Zo organiseer je een danswedstrijd zonder chaos

Begin met de wedstrijdstructuur, niet met de aankleding. Bepaal hoeveel categorieën, rondes en deelnemers je aankunt en reserveer daarna een locatie met dansvloer, kleedruimte en aparte plekken voor jury en inschrijving. Leg juryleden, muziekvoorziening en regels vroeg vast. Zodra de inschrijvingen binnenkomen, maak je de startlijst en tijdsplanning. Op de wedstrijddag draait alles om een korte technische controle, een back-up van de muziek en duidelijke informatie voor deelnemers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Wedstrijdformat bepalen
2 personen
3
Juryleden vastleggen
4
Muziekleverancier vastleggen
5
Inschrijfformulier maken
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Deelnemers inschrijven
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Prijzen en bekers bestellen
11
Wedstrijdregels versturen
12
Startlijst samenstellen
2 personen
13
Juryformulieren maken
14
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
15
Programma afdrukken
16
Deelnemers bevestigen
2 personen
17
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
18
Boodschappenlijst controleren
19
Materialen inventariseren
2 personen
20
Boodschappen doen
3 personen
21
Bekers en prijzen ophalen
22
Dranken koelen
2 personen
23
Hapjes voorbereiden
3 personen
24
Wedstrijdmuziek back-uppen
2 personen

Event

25
Locatie openen
2 personen
26
Vloer controleren
2 personen
27
Wedstrijdvloer leggen
6 personen
28
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
29
Muziek afspelen testen
2 personen
30
Licht en stroom testen
2 personen
31
Publiekstribune opbouwen
4 personen
32
Inschrijvingstafel opstellen
2 personen
33
Jurytafel inrichten
2 personen
34
Cateringtafel inrichten
3 personen
35
Versiering ophangen
3 personen
36
Wegwijzers plaatsen
2 personen
37
Juryformulieren klaarleggen
2 personen
38
Deelnemers ontvangen
3 personen
39
Startnummers uitdelen
2 personen
40
Jury instrueren
41
Dansers laten inzingen
2 personen
42
Publiek ontvangen
3 personen
43
Wedstrijd openen
44
Muziek voorrondes afspelen
2 personen
45
Juryformulieren innemen
2 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Hapjes serveren
3 personen
48
Tussenstand verwerken
2 personen
49
Finalisten bekendmaken
50
Pauze aankondigen
51
Pauzezaal aanvullen
2 personen
52
Finalisten opstellen
2 personen
53
Finalemuziek afspelen
2 personen
54
Finalescores controleren
2 personen
55
Prijsuitreiking voorbereiden
3 personen
56
Winnaars bekendmaken
57
Prijzen uitreiken
3 personen
58
Groepsfoto maken
2 personen
59
Publiek uitgeleiden
3 personen

Nazorg

60
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
61
Wedstrijdvloer afbreken
6 personen
62
Meubilair afbreken
4 personen
63
Servies afwassen
3 personen
64
Afval verzamelen
3 personen
65
Locatie schoonmaken
4 personen
66
Decoratie verwijderen
2 personen
67
Geleende spullen controleren
2 personen
68
Materialen retourneren
2 personen
69
Uitslagen versturen
70
Foto's delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 120
Jurytafel
Inschrijvingstafel
Kledingrekkenaantal 4
Kleedkamerschermenaantal 6
Afzetpalenaantal 12
Garderoberekkenaantal 2

Sportmateriaal

Dansvloerpanelenaantal 24
Antislipmattenaantal 12
Startnummersaantal 120
Pionnenaantal 12

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 2
Muzieklaptop
Back-upmuziekspeler
Laptopladeraantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlenghaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 6
Gaffer tapeaantal 4
USB-sticksaantal 3

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Lichtslingersaantal 4

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerschalenaantal 12
Schenk kannenaantal 8
Koffiepottenaantal 3

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveerlepelsaantal 8
Tangenaantal 6
IJsblokjesbakkenaantal 6

Decoratie

Ballonnenaantal 150
Ballonnenbogenaantal 2
Podiumdoekenaantal 4
Tafelkledenaantal 12
Bannersaantal 6
Nummerbordjesaantal 20
Prijzen en bekersaantal 30
Medaille-setsaantal 60
Lintenaantal 6
Fotowand

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Vloermoppenaantal 3
Emmersaantal 3
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20
Afvalbakkenaantal 10
Pedaalemmersaantal 4

Overig

Pennenaantal 30
Klembordenaantal 20
Notitieblokkenaantal 12
Printpapieraantal 500
Printer
Rekenmachinesaantal 4
Polsbandjesaantal 180
Pijlenstickersaantal 30
Naamstickersaantal 180
EHBO-doos
Zaklampenaantal 3
Handtassenaantal 2

Tips

Plan per deelnemer of danspaar een vast tijdsblok en tel daar minstens 10 minuten wisseltijd per ronde bij op. Zo loopt een kleine vertraging niet meteen door naar de finale.
Leg juryleden en de muziekleverancier uiterlijk 4 weken vooraf vast. Stuur de wedstrijdregels daarna tegelijk met de bevestiging, zodat vragen over categorieën, kleding en muziek niet op de wedstrijddag ontstaan.
Maak de inschrijving uiterlijk 2 weken voor de wedstrijd definitief. Verzamel dan ook dieetwensen, controleer namen en categorieën en maak een startlijst die je nog aan deelnemers kunt bevestigen.
Test de volledige geluidsketen minstens 60 minuten voor de eerste dans: muzieklaptop, mengpaneel, luidsprekers, microfoons en kabels. Bewaar de wedstrijdmuziek bovendien op een back-upmuziekspeler én USB-stick.
Richt de locatie in een vaste volgorde in: eerst dansvloer en antislipmatten, daarna jurytafel en inschrijvingstafel, vervolgens kleedruimte, afzetting en catering. Leg startnummers, formulieren, prijzen en bekers apart klaar, zodat niemand tijdens een ronde hoeft te zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een danswedstrijd te organiseren?: Reken op minimaal 6 weken voor een kleine danswedstrijd en 8 tot 12 weken bij meerdere categorieën. Reserveer de locatie en leg jury en muziek eerst vast; inschrijvingen en catering volgen daarna.
Hoeveel deelnemers passen in een danswedstrijd?: Dat hangt af van het aantal rondes en de beschikbare uren. Reken per deelnemer of danspaar op een eigen tijdsblok plus ongeveer 10 minuten wisseltijd per ronde, en plan maximaal 80 procent van je beschikbare programma vol.
Wanneer moet je de wedstrijdmuziek en startlijst regelen?: Vraag muziekbestanden uiterlijk 2 weken vooraf op en sluit de startlijst ongeveer 10 dagen voor de wedstrijd. Controleer alle bestanden nog een keer 2 tot 3 dagen vooraf en neem twee back-ups mee.
Hoe vroeg moet je op de locatie zijn voor een danswedstrijd?: Open de locatie minstens 2 uur voor de eerste wedstrijdronde. Gebruik het eerste uur voor vloer, tafels en techniek en houd het tweede uur voor geluidscontrole, inschrijving en het klaarleggen van startnummers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.