Zo organiseer je een dansparade

Een dansparade begint niet bij de muziek, maar bij een haalbare route, een vast startpunt en duidelijke afspraken met gemeente en deelnemers. Leg daarna het programma vast, bevestig dansgroepen en regel verkeersbegeleiding en EHBO. Open tijdig de aanmelding, zodat je aantallen, dieetwensen en vrijwilligers kunt plannen. In de laatste week draait alles om techniek, bewegwijzering, polsbandjes, catering en een draaiboek dat ook onderweg bruikbaar is.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
3 personen
2
Vergunning controleren
2 personen
3
Route en startpunt reserveren
2 personen
4
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
5
Dansgroepen benaderen
2 personen
6
Optredens bevestigen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
3 personen
8
Aanmeldformulier openen
9
Routekaart publiceren
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Vrijwilligers werven
2 personen
13
Verkeersregelaars instrueren
2 personen
14
EHBO-post afstemmen
2 personen
15
Artiesteninformatie versturen
16
Draaiboek afdrukken
2 personen
17
Muziekbestanden controleren
2 personen
18
Polsbandjes en badges sorteren
2 personen
19
Materialen inventariseren
2 personen
20
Boodschappenlijst controleren
2 personen
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Dranken gekoeld opslaan
2 personen
23
Hapjes voorbereiden
4 personen
24
Catering per dieetwens labelen
2 personen
25
Route bewegwijzeren
4 personen
26
Start- en eindpunt afzetten
4 personen
27
Tenten opbouwen
6 personen
28
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
29
Geluidsinstallatie opbouwen
4 personen
30
Stroomvoorziening aansluiten
3 personen
31
Verlichting installeren
3 personen
32
Decoratie ophangen
4 personen
33
Inschrijftafel inrichten
2 personen
34
Cateringbuffet inrichten
4 personen
35
EHBO-tafel inrichten
2 personen
36
Afvalpunten plaatsen
2 personen

Event

37
Dansgroepen ontvangen
3 personen
38
Deelnemers registreren
4 personen
39
Polsbandjes uitdelen
3 personen
40
Artiesten laten soundchecken
3 personen
41
Openingsdans begeleiden
3 personen
42
Parade opstellen
6 personen
43
Parade begeleiden
12 personen
44
Publiek langs de route begeleiden
8 personen
45
Verkeerspunten bemannen
8 personen
46
Muziek tijdens de route bedienen
3 personen
47
Water uitdelen
4 personen
48
Dansworkshops begeleiden
5 personen
49
Hapjes serveren
4 personen
50
Dranken serveren
3 personen
51
Dranken bijvullen
3 personen
52
Buffet bijvullen
3 personen
53
Optredens aankondigen
54
Optredens begeleiden
4 personen
55
Podiumgeluid bedienen
2 personen
56
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
57
EHBO-verzoeken opvangen
2 personen
58
Toiletten controleren
2 personen
59
Afvalpunten legen
3 personen
60
Afsluiting aankondigen
61
Bezoekers veilig laten vertrekken
6 personen

Nazorg

62
Catering afbouwen
4 personen
63
Geluidsapparatuur afkoppelen
4 personen
64
Verlichting uitschakelen
2 personen
65
Meubilair afbreken
5 personen
66
Versiering verwijderen
3 personen
67
Routeborden verwijderen
4 personen
68
Afval verzamelen
5 personen
69
Terrein schoonmaken
5 personen
70
Servies afwassen
3 personen
71
Materialen controleren
2 personen
72
Geleende spullen retourneren
3 personen
73
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
74
Vermiste spullen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 8
Buffettafelsaantal 4
Kleedkamerschermenaantal 4
Kledingrekkenaantal 4
Opbergkrattenaantal 20

Apparatuur

Actieve speakersaantal 4
Subwoofersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
DJ-controller
Laptopaantal 2
Koptelefoonsaantal 3
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 10
Haspelsaantal 6
Powerbanksaantal 8

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 8
LED-bouwlampenaantal 6
Lichtstatievenaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 8

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenaantal 200
Ballonpompenaantal 4
Podiumdoekenaantal 4
Routebordenaantal 20
Pijlbordenaantal 16
Afzetlintaantal 10
Verkeerskegelsaantal 30
Dranghekkenaantal 20

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Koffiebekersaantal 120
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerbladenaantal 12
Schenkkanenaantal 8
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 8
IJscontainersaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesjesaantal 6
Opscheplepelsaantal 8
Tangenaantal 8
Keukenkommenaantal 8
Voedselbakkenaantal 16
Etikettenrollenaantal 4
Koeltassenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Handvegersaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Desinfectiesprayaantal 6
Afvalgrijpersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg route, startpunt en vergunning eerst vast. Controleer uiterlijk enkele maanden vooraf welke toestemming nodig is en reserveer het startpunt voordat je dansgroepen definitief bevestigt.
Plan muziek en optredens op basis van de route en looptijd. Controleer muziekbestanden minimaal één week vooraf en test speakers, mengpaneel, microfoons, kabels en stroompunten vóór de opbouw.
Open de aanmelding zodra programma en routekaart vaststaan. Verzamel dieetwensen met een sluitingsdatum, bijvoorbeeld 10 dagen voor de parade, en label catering per persoon of dieet.
Geef verkeersregelaars en vrijwilligers één korte instructie met posten, tijden en telefoonnummers. Plan dit uiterlijk een week vooraf; op de dag zelf moeten zij niet meer uitzoeken waar ze horen te staan.
Maak de laatste controle fysiek zichtbaar langs de route. Zet routeborden en pijlborden vóór de eerste deelnemers klaar, sorteer polsbandjes en badges per groep en houd een gedrukt draaiboek bij de organisatiepost.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een dansparade organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, route, startpunt en vergunning. Reserveer dansgroepen, verkeersregelaars en EHBO uiterlijk 8 weken voor de parade, omdat beschikbaarheid daarna snel beperkt kan zijn.
Wanneer vraag je een vergunning aan voor een dansparade?: Controleer direct na het kiezen van datum en route welke vergunning nodig is. Dien de aanvraag zo vroeg mogelijk in en houd minimaal 8 tot 12 weken aan, tenzij de gemeente een andere termijn voorschrijft.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een dansparade?: Tel naast de organisatie minimaal één aanspreekpunt per dansgroep of deelroute, plus verkeersregelaars op ieder relevant kruispunt. Maak de bezetting uiterlijk 2 weken vooraf rond en plan een instructie van 30 tot 45 minuten.
Wanneer bereid je de catering voor een dansparade?: Verzamel dieetwensen tot ongeveer 10 dagen vooraf en koop houdbare boodschappen uiterlijk 2 dagen voor de parade. Bereid hapjes zo laat mogelijk, bewaar dranken gekoeld en label dieetcatering vóór het uitserveren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.