Zo organiseer je een danskamp zonder last-minute chaos

Begin een danskamp niet met de choreografie, maar met datum, programma, zalen en begeleiding. Daarna leg je de inschrijving vast, zodat je op tijd weet hoeveel deelnemers komen en welke dieetwensen, medische bijzonderheden en toestemmingen je moet verwerken. Deel de groepen in voordat je de lessen uitwerkt en stem de eindpresentatie daarop af. Plan vervolgens catering, materialen en techniek met een extra controlemoment vóór de start. Vooral geluidsapparatuur, ouderinformatie en de inrichting van de ontvangst- en dansruimtes worden vaak te laat geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en zalen reserveren
3
Docenten en begeleiders vastleggen
2 personen
4
Inschrijfformulier maken
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Medische bijzonderheden verzamelen
9
Toestemmingen controleren
2 personen
10
Deelnemerslijst opstellen
11
Groepsindeling maken
2 personen
12
Danslessen voorbereiden
3 personen
13
Muziek en choreografie selecteren
3 personen
14
Eindpresentatie samenstellen
3 personen
15
Ouderinformatie versturen
16
Catering bestellen
2 personen
17
Materialen controleren
2 personen
18
Geluidsapparatuur testen
2 personen
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Dansmaterialen klaarzetten
2 personen
21
Naamkaartjes maken
2 personen
22
Deelnemersinformatie printen
23
Ontvangstruimte inrichten
3 personen
24
Danszalen klaarzetten
4 personen
25
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
26
Geluidsinstallatie opbouwen
2 personen
27
Muziek testen
2 personen
28
Versiering ophangen
3 personen
29
Dranken koud zetten
2 personen
30
Lunch en snacks voorbereiden
3 personen

Event

31
Aanmeldtafel bemannen
2 personen
32
Deelnemers ontvangen
3 personen
33
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
34
Huisregels uitleggen
2 personen
35
Warming-up begeleiden
2 personen
36
Dansworkshop groep één geven
2 personen
37
Dansworkshop groep twee geven
2 personen
38
Water en snacks uitdelen
2 personen
39
Dranken bijvullen
40
Choreografie oefenen
4 personen
41
Pauze begeleiden
3 personen
42
Avondmaaltijd uitserveren
4 personen
43
Dieetmaaltijden controleren
2 personen
44
Tafels afruimen
3 personen
45
Avondworkshop begeleiden
3 personen
46
Eindpresentatie klaarzetten
4 personen
47
Publiek ontvangen
2 personen
48
Eindpresentatie begeleiden
4 personen
49
Deelnemers bedanken
2 personen
50
Deelnemers veilig laten vertrekken
4 personen

Nazorg

51
Afval verzamelen
3 personen
52
Servies afwassen
3 personen
53
Geluidsapparatuur afbreken
2 personen
54
Danszalen opruimen
4 personen
55
Locatie schoonmaken
4 personen
56
Meubilair terugplaatsen
3 personen
57
Materialen inventariseren
2 personen
58
Geleende materialen retourneren
2 personen
59
Overgebleven eten verwerken
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 45
Barkrukkenaantal 4
Kledingrekkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 50
Bordenaantal 50
Kommetjesaantal 40
Vorkenaantal 50
Messenaantal 50
Lepelsaantal 50
Opscheplepelsaantal 6

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Audiokabelsaantal 6
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Laptop
Oplaadstationsaantal 2
EHBO-koffer
Thermometeraantal 2
Brandblusdeken

Sportmateriaal

Dansmattenaantal 35
Yogamattenaantal 35
Stretchbandenaantal 35
Danslintenaantal 35
Trainingshoepelsaantal 10
Foamrollersaantal 10
Waterflessenaantal 40
Handdoekenaantal 40
Reserve-T-shirtsaantal 10
Pionnenaantal 20
Stopwatchesaantal 3

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Slingersaantal 8
Stoffen doekenaantal 6
Naamkaartjesaantal 40
Pijlbordjesaantal 10
Stiftenaantal 12
Plakbandaantal 6
Kleefgumaantal 4
Flip-over
Flip-overpapier
Permanente markersaantal 8
Printpapieraantal 250
Kleurpolsbandjesaantal 50

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveerschalenaantal 8
Thermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Gardeaantal 2
Maatbekersaantal 2
Keukentangenaantal 4
Ovenhandschoenenaantal 2

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezem en blikaantal 3
Microvezeldoekenaantal 20

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 4
Ledspotsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma vast in blokken voordat je docenten briefet: noteer per dansles de zaal, groep, docent en benodigde materialen. Houd ook tijd vrij voor pauzes, eten, omkleden en de eindpresentatie.
Sluit de inschrijving niet pas bij de start van het kamp. Verzamel dieetwensen, medische bijzonderheden en toestemmingen uiterlijk enkele dagen eerder, zodat deelnemersinformatie en groepsindeling nog aangepast kunnen worden.
Maak de groepsindeling op basis van niveau, leeftijd en zaalcapaciteit. Zet naamkaartjes en een geprinte deelnemerslijst klaar bij de ontvangst, zodat begeleiders niet op hun telefoon hoeven te zoeken.
Test speakers, mengpaneel, microfoons, audiokabels, verlengsnoeren en stekkerdozen vóór de deelnemers arriveren. Controleer ook of laptop en oplaadstations beschikbaar zijn; een ontbrekende kabel kan een hele eindpresentatie vertragen.
Richt de zalen in vóór de eerste les: leg dans- en yogamatten, stretchbanden, danslinten en andere materialen per groep klaar. Zet tafels, stoelen, afvalbakken en herbruikbare bekers alvast op hun vaste plek, zodat pauzes niet ten koste gaan van lestijd.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een danskamp organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma, locatie en docenten. Stuur ouderinformatie en verzamel dieetwensen, medische gegevens en toestemmingen uiterlijk 1 week voor de start.
Hoe deel je deelnemers van een danskamp in groepen in?: Maak de groepsindeling zodra de inschrijving sluit, bij voorkeur 1 tot 2 weken voor het kamp. Gebruik leeftijd, niveau en het aantal beschikbare zalen als uitgangspunt en controleer of elke groep begeleiding heeft.
Wanneer test je de muziek en geluidsapparatuur voor een danskamp?: Test de actieve speakers, het mengpaneel, de microfoons en alle kabels minimaal 1 dag vooraf. Doe op de dag zelf nog een korte soundcheck voordat de eerste les en de eindpresentatie beginnen.
Hoeveel tijd moet je rekenen voor de eindpresentatie van een danskamp?: Plan naast de optredens minimaal 30 tot 45 minuten voor opstellen, omkleden en een doorloop. Leg de choreografieën en muziek uiterlijk enkele dagen vooraf vast, zodat deelnemers niet op het laatste moment nieuwe aanwijzingen krijgen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.