Zo organiseer je een dartstoernooi zonder chaos

Begin niet met de boodschappen, maar met het toernooiformat en het aantal deelnemers. Daarmee bepaal je hoeveel dartborden, speelrondes, vrijwilligers en scoreformulieren je nodig hebt. Reserveer daarna een zaal waarin je de oches veilig kunt uitmeten en waar tafels, stoelen en wachtruimte passen. Werk vervolgens van inschrijving naar wedstrijdschema en controleer alle materialen minstens één dag vooraf. Op de speeldag draait alles om een duidelijke ontvangst, vaste wedstrijdregels en een schema dat zichtbaar blijft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Zaal reserveren
2
Toernooiformat vastleggen
2 personen
3
Toernooiregels opstellen
4
Inschrijfformulier maken
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Deelnemerslijst bijhouden
8
Dieetwensen verzamelen
9
Inschrijfgeld controleren
10
Dartborden bevestigen
2 personen
11
Vrijwilligers indelen
12
Prijzen bestellen
13
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
14
Scoreformulieren afdrukken
15
Naambadges voorbereiden
16
Locatie en tijden bevestigen
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Dranken koud zetten
2 personen
19
Prijzen klaarzetten
20
Hapjes voorbereiden
3 personen
21
Wedstrijdmateriaal controleren
2 personen

Event

22
Zaal openen
2 personen
23
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
24
Dartborden ophangen
4 personen
25
Oches uitmeten
2 personen
26
Scoretafels inrichten
3 personen
27
Registratietafel klaarzetten
2 personen
28
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
29
Geluid en verlichting testen
2 personen
30
Deelnemers ontvangen
3 personen
31
Aanwezigheid registreren
2 personen
32
Dartregels toelichten
33
Toernooi openen
34
Wedstrijden begeleiden
6 personen
35
Scores verwerken
3 personen
36
Dranken serveren
2 personen
37
Dranken bijvullen
2 personen
38
Hapjes aanvullen
2 personen
39
Afval verzamelen
2 personen
40
Finale begeleiden
3 personen
41
Prijzen uitreiken
2 personen
42
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

43
Dartmateriaal demonteren
4 personen
44
Meubilair opruimen
4 personen
45
Servies afwassen
3 personen
46
Zaal schoonmaken
4 personen
47
Afval wegbrengen
2 personen
48
Materialen terugbrengen
2 personen
49
Koelboxen leegmaken
50
Overgebleven voorraad opbergen
51
Uitslagen publiceren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Hoge statafelsaantal 3

Sportmateriaal

Dartbordenaantal 8
Dartsetsaantal 16
Ochemattenaantal 8
Scorebordenaantal 8
Scorebordstiftenaantal 16
Puntentellersaantal 8
Reservepijlenaantal 24
Dartbordverlichtingaantal 8
Toernooitrofeeënaantal 3
Medaillelintenaantal 8

Apparatuur

Laptop
Printer
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Microfoon
Luidspreker
Koelboxenaantal 3

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Serveerplateausaantal 8
Scharenaantal 3
Broodmessenaantal 3

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Koffiekopjesaantal 50

Decoratie

Toernooibanner
Ronde tafelkledenaantal 8
Naambadgehoudersaantal 80
Afplaktapeaantal 6

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stofzuiger
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Kantoor

Klembordenaantal 10
Pennenaantal 30
Scoreformulierenaantal 150
Deelnemersbadgesaantal 80
Wedstrijdschema'saantal 20
Contantgeldkistje

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het format vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Kies bijvoorbeeld een minimum- en maximumaantal deelnemers, bepaal hoeveel legs of sets een wedstrijd duurt en schrijf ook vast hoe je gelijke standen beslist.
Meet de oches uit voordat je de dartborden definitief ophangt. Controleer per baan de werpafstand, zorg voor goede verlichting en houd looproutes vrij; reserveer daarnaast minstens één set reservepijlen.
Maak het wedstrijdschema pas nadat de inschrijvingen en het inschrijfgeld zijn gecontroleerd. Print de deelnemerslijst, scoreformulieren en het schema, maar bewaar ook een digitale versie op de laptop voor last-minute wijzigingen.
Plan vrijwilligers per taak en tijdsblok. Laat minimaal één persoon de ontvangst en naambadges doen, één persoon scores controleren en één persoon het wedstrijdverloop en de microfoon aankondigingen verzorgen.
Regel eten en drinken niet op het laatste moment. Zet dranken vóór de opening koud, bereid hapjes vooraf en verzamel dieetwensen uiterlijk enkele dagen voor het toernooi, zodat je niet tijdens een ronde hoeft te improviseren.

Veelgestelde vragen

Hoeveel dartborden heb je nodig voor een dartstoernooi?: Dat hangt af van het aantal gelijktijdige wedstrijden en je format. Reken per actieve wedstrijd één dartbord en plan bij grotere toernooien minstens één extra baan of reservebord als de ruimte en materialen dat toelaten.
Wanneer moet ik het wedstrijdschema voor een dartstoernooi maken?: Maak een voorlopig schema zodra de inschrijving opent en de definitieve versie nadat de deelnemerslijst is gesloten. Controleer het schema uiterlijk 24 uur vóór de start, zodat je nog ontbrekende betalingen of afmeldingen kunt verwerken.
Hoe ver van tevoren moet ik een dartstoernooi aankondigen?: Stuur de eerste uitnodiging bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Sluit de inschrijving ongeveer 7 dagen voor het toernooi, zodat je tijd houdt voor het schema, de naambadges, prijzen en scoreformulieren.
Hoe laat moet je aanwezig zijn voor een dartstoernooi?: Open de zaal minimaal 2 uur vóór de eerste wedstrijd. Gebruik het eerste uur voor tafels en stoelen, borden, oches, verlichting en scoreborden; houd daarna ongeveer 30 minuten over voor ontvangst en een laatste materiaalcontrole.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.