Einen Tanzwettbewerb organisieren: der passende Ablauf
Bei einem Tanzwettbewerb müssen Anmeldung, Musik, Jury und Zeitplan ineinandergreifen. Beginne deshalb mit Location und Wettkampfmodus, bevor du Einladungen verschickst oder Material bestellst. Danach folgen Anmeldeformular, Teilnehmerverwaltung, Regeln und Startliste. In den letzten Tagen sicherst du Musikdateien, Technik, Tanzboden, Startnummern und Verpflegung. So bleibt am Veranstaltungstag Zeit für Einlass, Soundcheck und eine kurze Probe des Ablaufs.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Location reservieren
- 2
Spielmodus festlegen
2 Personen
- 3
Jurymitglieder erfassen
- 4
Musiklieferant festlegen
- 5
Anmeldeformular erstellen
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Teilnehmer anmelden
2 Personen
- 8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Preise und Pokale bestellen
- 11
Wettkampfregeln versenden
- 12
Startliste zusammenstellen
2 Personen
- 13
Juryformulare erstellen
- 14
Musikdateien sammeln
2 Personen
- 15
Programm drucken
- 16
Teilnehmer bestätigen
2 Personen
- 17
Cateringmengen berechnen
2 Personen
- 18
Einkaufsliste prüfen
- 19
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 20
Einkaufen gehen
3 Personen
- 21
Pokale und Preise abholen
- 22
Getränke kühlen
2 Personen
- 23
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 24
Wettkampfmusik sichern
2 Personen
Event
- 25
Location öffnen
2 Personen
- 26
Boden überprüfen
2 Personen
- 27
Wettkampfboden verlegen
6 Personen
- 28
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
- 29
Musikwiedergabe testen
2 Personen
- 30
Licht und Strom testen
2 Personen
- 31
Publikumstribüne aufbauen
4 Personen
- 32
Anmeldungstisch aufstellen
2 Personen
- 33
Jurytisch einrichten
2 Personen
- 34
Cateringtisch einrichten
3 Personen
- 35
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 36
Wegweiser aufstellen
2 Personen
- 37
Jurymaterial bereitlegen
2 Personen
- 38
Teilnehmende empfangen
3 Personen
- 39
Startnummern ausgeben
2 Personen
- 40
Jury einweisen
- 41
Tänzer einsingen lassen
2 Personen
- 42
Publikum empfangen
3 Personen
- 43
Wettkampf eröffnen
- 44
Musik für Vorrunden abspielen
2 Personen
- 45
Juryformulare einsammeln
2 Personen
- 46
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 47
Snacks servieren
3 Personen
- 48
Zwischenstand erfassen
2 Personen
- 49
Finalisten bekanntgeben
- 50
Pause ankündigen
- 51
Pausenraum auffüllen
2 Personen
- 52
Finalisten aufstellen
2 Personen
- 53
Finalmusik abspielen
2 Personen
- 54
Finalscores kontrollieren
2 Personen
- 55
Preisverleihung vorbereiten
3 Personen
- 56
Gewinner bekanntgeben
- 57
Preise überreichen
3 Personen
- 58
Gruppenfoto machen
2 Personen
- 59
Publikum verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 60
Anlage ausschalten
2 Personen
- 61
Wettkampfboden abbauen
6 Personen
- 62
Möbel abbauen
4 Personen
- 63
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 64
Abfall sammeln
3 Personen
- 65
Location reinigen
4 Personen
- 66
Dekoration entfernen
2 Personen
- 67
Geliehene Gegenstände überprüfen
2 Personen
- 68
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 69
Ergebnisse versenden
- 70
Fotos teilen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 12
- StühleAnz. 120
- Jurytisch
- Anmeldetisch
- KleiderständerAnz. 4
- Umkleideraum-TrennwändeAnz. 6
- AbsperrpfostenAnz. 12
- GarderobenständerAnz. 2
Sportmaterial
- TanzbodenplattenAnz. 24
- Rutschfeste MattenAnz. 12
- StartnummernAnz. 120
- KegelAnz. 12
Ausstattung
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- FunkmikrofoneAnz. 2
- Musiklaptop
- Ersatz-Musikplayer
- Laptop-LadegerätAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 6
- Gaffer TapeAnz. 4
- USB-SticksAnz. 3
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 6
- LichterkettenAnz. 4
Geschirr
- Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 150
- KaffeetassenAnz. 100
- TellerAnz. 150
- BestecksetsAnz. 150
- ServierschalenAnz. 12
- AusgießkannenAnz. 8
- KaffeekannenAnz. 3
Küche
- KühlboxenAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
- ServierlöffelAnz. 8
- ZangenAnz. 6
- EiswürfelbehälterAnz. 6
Dekoration
- BallonsAnz. 150
- BallonbögenAnz. 2
- BühnentücherAnz. 4
- TischdeckenAnz. 12
- BannerAnz. 6
- NummerntafelnAnz. 20
- Preise und PokaleAnz. 30
- MedaillensetsAnz. 60
- BänderAnz. 6
- Fotowand
Catering
- Einkäufe
Reinigung
- BodenwischerAnz. 3
- EimerAnz. 3
- BesensetsAnz. 3
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
- PutzlappenAnz. 20
- AbfallbehälterAnz. 10
- TretmülleimerAnz. 4
Sonstiges
- StifteAnz. 30
- KlemmbretterAnz. 20
- NotizblöckeAnz. 12
- DruckpapierAnz. 500
- Drucker
- TaschenrechnerAnz. 4
- ArmbänderAnz. 180
- PfeilaufkleberAnz. 30
- NamensaufkleberAnz. 180
- Erste-Hilfe-Kasten
- TaschenlampenAnz. 3
- HandtaschenAnz. 2
Tipps
- Lege den Wettkampfmodus fest, bevor du das Anmeldeformular erstellst. Dadurch kannst du Kategorien, Startnummern und die spätere Startliste von Anfang an passend erfassen.
- Sammle die Musikdateien spätestens 7 Tage vor dem Wettbewerb und prüfe jede Datei einmal vollständig. Speichere sie zusätzlich auf einem USB-Stick und auf einem Ersatz-Musikplayer.
- Plane für Anmeldung und Jury getrennte Tische ein und drucke Programm, Regeln und Juryformulare spätestens am Vortag. Ein eigener Anmeldetisch verhindert, dass Nachmeldungen den Ablauf am Jurytisch aufhalten.
- Rechne Getränke für die erste Stunde mit 2 bis 3 Portionen pro Person und plane Snacks nach der bestätigten Teilnehmerzahl. Ernährungswünsche solltest du spätestens 5 Tage vorher in die Cateringmenge einrechnen.
- Öffne die Location mindestens 2 Stunden vor dem ersten Start. In dieser Zeit kannst du Tanzbodenplatten und rutschfeste Matten verlegen, Lautsprecher und Funkmikrofone testen, Kabel mit Gaffer Tape sichern und die Startnummern auslegen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Tanzwettbewerb organisieren?
- Beginne mindestens 8 Wochen vorher mit der Location, dem Wettkampfmodus und der Jury. Verschicke die Einladungen idealerweise 6 Wochen vor dem Termin und schließe die Anmeldung etwa 10 bis 14 Tage vorher.
- Wann muss die Startliste für einen Tanzwettbewerb fertig sein?
- Erstelle einen ersten Entwurf 7 Tage vor dem Wettbewerb. Nachmeldungen und Änderungen solltest du spätestens 48 Stunden vorher einarbeiten, damit Programm, Startnummern und Juryformulare rechtzeitig gedruckt werden können.
- Wie viel Musik braucht man für einen Tanzwettbewerb?
- Sammle für jeden Start eine eindeutig benannte Musikdatei und zusätzlich eine Ersatzkopie. Prüfe alle Dateien 7 Tage vorher und lege sie am Veranstaltungstag auf dem Musiklaptop, einem USB-Stick und einem Ersatz-Musikplayer bereit.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Tanzwettbewerbs?
- Plane mindestens 2 Stunden für den Aufbau ein, bei Tanzbodenplatten und zusätzlicher Beleuchtung eher 3 Stunden. Der Soundcheck sollte spätestens 60 Minuten vor dem ersten Start abgeschlossen sein.
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