Organiser un spectacle de danse, étape par étape

Un spectacle de danse se prépare dans un ordre précis : date et salle, inscriptions, répétitions, costumes, musique, technique, puis accueil du public. Commencez par bloquer les horaires de représentation et les créneaux de répétition avant d’envoyer les invitations. Les oublis les plus fréquents concernent les droits musicaux, les besoins alimentaires, les câbles et l’ordre des morceaux. Gardez une répétition finale suffisamment proche du spectacle pour tester les changements de costumes et toute la régie.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Fixer les horaires de représentation
2 personnes
3
Réserver la salle de répétition
4
Rédiger les invitations
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Établir le programme
2 personnes
9
Vérifier les droits musicaux
10
Rassembler les fichiers musicaux
2 personnes
11
Établir la liste des danseurs
2 personnes
12
Vérifier les coordonnées des danseurs
13
Inventorier les vêtements et costumes
3 personnes
14
Ajuster les costumes
3 personnes
15
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
16
Réserver le matériel technique
17
Réserver le catering
18
Répartir les bénévoles
2 personnes
19
Planifier l’accompagnement du public
2 personnes
20
Imprimer le déroulé
21
Imprimer les programmes
2 personnes
22
Effectuer la répétition finale
12 personnes
23
Vérifier l’ordre musical
2 personnes
24
Préparer les costumes
4 personnes
25
Faire les courses
2 personnes
26
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
27
Aménager l'entrée et le vestiaire
3 personnes
28
Installer les sièges du public
4 personnes
29
Contrôler la piste de danse
2 personnes
30
Raccorder le matériel audio
3 personnes
31
Installer l'éclairage
3 personnes
32
Tester le système de sonorisation
3 personnes
33
Tester les réglages d'éclairage
3 personnes
34
Aménager les vestiaires
3 personnes
35
Trier les costumes
4 personnes
36
Aménager le coin maquillage
2 personnes
37
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
38
Déposer les brochures du programme
2 personnes
39
Installer les panneaux d'orientation
2 personnes
40
Dégager les voies de sécurité
2 personnes

Événement

41
Accueillir les danseurs
3 personnes
42
Enregistrer la présence des danseurs
2 personnes
43
Effectuer le contrôle final de la scène
3 personnes
44
Accueillir le public
4 personnes
45
Vérifier les cartes et les programmes
2 personnes
46
Tenir le vestiaire
2 personnes
47
Guider les visiteurs vers les places assises
3 personnes
48
Ouvrir la représentation
49
Gérer la musique et l'éclairage
2 personnes
50
Accompagner les danseurs pendant l’habillage
3 personnes
51
Servir les boissons
3 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Servir des amuse-bouches
3 personnes
54
Annoncer la pause
55
Guider le public pendant l’entracte
3 personnes
56
Garder les vestiaires propres
2 personnes
57
Reprendre le spectacle
2 personnes
58
Animer le moment des applaudissements
2 personnes
59
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
60
Assurer la remise au vestiaire
2 personnes
61
Animer les échanges informels
3 personnes
62
Servir les dernières boissons
2 personnes
63
Éteindre l’équipement
2 personnes
64
Faire l’état des lieux des danseurs
2 personnes

Suivi

65
Retirer la décoration
3 personnes
66
Démonter les chaises et les tables
4 personnes
67
Rassembler la vaisselle
3 personnes
68
Faire la vaisselle
3 personnes
69
Rassembler les déchets
3 personnes
70
Nettoyer les vestiaires
2 personnes
71
Nettoyer l'espace public
3 personnes
72
Nettoyer la piste de danse
2 personnes
73
Démonter le matériel audio
3 personnes
74
Démonter l’éclairage
3 personnes
75
Emballer le matériel
4 personnes
76
Fermer le lieu
2 personnes
77
Rapporter le matériel
3 personnes
78
Retourner le matériel loué
2 personnes
79
Laver et ranger les costumes
3 personnes
80
Enregistrer les objets trouvés
81
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 150
Tables pliantesqté 12
Portantsqté 4
Bancs de vestiaireqté 8
Cintresqté 100

Vaisselle

Verresqté 180
Tasses à caféqté 80
Plateauxqté 80
Assiettesqté 180
Fourchettesqté 180
Cuillèresqté 120
Pincesqté 8

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Ordinateur portable
Câbles audioqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 6
Pieds d’éclairageqté 3
Éclairage d’ambianceqté 8
Piles de rechangeqté 24

Décoration

Toiles de fondqté 2
Ballonsqté 100
Ruban à ballonsqté 2
Ruban adhésifqté 6
Nappesqté 12
Compositions floralesqté 6
Panneaux de directionqté 12
Pupitres de programmeqté 4

Matériel de danse

Tapis de danseqté 6
Miroirsqté 4
Matériel d’étirementqté 6
Serviettesqté 30
Bouteilles d'eauqté 30

Vêtements

Portants à vêtementsqté 6
Housses à vêtementsqté 40
Kits de coutureqté 3
Épingles de sûretéqté 100
Défroisseurs vapeurqté 2
Miroirs de maquillageqté 6
Pinceaux de maquillageqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Thermosqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Ouvre-bouteillesqté 4
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 6
Louchesqté 6

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balaisqté 3
Balayette et pelleqté 3
Chiffons microfibresqté 20
Poubellesqté 8
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la salle de représentation et la salle de répétition dès que la date est fixée. Prévoyez au moins un créneau de répétition finale dans les 7 jours précédant le spectacle.
Demandez les inscriptions et les besoins alimentaires en même temps que les coordonnées des danseurs. Relancez les personnes qui n’ont pas répondu 10 jours avant la représentation.
Vérifiez les droits musicaux avant de finaliser le programme, puis rassemblez tous les fichiers sur un ordinateur portable au moins 72 heures à l’avance. Contrôlez aussi l’ordre des morceaux pendant la répétition finale.
Faites l’inventaire des costumes par danseur et essayez-les au minimum 14 jours avant le spectacle. Préparez les portants, cintres et bancs de vestiaire pour éviter les échanges de vêtements dans un espace trop petit.
Attribuez les bénévoles par mission et par horaire : accueil, accompagnement du public, vestiaire et technique. Imprimez le déroulé et les programmes 1 à 2 jours avant, puis gardez des rallonges, multiprises et piles de rechange sur place.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un spectacle de danse ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver les salles, traiter les inscriptions, vérifier les droits musicaux, ajuster les costumes et organiser la technique.
Quand envoyer les invitations pour un spectacle de danse ?: Envoyez-les environ 6 semaines avant la représentation. Fixez une date limite de réponse 3 semaines avant afin de finaliser le programme, le catering et l’accueil du public.
Quand faire la répétition finale d’un spectacle de danse ?: Organisez-la dans les 7 jours précédant le spectacle, avec les costumes, les fichiers musicaux et la technique prévue. Réservez au moins 2 à 3 heures pour tester l’ordre musical et les changements de scène.
Que faut-il vérifier avec la technique avant un spectacle de danse ?: Contrôlez les haut-parleurs, la table de mixage, les microphones, les câbles audio, les rallonges et les multiprises au moins 48 heures avant. Testez aussi les projecteurs de scène et l’éclairage d’ambiance dans la salle de représentation.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.