Organiser un concours de danse, étape par étape
Un concours de danse se prépare dans un ordre précis : d’abord le format et le lieu, puis les inscriptions, le jury et la musique. Le jour J, les retards viennent souvent d’un formulaire incomplet, d’une liste de départ non vérifiée ou de fichiers audio difficiles à retrouver. Prévoyez aussi un accueil séparé, un espace jury et des vestiaires clairement signalés. Ce guide vous aide à structurer la préparation jusqu’à l’ouverture de la salle.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Réserver le lieu
- 2
Définir le format du concours
2 personnes
- 3
Définir les membres du jury
- 4
Confirmer le prestataire musique
- 5
Créer le formulaire d'inscription
- 6
Envoyer les invitations
2 personnes
- 7
Inscrire les participants
2 personnes
- 8
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 9
Recueillir les besoins alimentaires
- 10
Commander les prix et les coupes
- 11
Envoyer les règles de la compétition
- 12
Établir la liste de départ
2 personnes
- 13
Préparer les formulaires du jury
- 14
Rassembler les fichiers musicaux
2 personnes
- 15
Imprimer le programme
- 16
Confirmer les participants
2 personnes
- 17
Calculer les quantités de catering
2 personnes
- 18
Vérifier la liste des courses
- 19
Inventorier le matériel
2 personnes
- 20
Faire les courses
3 personnes
- 21
Récupérer les coupes et les prix
- 22
Refroidir les boissons
2 personnes
- 23
Préparer les en-cas
3 personnes
- 24
Sauvegarder la musique du tournoi
2 personnes
Événement
- 25
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 26
Vérifier le sol
2 personnes
- 27
Poser le sol de compétition
6 personnes
- 28
Installer le système de sonorisation
3 personnes
- 29
Tester la diffusion de musique
2 personnes
- 30
Tester l'éclairage et l'alimentation
2 personnes
- 31
Monter les gradins
4 personnes
- 32
Installer la table d’inscription
2 personnes
- 33
Installer la table du jury
2 personnes
- 34
Installer la table traiteur
3 personnes
- 35
Suspendre la décoration
3 personnes
- 36
Installer des panneaux directionnels
2 personnes
- 37
Préparer les formulaires du jury
2 personnes
- 38
Accueillir les participants
3 personnes
- 39
Distribuer les dossards
2 personnes
- 40
Informer le jury
- 41
Faire chanter les danseurs
2 personnes
- 42
Accueillir le public
3 personnes
- 43
Ouvrir la compétition
- 44
Diffuser la musique des tours préliminaires
2 personnes
- 45
Récupérer les formulaires du jury
2 personnes
- 46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 47
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 48
Saisir le classement intermédiaire
2 personnes
- 49
Annoncer les finalistes
- 50
Annoncer la pause
- 51
Réapprovisionner la salle de pause
2 personnes
- 52
Mettre en place les finalistes
2 personnes
- 53
Diffuser la musique de finale
2 personnes
- 54
Vérifier les scores finaux
2 personnes
- 55
Préparer la remise des prix
3 personnes
- 56
Annonce des gagnants
- 57
Remettre les prix
3 personnes
- 58
Prendre une photo de groupe
2 personnes
- 59
Accompagner le public à la sortie
3 personnes
Suivi
- 60
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
- 61
Démonter le terrain de compétition
6 personnes
- 62
Démonter le mobilier
4 personnes
- 63
Faire la vaisselle
3 personnes
- 64
Rassembler les déchets
3 personnes
- 65
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 66
Retirer la décoration
2 personnes
- 67
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
- 68
Retourner les matériels
2 personnes
- 69
Envoyer les résultats
- 70
Partager les photos
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 12
- Chaisesqté 120
- Table du jury
- Table d'inscription
- Portants à vêtementsqté 4
- Paravents de vestiaireqté 6
- Poteaux de balisageqté 12
- Portantsqté 2
Matériel de sport
- Panneaux de piste de danseqté 24
- Tapis antidérapantsqté 12
- Numéros de départqté 120
- Cônesqté 12
Équipement
- Haut-parleursqté 2
- Table de mixage
- Microphones sans filqté 2
- Ordinateur portable de musique
- Lecteur de secours
- Chargeur d’ordinateur portableqté 2
- Pieds de microqté 2
- Rallonges électriquesqté 4
- Multiprisesqté 6
- Ruban gafferqté 4
- Clés USBqté 3
Éclairage
- Projecteurs LEDqté 6
- Guirlandes lumineusesqté 4
Vaisselle
- Verres réutilisablesqté 150
- Tasses à caféqté 100
- Assiettesqté 150
- Couvertsqté 150
- Plateaux de serviceqté 12
- Pichets de serviceqté 8
- Cafetièreqté 3
Cuisine
- Glacièresqté 6
- Thermosqté 4
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de cuisineqté 4
- Cuillères de serviceqté 8
- Pincesqté 6
- Bacs à glaçonsqté 6
Décoration
- Ballonsqté 150
- Arches de ballonsqté 2
- Tentures de scèneqté 4
- Nappesqté 12
- Bannièresqté 6
- Numéros de tableqté 20
- Prix et coupesqté 30
- Sets de médaillesqté 60
- Rubansqté 6
- Mur photo
Catering
- Courses
Nettoyage
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 3
- Sets de balaiqté 3
- Balayette et pelleqté 3
- Chiffons de nettoyageqté 20
- Poubellesqté 10
- Poubelles à pédaleqté 4
Autre
- Stylosqté 30
- Presse-papiersqté 20
- Blocs-notesqté 12
- Papier d’impressionqté 500
- Imprimante
- Calculatricesqté 4
- Braceletsqté 180
- Autocollants flèchesqté 30
- Étiquettes nominativesqté 180
- Trousse de premiers secours
- Lampes de pocheqté 3
- Sacs à mainqté 2
Conseils
- Commencez par réserver le lieu et définir le format du concours. Vérifiez dès ce moment la surface de piste, les prises électriques, les vestiaires et le temps disponible pour installer puis ranger.
- Ouvrez les inscriptions avec un formulaire qui recueille les coordonnées, la catégorie, le niveau et les besoins alimentaires. Fixez une date limite au moins 7 jours avant le concours pour pouvoir traiter les dossiers et établir la liste de départ.
- Confirmez le jury et le prestataire musique avant d’envoyer les règles. Préparez les formulaires du jury, rassemblez les fichiers audio et conservez une copie sur une clé USB ou un lecteur de secours.
- Organisez la circulation dans la salle avant l’arrivée des participants : table d’inscription près de l’entrée, table du jury à l’écart, numéros de départ visibles et tapis antidérapants aux zones sensibles. Testez les haut-parleurs, les microphones et la table de mixage avant l’ouverture.
- Calculez le catering à partir du nombre confirmé, puis refroidissez les boissons et préparez les en-cas le jour même. Récupérez les coupes et les prix au moins 48 heures avant afin de pouvoir corriger une erreur sans pression.
Questions fréquentes
- Quand faut-il envoyer les règles d’un concours de danse ?
- Envoyez-les dès que les inscriptions sont ouvertes, puis renvoyez la version finale au moins 7 jours avant le concours. Les participants doivent connaître les catégories, la durée des prestations, les critères du jury et les horaires avant de confirmer leur venue.
- Combien de temps avant faut-il fermer les inscriptions ?
- Fermez les inscriptions au minimum 7 jours avant l’événement. Ce délai permet de traiter les demandes, recueillir les besoins alimentaires, confirmer les participants et imprimer la liste de départ ainsi que le programme.
- Comment préparer la musique pour un concours de danse ?
- Rassemblez tous les fichiers musicaux avant le jour J et sauvegardez-les à au moins deux endroits. Testez l’ordinateur portable, le chargeur, la table de mixage, les haut-parleurs et le lecteur de secours avant l’ouverture de la salle.
- Quand récupérer les coupes et les prix ?
- Récupérez les coupes et les prix au moins 48 heures avant le concours. Vérifiez les quantités et les catégories en même temps que la liste des participants, plutôt que le jour de la remise.
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