Zo organiseer je een dansvoorstelling zonder last-minute stress

Begin met de datum, locatie en voorstellingstijden. Daarna leg je de repetities, dansers, muziek, kostuums en techniek vast, zodat artistieke en praktische keuzes op elkaar aansluiten. Regel uitnodigingen en aanmeldingen vroeg genoeg en plan catering, vrijwilligers en publieksbegeleiding apart van de repetities. In de laatste week draait alles om controleren: muziekvolgorde, kostuums, apparatuur, programmafolders en het draaiboek.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Voorstellingstijden vastleggen
2 personen
3
Repetitieruimte reserveren
4
Uitnodigingen opstellen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Programma samenstellen
2 personen
9
Muziekrechten controleren
10
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
11
Danserslijst vastleggen
2 personen
12
Contactgegevens dansers controleren
13
Kleding en kostuums inventariseren
3 personen
14
Kostuums aanpassen
3 personen
15
Technische wensen vastleggen
2 personen
16
Technische apparatuur reserveren
17
Catering reserveren
18
Vrijwilligers indelen
2 personen
19
Publieksbegeleiding plannen
2 personen
20
Draaiboek afdrukken
21
Programmafolders afdrukken
2 personen
22
Laatste repetitie uitvoeren
12 personen
23
Muziekvolgorde controleren
2 personen
24
Kostuums klaarleggen
4 personen
25
Boodschappen doen
2 personen
26
Materialen naar locatie brengen
3 personen
27
Entree en garderobe inrichten
3 personen
28
Publieksstoelen opstellen
4 personen
29
Dansvloer controleren
2 personen
30
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
31
Verlichting installeren
3 personen
32
Geluidsinstallatie testen
3 personen
33
Lichtstanden testen
3 personen
34
Kleedkamers inrichten
3 personen
35
Kostuums sorteren
4 personen
36
Make-uphoek inrichten
2 personen
37
Catering klaarzetten
3 personen
38
Programmafolders neerleggen
2 personen
39
Routebordjes ophangen
2 personen
40
Veiligheidsroutes vrijmaken
2 personen

Event

41
Dansers ontvangen
3 personen
42
Aanwezigheid dansers registreren
2 personen
43
Laatste podiumcontrole uitvoeren
3 personen
44
Publiek ontvangen
4 personen
45
Kaarten en programma's controleren
2 personen
46
Garderobe bemannen
2 personen
47
Bezoekers naar zitplaatsen begeleiden
3 personen
48
Voorstelling openen
49
Muziek en licht bedienen
2 personen
50
Dansers begeleiden bij verkleden
3 personen
51
Dranken serveren
3 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Hapjes serveren
3 personen
54
Pauze aankondigen
55
Publiek tijdens pauze begeleiden
3 personen
56
Kleedkamers netjes houden
2 personen
57
Voorstelling hervatten
2 personen
58
Applausmoment begeleiden
2 personen
59
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
60
Garderobe uitgifte verzorgen
2 personen
61
Informeel napraten begeleiden
3 personen
62
Laatste dranken serveren
2 personen
63
Apparatuur uitschakelen
2 personen
64
Dansers uitchecken
2 personen

Nazorg

65
Decoratie verwijderen
3 personen
66
Stoelen en tafels afbreken
4 personen
67
Servies verzamelen
3 personen
68
Servies afwassen
3 personen
69
Afval verzamelen
3 personen
70
Kleedkamers schoonmaken
2 personen
71
Publieksruimte schoonmaken
3 personen
72
Dansvloer schoonmaken
2 personen
73
Geluidsapparatuur demonteren
3 personen
74
Verlichting demonteren
3 personen
75
Materialen inpakken
4 personen
76
Locatie afsluiten
2 personen
77
Materialen terugbrengen
3 personen
78
Gehuurde apparatuur retourneren
2 personen
79
Kostuums wassen en opbergen
3 personen
80
Gevonden voorwerpen registreren
81
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 150
Klaptafelsaantal 12
Garderoberekkenaantal 4
Kleedkamerbankenaantal 8
Kledinghangersaantal 100

Servies

Glazenaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Schotelsaantal 80
Bordenaantal 180
Vorkenaantal 180
Lepelsaantal 120
Tangenaantal 8

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Laptop
Audiokabelsaantal 6
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6

Verlichting

Podiumspotsaantal 6
Lichtstatievenaantal 3
Sfeerverlichtingaantal 8
Reservebatterijenaantal 24

Decoratie

Achtergronddoekenaantal 2
Ballonnenaantal 100
Ballonnenlintaantal 2
Plakbandaantal 6
Tafelkledenaantal 12
Bloemstukkenaantal 6
Pijlbordjesaantal 12
Programmastandaardsaantal 4

Dansmateriaal

Dansmattenaantal 6
Spiegelsaantal 4
Rek- en strekmateriaalaantal 6
Handdoekenaantal 30
Waterflessenaantal 30

Kleding

Kledingrekkenaantal 6
Kledinghoezenaantal 40
Naaisetjesaantal 3
Veiligheidsspeldenaantal 100
Kledingstomersaantal 2
Make-upspiegelsaantal 6
Make-upkwastenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Thermoskannenaantal 6
IJsblokjesbakkenaantal 4
Openersaantal 4
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Microvezeldoekenaantal 20
Afvalbakkenaantal 8
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de voorstellingstijden en de repetitieruimte minimaal 8 weken vooraf vast. Reserveer daarnaast tijd voor een laatste repetitie waarin de volledige volgorde en overgangen worden getest.
Verzamel muziekbestanden en controleer de muziekrechten uiterlijk 4 weken voor de voorstelling. Test de bestanden daarna op de laptop en via het mengpaneel, zodat een onleesbaar formaat of ontbrekende track niet op de avond zelf opvalt.
Maak per danser een overzicht van kostuum, maat en benodigde aanpassingen. Leg alle kostuums, kledinghangers en kleedkamerbanken uiterlijk de dag vóór de voorstelling klaar; reserveer ook enkele extra hangers.
Plan techniek als een afzonderlijk onderdeel van het programma. Controleer luidsprekers, draadloze microfoons, microfoonstatieven, audiokabels, verlengkabels en stekkerdozen minstens 1 week vooraf en wijs één technisch aanspreekpunt aan.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen in één overzicht en geef de definitieve aantallen uiterlijk 7 dagen voor de voorstelling door aan de catering. Deel vrijwilligers vervolgens in voor ontvangst, garderobe, publieksbegeleiding en opruimen, met per taak een starttijd.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een dansvoorstelling organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, voorstellingstijden en repetitieruimte. Voor grotere groepen of ingewikkelde techniek is 3 maanden voorbereiding verstandiger.
Wanneer stuur je uitnodigingen voor een dansvoorstelling?: Stuur de uitnodigingen ongeveer 6 weken vooraf en sluit de aanmeldingen 7 dagen voor de voorstelling. Dan heb je tijd om aantallen, dieetwensen, catering en publieksbegeleiding af te stemmen.
Wanneer moet je muziek en muziekrechten regelen?: Verzamel de definitieve muziekbestanden en controleer de rechten uiterlijk 4 weken vooraf. Controleer de afgespeelde volgorde opnieuw tijdens de laatste repetitie, uiterlijk 1 week voor de voorstelling.
Wat moet er in een draaiboek voor een dansvoorstelling staan?: Neem minimaal tijden, contactgegevens, danserslijst, muziekvolgorde, technische cues, kostuumwissels, vrijwilligersrollen en publieksbegeleiding op. Druk het draaiboek 1 tot 2 dagen vooraf af en geef een exemplaar aan de organisatie en techniek.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.