minstens 60 minuten voor aanvang. Leg reservebatterijen, verlengsnoeren en stekkerdozen klaar; juist die kleine onderdelen worden vaak vergeten.
Plan koffie en water niet alleen als boodschappenpost, maar ook als opbouwtaak. Zet koffiezetapparaat, waterkokers en thermoskannen vóór de inloop klaar en controleer of kopjes, glazen en dienbladen op hun plek staan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een debatavond organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met de zaal, het onderwerp, de moderator en de sprekers. Open het aanmeldformulier uiterlijk 3 weken voor de avond, zodat je aantallen, dieetwensen en publieksvragen op tijd kunt verwerken.
Hoeveel tijd moet ik reserveren voor de opbouw van een debatavond?: Plan minstens 90 minuten opbouw en zorg dat de zaal 60 minuten voor aanvang toegankelijk is voor een volledige techniekcheck. Reken extra tijd als je meerdere microfoons, een beamer en een koffiepunt gebruikt.
Wanneer stuur ik de laatste informatie naar de sprekers?: Stuur de definitieve tijden, debatregels, locatie-informatie en het programma uiterlijk 7 dagen vooraf. Bevestig de afspraak nogmaals 24 uur voor aanvang, inclusief aankomsttijd en contactpersoon.
Hoeveel publieksvragen moet ik voorbereiden voor een debatavond?: Verzamel vooraf minstens 10 tot 15 vragen, ook als je verwacht dat het publiek zelf veel vraagt. Print een selectie en houd enkele reservevragen achter voor stiltes of uitloop.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.