Organiser un défilé de danse, étape par étape

Un défilé de danse se prépare d’abord dans la rue, pas sur la scène. Commence par fixer la date, le parcours et le point de départ, puis vérifie les autorisations avant de confirmer les groupes. Les inscriptions, la musique, la circulation et les secours doivent ensuite être coordonnés dans un même déroulé. Les derniers jours servent surtout à contrôler le matériel, le catering, le balisage et les informations transmises aux participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
3 personnes
2
Vérifier le permis
2 personnes
3
Réserver l’itinéraire et le point de départ
2 personnes
4
Établir le programme musical
2 personnes
5
Contacter des groupes de danse
2 personnes
6
Confirmer les prestations
2 personnes
7
Envoyer les invitations
3 personnes
8
Ouvrir le formulaire d’inscription
9
Publier la carte du parcours
2 personnes
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Recruter des bénévoles
2 personnes
13
Briefer les régulateurs de trafic
2 personnes
14
Coordonner le poste de premiers secours
2 personnes
15
Envoyer les informations sur les artistes
16
Imprimer le déroulé
2 personnes
17
Vérifier les fichiers musicaux
2 personnes
18
Trier les bracelets et les badges
2 personnes
19
Inventorier le matériel
2 personnes
20
Vérifier la liste des courses
2 personnes
21
Faire les courses
3 personnes
22
Stocker les boissons au frais
2 personnes
23
Préparer les en-cas
4 personnes
24
Étiqueter le catering par régime alimentaire
2 personnes
25
Balisage du parcours
4 personnes
26
Balisage du point de départ et d'arrivée
4 personnes
27
Monter les tentes
6 personnes
28
Installer les tables et les chaises
5 personnes
29
Installer le système de sonorisation
4 personnes
30
Brancher l'alimentation électrique
3 personnes
31
Installer l'éclairage
3 personnes
32
Installer la décoration
4 personnes
33
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
34
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
35
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
36
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes

Événement

37
Accueillir les groupes de danse
3 personnes
38
Enregistrer les participants
4 personnes
39
Distribuer les bracelets
3 personnes
40
Faire faire la balance sonore aux artistes
3 personnes
41
Encadrer la danse d’ouverture
3 personnes
42
Mettre en place le défilé
6 personnes
43
Encadrer la parade
12 personnes
44
Encadrer le public le long du parcours
8 personnes
45
Occuper les points de circulation
8 personnes
46
Gérer la musique pendant le parcours
3 personnes
47
Distribuer de l'eau
4 personnes
48
Animer les ateliers de danse
5 personnes
49
Servir des amuse-bouches
4 personnes
50
Servir les boissons
3 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
52
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
53
Annoncer les spectacles
54
Accompagner les spectacles
4 personnes
55
Gérer le son de scène
2 personnes
56
Répondre aux questions du public
2 personnes
57
Répondre aux demandes de premiers secours
2 personnes
58
Vérifier les toilettes
2 personnes
59
Vider les points de collecte des déchets
3 personnes
60
Annoncer la clôture
61
Faire partir les visiteurs en toute sécurité
6 personnes

Suivi

62
Démonter le catering
4 personnes
63
Débrancher le matériel de sonorisation
4 personnes
64
Éteindre l’éclairage
2 personnes
65
Démonter le mobilier
5 personnes
66
Retirer la décoration
3 personnes
67
Retirer les panneaux de signalisation
4 personnes
68
Rassembler les déchets
5 personnes
69
Nettoyer le site
5 personnes
70
Faire la vaisselle
3 personnes
71
Vérifier le matériel
2 personnes
72
Rendre les articles empruntés
3 personnes
73
Ranger le stock restant
2 personnes
74
Enregistrer les objets perdus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 8
Tables de buffetqté 4
Paravents de vestiaireqté 4
Portants à vêtementsqté 4
Caisses de rangementqté 20

Équipement

Intervenants actifsqté 4
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Contrôleur DJ
Ordinateur portableqté 2
Casques audioqté 3
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Enrouleursqté 6
Batteries externesqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Projecteurs de chantier LEDqté 6
Pieds d’éclairageqté 4
Lampes à pilesqté 8

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 200
Pompes à ballonsqté 4
Tentures de scèneqté 4
Panneaux de directionqté 20
Panneaux indicateursqté 16
Ruban de balisageqté 10
Cônes de signalisationqté 30
Barrières de fouleqté 20

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Gobelets à caféqté 120
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 8
Thermosqté 6

Cuisine

Glacièresqté 8
Conteneurs à glaceqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux d’officeqté 6
Louchesqté 8
Pincesqté 8
Bols de cuisineqté 8
Bacs alimentairesqté 16
Rouleaux d'étiquettesqté 4
Sacs isothermesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balais à mainqté 4
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Spray désinfectantqté 6
Pinces à déchetsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloque le parcours avant de contacter les groupes : réserve le point de départ et vérifie le permis nécessaire plusieurs semaines à l’avance. Publie ensuite une carte simple avec le lieu de rendez-vous, le sens de marche et l’horaire.
Confirme chaque prestation par écrit et demande les besoins techniques au plus tard 10 jours avant le défilé. Vérifie notamment les fichiers musicaux, la table de mixage, les microphones et les rallonges avant le montage.
Prévois les bénévoles par fonction, pas seulement en nombre : les régulateurs de trafic, l’accueil, le vestiaire, le catering et le poste de premiers secours doivent chacun avoir un responsable identifié.
Ferme les inscriptions avec une date précise et recueille les régimes alimentaires avant les achats. Étiquette les encas et les boissons par régime afin d’éviter les recherches au moment du service.
Le jour précédent, inventorie les tables, tentes, panneaux, éclairages et caisses de rangement. Installe le balisage du parcours assez tôt pour laisser le temps de corriger un panneau manquant ou une rallonge trop courte.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un défilé de danse ?: Prévois au moins 8 à 12 semaines pour obtenir les autorisations, réserver le parcours et confirmer les groupes. Garde les 7 derniers jours pour les inscriptions, le briefing des bénévoles et les contrôles techniques.
Quand faut-il demander le permis pour un défilé de danse ?: La demande doit partir dès que la date et l’itinéraire sont définis, idéalement 8 semaines avant l’événement. Ne confirme pas définitivement le parcours public avant d’avoir vérifié les délais et les conditions de l’autorité compétente.
Combien de bénévoles faut-il pour un défilé de danse ?: Pour un petit défilé, prévois au minimum 1 responsable de parcours, 2 à 4 régulateurs de trafic, 2 personnes à l’accueil et 2 personnes pour le catering et le vestiaire. Ajoute une équipe dédiée aux premiers secours selon les exigences du lieu et du permis.
Quand préparer la musique et le matériel technique ?: Demande les fichiers musicaux et les besoins des artistes 10 à 14 jours avant le défilé. Fais un inventaire complet la veille, puis teste le contrôleur DJ, l’ordinateur portable, les microphones, les subwoofers et toutes les alimentations avant l’arrivée du public.

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