Eine Tanzvorstellung Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Tanzvorstellung müssen Bühne, Tänzer, Musik und Publikum gleichzeitig funktionieren. Beginne deshalb mit Termin und Ort, bevor du Einladungen verschickst oder Technik reservierst. Danach legst du Vorstellungszeiten, Probenplan und Programm fest und sammelst alle Informationen an einer Stelle. In den letzten Tagen zählen vor allem eine vollständige Kostüm- und Technikprüfung, eine feste Reihenfolge der Musik und klar verteilte Aufgaben vor Ort.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2
Vorstellungszeiten festlegen
2 Personen
3
Proberaum reservieren
4
Einladungen erstellen
2 Personen
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Programm zusammenstellen
2 Personen
9
Musikrechte prüfen
10
Musikdateien sammeln
2 Personen
11
Tänzerliste festhalten
2 Personen
12
Kontaktdaten der Tänzer überprüfen
13
Kleidung und Kostüme inventarisieren
3 Personen
14
Kostüme anpassen
3 Personen
15
Technische Anforderungen festhalten
2 Personen
16
Technische Geräte reservieren
17
Catering reservieren
18
Freiwillige einteilen
2 Personen
19
Publikumsbetreuung planen
2 Personen
20
Drehbuch ausdrucken
21
Programmhefte drucken
2 Personen
22
Letzte Probe durchführen
12 Personen
23
Musikreihenfolge prüfen
2 Personen
24
Kostüme bereitlegen
4 Personen
25
Einkaufen gehen
2 Personen
26
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
27
Eingang und Garderobe einrichten
3 Personen
28
Publikumssitze aufstellen
4 Personen
29
Tanzfläche kontrollieren
2 Personen
30
Tontechnik anschließen
3 Personen
31
Beleuchtung installieren
3 Personen
32
Beschallungsanlage testen
3 Personen
33
Lichtmodi testen
3 Personen
34
Umkleidekabinen einrichten
3 Personen
35
Kostüme sortieren
4 Personen
36
Make-up-Bereich einrichten
2 Personen
37
Catering bereitstellen
3 Personen
38
Programmhefte auslegen
2 Personen
39
Wegweiser aufhängen
2 Personen
40
Sicherheitswege freimachen
2 Personen

Event

41
Tänzer empfangen
3 Personen
42
Anwesenheit der Tänzer registrieren
2 Personen
43
Letzte Bühnenkontrolle durchführen
3 Personen
44
Publikum empfangen
4 Personen
45
Karten und Programme prüfen
2 Personen
46
Garderobe besetzen
2 Personen
47
Besucher zu den Sitzplätzen begleiten
3 Personen
48
Vorstellung eröffnen
49
Musik und Licht bedienen
2 Personen
50
Tänzer beim Umziehen begleiten
3 Personen
51
Getränke servieren
3 Personen
52
Getränke nachfüllen
2 Personen
53
Snacks servieren
3 Personen
54
Pause ankündigen
55
Publikum in der Pause begleiten
3 Personen
56
Umkleidekabinen ordentlich halten
2 Personen
57
Vorstellung fortsetzen
2 Personen
58
Applausmoment begleiten
2 Personen
59
Publikum zum Ausgang begleiten
3 Personen
60
Ausgabe an der Garderobe organisieren
2 Personen
61
Informellen Austausch moderieren
3 Personen
62
Letzte Getränke servieren
2 Personen
63
Geräte ausschalten
2 Personen
64
Tänzer auschecken
2 Personen

Nachbereitung

65
Dekoration entfernen
3 Personen
66
Stühle und Tische abbauen
4 Personen
67
Geschirr sammeln
3 Personen
68
Geschirr abwaschen
3 Personen
69
Abfall sammeln
3 Personen
70
Umkleiden reinigen
2 Personen
71
Publikumsbereich reinigen
3 Personen
72
Tanzfläche reinigen
2 Personen
73
Tonanlage abbauen
3 Personen
74
Beleuchtung abbauen
3 Personen
75
Materialien einpacken
4 Personen
76
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
77
Materialien zurückbringen
3 Personen
78
Gemietete Geräte zurückgeben
2 Personen
79
Kostüme waschen und verstauen
3 Personen
80
Fundgegenstände registrieren
81
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 150
KlappischeAnz. 12
GarderobenständerAnz. 4
UmkleidebänkeAnz. 8
KleiderbügelAnz. 100

Geschirr

GläserAnz. 180
KaffeetassenAnz. 80
ServierplattenAnz. 80
TellerAnz. 180
GabelnAnz. 180
LöffelAnz. 120
ZangenAnz. 8

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
Laptop
AudiokabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6

Beleuchtung

BühnenstrahlerAnz. 6
LichtstativeAnz. 3
StimmungsbeleuchtungAnz. 8
ErsatzbatterienAnz. 24

Dekoration

HintergrundtücherAnz. 2
BallonsAnz. 100
BallonbandAnz. 2
KlebebandAnz. 6
TischdeckenAnz. 12
BlumenarrangementsAnz. 6
WegweiserAnz. 12
ProgrammständerAnz. 4

Tanzmaterial

TanzmattenAnz. 6
SpiegelAnz. 4
Dehn- und StretchmaterialAnz. 6
HandtücherAnz. 30
WasserflaschenAnz. 30

Kleidung

KleiderständerAnz. 6
KleiderhüllenAnz. 40
NähsetsAnz. 3
SicherheitsnadelnAnz. 100
KleiderdampferAnz. 2
Make-up-SpiegelAnz. 6
Make-up-PinselAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
ThermoskannenAnz. 6
EiswürfelbehälterAnz. 4
FlaschenöffnerAnz. 4
SchneidebretterAnz. 3
MesserAnz. 6
ServierlöffelAnz. 6

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesenAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
MikrofasertücherAnz. 20
AbfallbehälterAnz. 8
ToilettenbürstenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige Termin und Veranstaltungsort zuerst und plane die Vorstellungszeiten so, dass Aufbau, Einlass und Abbau jeweils einen eigenen Zeitblock bekommen. Eine letzte Probe sollte nicht direkt mit dem Einlass kollidieren.
Sammle Anmeldungen, Ernährungswünsche und Kontaktdaten der Tänzer in einer Liste und setze eine Rückmeldefrist von mindestens 7 Tagen vor der Vorstellung. So fehlen dir am Ende weder Personen noch Verpflegungsangaben.
Prüfe Musikrechte, Musikdateien und die Reihenfolge spätestens 10 Tage vorher. Speichere die finale Version zusätzlich auf einem Laptop und teste Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Audiokabel und Verlängerungskabel bei der letzten Probe.
Lege Kostüme, Kleiderbügel, Garderobenständer und Umkleidebänke nach Tänzerliste bereit und kontrolliere jedes Kostüm mindestens 3 Tage vorher. Änderungen kurz vor dem Auftritt führen sonst schnell zu fehlenden Teilen oder falschen Größen.
Plane Publikum, Freiwillige und Catering getrennt vom Bühnenablauf und drucke Drehbuch sowie Programmhefte spätestens 2 Tage vorher. Für den Saal brauchst du außerdem einen klaren Platz für Stühle, Klappische, Gläser, Teller und Besteck.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man eine Tanzvorstellung organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Ort und Proberaum. Einladungen sollten mindestens 4 Wochen vor der Vorstellung verschickt werden, damit Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig vorliegen.
Wann sollte die letzte Probe vor einer Tanzvorstellung stattfinden?: Plane die letzte vollständige Probe 1 bis 3 Tage vor der Vorstellung. Dabei sollten Musikreihenfolge, Kostümwechsel, Licht, Mikrofone und der gesamte Ablauf getestet werden.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für eine Tanzvorstellung?: Rechne mindestens 2 bis 3 Stunden für Technik, Bühnenstrahler, Lichtstative, Sitzplätze, Garderobe und Catering ein. Wenn Lautsprecher oder Mischpult erstmals am Veranstaltungsort aufgebaut werden, plane zusätzlich 30 Minuten für einen Funktionstest ein.
Wann muss man Kostüme und Technik kontrollieren?: Kontrolliere Kostüme mindestens 3 Tage vorher und die komplette Technik spätestens bei der letzten Probe. Ersatzbatterien, Klebeband und zusätzliche Verlängerungskabel solltest du am Veranstaltungstag griffbereit halten.

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