Zo organiseer je een biljarttoernooi zonder gaten in het schema

Begin niet met de boodschappen, maar met het wedstrijdformat en het maximale aantal deelnemers. Die keuze bepaalt hoeveel tafels, rondes, scoreborden en tijd je nodig hebt. Werk daarna van inschrijving naar wedstrijdschema, materiaalcontrole en catering. Plan op de toernooidag extra tijd voor het klaarzetten van de tafels en ontvangst; een schema loopt snel uit als deelnemers nog moeten registreren of materiaal ontbreekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Toernooiformat bepalen
2 personen
2
Deelnemerslimiet vaststellen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Deelnemers bevestigen
7
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
8
Prijzen bestellen
9
Reserveringen maken
10
Boodschappenlijst controleren
2 personen
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Biljartmateriaal controleren
2 personen
13
Wedstrijdformulieren printen
14
Prijzen klaarzetten
15
Locatie openen
2 personen
16
Ruimte ventileren
17
Tafels opstellen
3 personen
18
Stoelen plaatsen
2 personen
19
Biljarttafels voorbereiden
3 personen
20
Scoreborden plaatsen
2 personen
21
Wedstrijdtafel inrichten
2 personen
22
Catering klaarzetten
2 personen
23
Dranken koud zetten
2 personen
24
Registratietafel inrichten

Event

25
Deelnemers ontvangen
2 personen
26
Toernooi uitleggen
27
Wedstrijden begeleiden
3 personen
28
Uitslagen registreren
29
Dranken bijvullen
2 personen
30
Hapjes serveren
2 personen
31
Gebruikt servies verzamelen
32
Finale aankondigen
33
Prijzen uitreiken
2 personen
34
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

35
Biljarttafels afdekken
3 personen
36
Meubilair terugplaatsen
3 personen
37
Afval verzamelen
2 personen
38
Servies afwassen
2 personen
39
Ruimte schoonmaken
3 personen
40
Voorraad opruimen
2 personen
41
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Biljarttafelsaantal 4
Wedstrijdtafel
Stoelenaantal 40
Klaptafelsaantal 6
Registratietafel

Sportmateriaal

Biljartkeuenaantal 16
Biljartballensetsaantal 4
Biljartkrijtaantal 12
Biljartdriehoekenaantal 4
Scorebordenaantal 4
Keurekkenaantal 4
Biljartborstelsaantal 4
Biljartlampenaantal 4

Apparatuur

Laptop
Printer
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 40
Glazenaantal 60
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Serveerbladenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Scharenaantal 2
Flesopenersaantal 3

Decoratie

Toernooibanner
Tafelkledenaantal 6
Naamkaartjesaantal 40

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem en blikaantal 2
Microvezeldoekenaantal 8
Toiletborstelsaantal 2

Verlichting

Reserveledlampenaantal 6

Overig

Wedstrijdformulierenaantal 50
Pennenaantal 20
Markeerstiftenaantal 6
Plakbandaantal 3
Schrijfbordenaantal 2
Bekers voor keuenaantal 8
Medaillesaantal 3
Bekersaantal 3
Cadeaubonnenaantal 3

Tips

Leg vóór de uitnodigingen vast hoeveel deelnemers per biljarttafel kunnen spelen en hoeveel rondes je plant. Houd een reservelijst bij zodra de limiet is bereikt, zodat afmeldingen niet direct gaten in het schema veroorzaken.
Verstuur het wedstrijdschema pas nadat de deelnemers zijn bevestigd. Print per wedstrijd een formulier en leg scoreborden, krijt, driehoeken en borstels bij de juiste tafel klaar.
Controleer het biljartmateriaal minstens één dag vooraf: test alle keuen, tel de ballensets en bekijk of elke tafel goed verlicht is. Regel ontbrekende onderdelen vóór de locatie opengaat.
Plan voor registratie minimaal 30 minuten vóór de eerste wedstrijd. Zet de registratietafel, laptop of deelnemerslijst en wedstrijdformulieren bij de ingang, zodat late binnenkomst de eerste partij niet ophoudt.
Zet drank en catering pas klaar nadat de speelruimte is ingericht. Voorzie een aparte wedstrijdtafel met servies, koffie en water, zodat glazen en etenswaren niet naast de biljarttafels terechtkomen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een biljarttoernooi te organiseren?: Reken op minimaal 2 tot 3 weken voor uitnodigingen, aanmeldingen en het wedstrijdschema. Plan daarnaast de materiaalcontrole en boodschappen uiterlijk 1 dag vóór het toernooi.
Hoeveel biljarttafels heb ik nodig voor een toernooi?: Dat hangt af van het aantal deelnemers en de speelduur, maar plan per tafel slechts één actieve wedstrijd tegelijk. Maak eerst het format en aantal rondes, en controleer daarna of de totale speeltijd binnen je beschikbare uren past.
Hoe laat moeten deelnemers aanwezig zijn bij een biljarttoernooi?: Laat deelnemers 30 minuten vóór de eerste wedstrijd arriveren voor registratie en uitleg. Open de locatie bij voorkeur 60 tot 90 minuten eerder om tafels, scoreborden, verlichting en catering klaar te zetten.
Wat moet ik een dag voor een biljarttoernooi controleren?: Controleer minimaal één dag vooraf de tafels, keuen, ballensets, krijt, driehoeken, scoreborden en verlichting. Print ook de wedstrijdformulieren en leg prijzen, deelnemersgegevens en het definitieve schema klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.