Checklist balletvoorstelling organiseren

Een balletvoorstelling vraagt meer voorbereiding dan alleen dansers en een podium. Je legt eerst datum, zaal en repetitieruimte vast en werkt daarna voorstellingstijden, techniek, programma en publieksbegeleiding uit. In de laatste weken komen kostuumpassingen, muziekcontroles, uitnodigingen en catering samen. Deze checklist helpt je de 70 taken in de juiste volgorde af te werken, inclusief zaken die vaak pas op de dag zelf worden gemist, zoals back-ups, kleedkamers en een duidelijke podiumindeling.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en zaal vastleggen
2 personen
Voorstellingstijden bepalen
2 personen
Repetitieruimte reserveren
Technische afspraken vastleggen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
Programma samenstellen
2 personen
Programmaboekje ontwerpen
Programmaboekjes drukken
2 personen
Muziekbestanden verzamelen
Muziekbestanden controleren
2 personen
Danserslijst controleren
Kostuums passen
3 personen
Kostuums herstellen
2 personen
Choreografie doornemen
4 personen
Lichtstanden voorbereiden
2 personen
Podiumindeling uitwerken
2 personen
Publieksbegeleiding instrueren
2 personen
EHBO-materialen controleren
Boodschappen doen
3 personen
Kostuums klaarleggen
3 personen
Muziek back-uppen

Event

Zaalvloer controleren
2 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels voor ontvangst plaatsen
2 personen
Geluidsset aansluiten
2 personen
Lichtapparatuur opstellen
2 personen
Lichtstanden testen
2 personen
Muziek testen
2 personen
Kleedkamers inrichten
3 personen
Kostuums per scène sorteren
3 personen
Make-upstations inrichten
2 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Programmaboekjes klaarleggen
2 personen
Dansers laten aankomen
2 personen
Aanwezigheid dansers afvinken
Warming-up begeleiden
2 personen
Technische doorloop uitvoeren
4 personen
Publieksbalie bemannen
2 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Garderobe bemannen
2 personen
Publiek naar zaal begeleiden
3 personen
Voorstelling openen
Voorstelling uitvoeren
12 personen
Pauzedranken serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Publiek terug naar zaal begeleiden
3 personen
Applausmoment begeleiden
2 personen
Dansers feliciteren
2 personen
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
Kleding en make-up opruimen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Catering afsluiten
2 personen
Afval verzamelen
3 personen

Nazorg

Stoelen afbouwen
4 personen
Tafels afbouwen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Kleedkamers schoonmaken
2 personen
Apparatuur inpakken
3 personen
Kostuums verzamelen
3 personen
Kostuums wassen
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Tafelsaantal 8
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 120
Kleedkamertafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 20

Apparatuur

Geluidsset
Laptop
Back-up USB-sticksaantal 2
Microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6

Verlichting

Theaterlampenaantal 8
Lichtstatievenaantal 4
Lichtfiltersaantal 12
Zaklampenaantal 4

Servies

Waterglazenaantal 140
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Gebaksvorkjesaantal 120
Koffielepelsaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Maatbekersaantal 2
Keukenhanddoekenaantal 12

Decoratie

Gordijnenaantal 4
Bloemstukkenaantal 6
Programmastandaardsaantal 3
Pijlen voor bewegwijzeringaantal 12
Naambordjesaantal 10

Dansmateriaal

Balletschoenenaantal 24
Balletbarresaantal 4
Yogamattenaantal 12
Weerstandsbandenaantal 12

Kleding

Kostuumrekkenaantal 6
Kledinghoezenaantal 30
Naaikoffersaantal 2
Veiligheidsspeldenaantal 100
Haarspeldenaantal 200
Haarlakaantal 6
Make-upspiegelsaantal 6
Make-upsetsaantal 6

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Vuilnisbakkenaantal 6
Dweilsetsaantal 2
Stoffer en blikaantal 3
Reinigingsdoekenaantal 20
Desinfecterende handgelaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Antislipmattenaantal 8

Kantoor

Printpapieraantal 2
Pennenaantal 20
Plakbandaantal 6
Schrijfmappenaantal 6

Tips

Plan de technische doorloop uiterlijk één week voor de voorstelling. Test daarbij de geluidsset, microfoons, theaterlampen, lichtfilters en alle verlengkabels in de zaal waar je optreedt.
Maak twee back-ups van alle muziekbestanden op aparte USB-sticks en speel elk bestand volledig af. Een laptop met één lokale kopie is geen betrouwbare reserve als een bestand niet opent.
Leg kostuums per danser en per scène klaar, inclusief herstelde kleding en kledinghangers. Plan de laatste pasronde minimaal 7 dagen vooraf, zodat ontbrekende maten of reparaties nog kunnen worden opgelost.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen voordat je de cateringhoeveelheden bepaalt. Zet koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen klaar en reken per publiekslid op een eigen glas of kopje plus een kleine reserve.
Geef publieksbegeleiders vooraf een kort draaiboek met zaalopening, garderobe, pauzemoment en noodprocedure. Controleer op de dag zelf stoelen, garderoberekken, zaklampen en EHBO-materialen voordat het publiek binnenkomt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een balletvoorstelling organiseren?: Leg datum, zaal en repetitieruimte bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf vast. Begin uiterlijk 8 weken voor de voorstelling met uitnodigingen, programma, techniek en kostuums.
Wanneer moet de technische doorloop van een balletvoorstelling plaatsvinden?: Plan de technische doorloop 5 tot 7 dagen voor de voorstelling. Test dan muziek, lichtstanden, podiumindeling, microfoons en reserveapparatuur; doe op de dag zelf nog een korte controle van 30 minuten.
Hoeveel drankjes heb ik nodig bij een balletvoorstelling?: Voor het eerste uur kun je rekenen op 2 tot 3 drankjes per persoon, afhankelijk van de ontvangst en pauze. Tel daarnaast ongeveer 10 procent reserve en stem koffie, water en overige catering af op het aantal aanmeldingen.
Wanneer moeten de kostuums voor een balletvoorstelling klaar zijn?: Laat alle kostuums uiterlijk 7 dagen vooraf passen en herstellen. Leg ze vervolgens per danser en scène klaar op de avond vóór de voorstelling, zodat je alleen nog ontbrekende onderdelen hoeft te controleren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.