Einen Debattabend Schritt für Schritt organisieren

Ein gelungener Debattabend braucht vor allem eine klare Reihenfolge: Erst Thema, Saal und Rollen festlegen, danach Referenten gewinnen und die Anmeldung öffnen. Spätestens in der letzten Woche müssen Regeln, Programm, Fragen und Präsentationen zusammenpassen. Am Veranstaltungstag zählen ein getestetes Mikrofon, ein verlässlicher Timer und ein Registrierungstisch mehr als aufwendige Dekoration. Plane außerdem Zeit für kurzfristige Änderungen und technische Ausfälle ein.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Saal reservieren
2
Debattenthema festlegen
3 Personen
3
Referenten ansprechen
2 Personen
4
Moderator festlegen
5
Debattenregeln festlegen
2 Personen
6
Fragen für die Debatte sammeln
2 Personen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Anmeldeformular öffnen
9
Anmeldungen bearbeiten
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Referenteninformationen versenden
12
Programm finalisieren
2 Personen
13
Namensschilder vorbereiten
14
Publikumsfragen drucken
15
Präsentationsdateien zusammentragen
16
Einkaufen gehen
2 Personen
17
Referenten erneut informieren

Event

18
Saal öffnen
2 Personen
19
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
20
Sprecherbereich einrichten
2 Personen
21
Technik anschließen
2 Personen
22
Mikrofone und Ton testen
2 Personen
23
Präsentation testen
24
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
25
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen
26
Teilnehmende empfangen
3 Personen
27
Programm vorstellen
28
Debatte moderieren
2 Personen
29
Zeit und Redezeit im Blick behalten
30
Publikumsfragen sammeln
2 Personen
31
Fragen an Referenten weiterleiten
32
Getränke nachfüllen
2 Personen
33
Debatte abschließen
34
Besucher verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

35
Geschirr sammeln
2 Personen
36
Technik ausschalten
2 Personen
37
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
38
Abfall sammeln
2 Personen
39
Geschirr abwaschen
2 Personen
40
Saal reinigen
3 Personen
41
Materialien prüfen
2 Personen
42
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
43
Reste verstauen
44
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 80
TischeAnz. 8
RednerpulteAnz. 2
Registrierungstisch
HockerAnz. 4

Ausstattung

Laptop
Beamer
Projektionsleinwand
FunkmikrofoneAnz. 3
LautsprecherAnz. 2
Mikrofonständer
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
HDMI-KabelAnz. 2
Präsentationsklicker
Timer
ErsatzbatterienAnz. 8

Geschirr

KaffeetassenAnz. 80
GläserAnz. 80
TeelöffelAnz. 80
ServierlöffelAnz. 6
GeschirrkistenAnz. 4

Küche

KaffeemaschineAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 3
SchneidebretterAnz. 2
BrotmesserAnz. 2
SchälchenAnz. 12
TablettsAnz. 4

Dekoration

TischdeckeAnz. 8
NamensschildhalterAnz. 10
WegweiserAnz. 6
ProgrammständerAnz. 4

Beleuchtung

StehlampenAnz. 4
LichtverlängerungskabelAnz. 2

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 4
WischmopsAnz. 2
EimerAnz. 2
Besen und KehrblechAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Thema, Debattenregeln, Moderator und Zeitplan fest, bevor du Einladungen verschickst. So wissen Referenten und Gäste früh, wie lange die Beiträge dauern und wie Publikumsfragen eingebunden werden.
Schließe die Anmeldung etwa 7 Tage vor dem Termin oder setze eine feste Obergrenze. Erfasse dabei Ernährungswünsche und verschicke die endgültigen Referenteninformationen spätestens 3 Tage vorher.
Sammle Publikumsfragen nicht erst am Abend. Drucke eine erste Auswahl vorab aus und lege zusätzlich einen klaren Weg fest, über den während der Debatte neue Fragen eingereicht werden können.
Plane für Technik und Aufbau mindestens 90 Minuten vor Einlass ein. Teste Laptop, Beamer, HDMI-Kabel, Präsentationsklicker, Lautsprecher und jedes Funkmikrofon mit den tatsächlichen Präsentationsdateien.
Stelle Kaffee, Wasser und Geschirr vor der Registrierung bereit, nicht erst während der ersten Wortbeiträge. Rechne mit einer kurzen Pause und halte Ersatzbatterien sowie Verlängerungskabel griffbereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Debattabend organisieren?: Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit der Saalreservierung, dem Thema und der Suche nach Referenten. In der letzten Woche sollten Programm, Fragen, Präsentationen und Anmeldeliste bereits vorliegen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Debattabend?: Plane mindestens 90 Minuten vor dem Einlass ein, bei unbekannter Technik besser 2 Stunden. Darin enthalten sind Bestuhlung, Sprecherbereich, Registrierungstisch, Kaffeebereich und ein vollständiger Tontest.
Wann sollte man die Einladungen für einen Debattabend verschicken?: Verschicke die Einladungen idealerweise 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Lass die Anmeldung mindestens 7 Tage geöffnet, damit du Teilnehmerzahl, Ernährungswünsche und benötigte Sitzplätze rechtzeitig kennst.
Wie lange sollte eine Debatte dauern?: Plane pro Themenblock meist 45 bis 60 Minuten ein, inklusive moderierter Diskussion und Publikumsfragen. Halte mit einem Timer die Redezeiten ein und reserviere zusätzlich 15 bis 20 Minuten für eine Pause oder technische Verzögerungen.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.