Cómo organizar un concurso de baile sin perder el control
Un concurso de baile se organiza en este orden: primero aseguras el lugar y defines el formato; después abres las inscripciones y cierras los detalles del jurado. Cuando ya conoces el número de participantes, preparas la lista de salida, la música, la pista y el catering. Los problemas suelen aparecer por reglas poco claras, archivos de música sin copia de seguridad o cambios de última hora en las inscripciones. Este plan te ayuda a llegar al día del evento con cada decisión cerrada.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar el lugar
- 2
Definir el formato de la competición
2 personas
- 3
Definir el jurado
- 4
Contratar al proveedor de música
- 5
Crear el formulario de inscripción
- 6
Enviar invitaciones
2 personas
- 7
Inscribir a los participantes
2 personas
- 8
Gestionar inscripciones
2 personas
- 9
Recoger preferencias dietéticas
- 10
Encargar premios y copas
- 11
Enviar las reglas de la competición
- 12
Elaborar la lista de salida
2 personas
- 13
Preparar formularios de jurado
- 14
Reunir archivos de música
2 personas
- 15
Imprimir el programa
- 16
Confirmar participantes
2 personas
- 17
Calcular las cantidades de catering
2 personas
- 18
Comprobar la lista de la compra
- 19
Inventariar materiales
2 personas
- 20
Hacer la compra
3 personas
- 21
Recoger vasos y premios
- 22
Enfriar bebidas
2 personas
- 23
Preparar aperitivos
3 personas
- 24
Respaldar la música de la competición
2 personas
Evento
- 25
Abrir la ubicación
2 personas
- 26
Comprobar el suelo
2 personas
- 27
Colocar el suelo de competición
6 personas
- 28
Montar el sistema de sonido
3 personas
- 29
Probar la reproducción de música
2 personas
- 30
Probar luces y corriente
2 personas
- 31
Montar la tribuna del público
4 personas
- 32
Montar mesa de inscripción
2 personas
- 33
Preparar la mesa del jurado
2 personas
- 34
Montar la mesa de catering
3 personas
- 35
Colgar la decoración
3 personas
- 36
Colocar señalizadores
2 personas
- 37
Preparar las hojas de jurado
2 personas
- 38
Recepción de participantes
3 personas
- 39
Repartir dorsales
2 personas
- 40
Instruir al jurado
- 41
Hacer entrar en calor a los bailarines
2 personas
- 42
Recibir al público
3 personas
- 43
Abrir la competición
- 44
Poner la música de las rondas preliminares
2 personas
- 45
Recoger los formularios del jurado
2 personas
- 46
Rellenar las bebidas
2 personas
- 47
Servir aperitivos
3 personas
- 48
Procesar el marcador parcial
2 personas
- 49
Anunciar a los finalistas
- 50
Anunciar el descanso
- 51
Reabastecer la sala de descanso
2 personas
- 52
Elaborar la lista de finalistas
2 personas
- 53
Poner la música final
2 personas
- 54
Comprobar las puntuaciones finales
2 personas
- 55
Preparar la entrega de premios
3 personas
- 56
Anunciar a los ganadores
- 57
Entregar premios
3 personas
- 58
Hacer una foto de grupo
2 personas
- 59
Despedir al público
3 personas
Seguimiento
- 60
Apagar el sistema de sonido
2 personas
- 61
Desmontar el área de competición
6 personas
- 62
Desmontar el mobiliario
4 personas
- 63
Lavar la vajilla
3 personas
- 64
Recoger la basura
3 personas
- 65
Limpiar el lugar
4 personas
- 66
Retirar la decoración
2 personas
- 67
Comprobar los objetos prestados
2 personas
- 68
Devolver los materiales
2 personas
- 69
Enviar los resultados
- 70
Compartir fotos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 12
- Sillascant. 120
- Mesa del jurado
- Mesa de inscripción
- Percheroscant. 4
- Biombos para vestuarioscant. 6
- Postes separadorescant. 12
- Percheroscant. 2
Material deportivo
- Paneles de pista de bailecant. 24
- Alfombrillas antideslizantescant. 12
- Dorsalescant. 120
- Conoscant. 12
Equipo
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Portátil de música
- Reproductor de música de respaldo
- Cargador de portátilcant. 2
- Soportes para micrófonocant. 2
- Enrollacablescant. 4
- Regletascant. 6
- Cinta gaffercant. 4
- Memorias USBcant. 3
Iluminación
- Focos LEDcant. 6
- Guirnaldas de lucescant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 150
- Tazas de cafécant. 100
- Platoscant. 150
- Cubiertoscant. 150
- Bandejas de servircant. 12
- Jarras para servircant. 8
- Jarras de cafécant. 3
Cocina
- Neveras portátilescant. 6
- Termoscant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de cocinacant. 4
- Cucharones de servircant. 8
- Pinzascant. 6
- Cubiterascant. 6
Decoración
- Globoscant. 150
- Arcos de globoscant. 2
- Telones de escenariocant. 4
- Mantelescant. 12
- Bannerscant. 6
- Placas numeradascant. 20
- Premios y copascant. 30
- Sets de medallascant. 60
- Cintascant. 6
- Photowall
Catering
- Compras
Limpieza
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Sets de escobacant. 3
- Recogedor y escobacant. 3
- Paños de limpiezacant. 20
- Papeleracant. 10
- Cubos de pedalcant. 4
Otros
- Bolígrafoscant. 30
- Portapapelescant. 20
- Bloc de notascant. 12
- Papel de impresióncant. 500
- Impresora
- Calculadorascant. 4
- Pulserascant. 180
- Pegatinas de flechascant. 30
- Pegatinas con nombrecant. 180
- Botiquín de primeros auxilios
- Linternascant. 3
- Bolsoscant. 2
Consejos
- Define el formato antes de abrir las inscripciones: indica categorías, rondas, duración de cada actuación y criterios de puntuación. Si el formato cambia después, tendrás que rehacer las reglas y la lista de salida.
- Cierra las inscripciones con al menos 7 días de margen. Usa ese plazo para confirmar participantes, recoger preferencias dietéticas y calcular las cantidades de comida y bebida según el número real de asistentes.
- Prepara la música en dos soportes distintos y prueba los altavoces, la mesa de mezclas y los micrófonos antes de abrir el lugar. Lleva también un reproductor de respaldo y cables, cargadores, regletas y cinta gaffer.
- Separa las zonas desde el montaje: mesa de inscripción, mesa del jurado, pista, vestuarios y circulación del público. Comprueba que los paneles de la pista estén firmes y coloca alfombrillas antideslizantes donde pueda haber tropiezos.
- Entrega las reglas y el horario antes del concurso, no al llegar. Imprime el programa, los formularios del jurado y la lista de salida; reserva al menos 30 minutos antes del inicio para registrar participantes y resolver incidencias.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concurso de baile?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar el lugar, definir el formato y contratar la música. Cierra las inscripciones al menos 7 días antes y usa la última semana para imprimir documentos y confirmar participantes.
- ¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones de un concurso de baile?
- Ciérralas entre 7 y 10 días antes del evento. Así puedes preparar la lista de salida, los dorsales, los formularios del jurado y las cantidades de catering sin trabajar con cifras provisionales.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que probar el equipo de sonido?
- Haz una prueba completa entre 60 y 90 minutos antes de que empiece el concurso. Comprueba cada archivo de música, micrófono y altavoz, y verifica que la copia de respaldo se pueda reproducir.
- ¿Cuánta comida y bebida se necesita para un concurso de baile?
- Calcula las cantidades cuando las inscripciones estén cerradas y añade un margen del 10% para acompañantes y consumos imprevistos. Para las bebidas, cuenta aproximadamente 2 o 3 por persona durante la primera hora y ajusta después según la duración.
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