Organiser un stage de danse sans rien laisser au dernier moment
Un stage de danse se prépare d’abord autour du programme, des salles et de l’encadrement, puis avec des informations fiables sur les participants. La répartition des groupes, les besoins médicaux et alimentaires doivent être réglés avant de construire les cours. Prévoyez ensuite le matériel de danse, le son, l’accueil et la présentation finale. Les oublis les plus fréquents concernent les autorisations, les câbles audio, les badges et les informations envoyées aux parents.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le programme
2 personnes
- 2
Réserver le lieu et les salles
- 3
Valider les enseignants et les accompagnateurs
2 personnes
- 4
Créer le formulaire d'inscription
- 5
Envoyer les invitations
2 personnes
- 6
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 7
Recueillir les besoins alimentaires
- 8
Collecter les informations médicales particulières
- 9
Vérifier les autorisations
2 personnes
- 10
Établir la liste des participants
- 11
Faire la répartition des groupes
2 personnes
- 12
Préparer les cours de danse
3 personnes
- 13
Sélectionner la musique et la chorégraphie
3 personnes
- 14
Préparer la présentation finale
3 personnes
- 15
Envoyer les informations aux parents
- 16
Commander le catering
2 personnes
- 17
Vérifier le matériel
2 personnes
- 18
Tester le matériel sonore
2 personnes
- 19
Faire les courses
3 personnes
- 20
Préparer le matériel de danse
2 personnes
- 21
Créer des badges nominatifs
2 personnes
- 22
Imprimer les informations des participants
- 23
Aménager l’espace d’accueil
3 personnes
- 24
Préparer les salles de danse
4 personnes
- 25
Installer les tables et les chaises
3 personnes
- 26
Installer le système de sonorisation
2 personnes
- 27
Tester la musique
2 personnes
- 28
Suspendre la décoration
3 personnes
- 29
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 30
Préparer le déjeuner et les en-cas
3 personnes
Événement
- 31
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
- 32
Accueillir les participants
3 personnes
- 33
Distribuer les badges
2 personnes
- 34
Expliquer le règlement intérieur
2 personnes
- 35
Animer l'échauffement
2 personnes
- 36
Animer l'atelier de danse du groupe un
2 personnes
- 37
Animer l'atelier de danse du groupe deux
2 personnes
- 38
Distribuer de l'eau et des snacks
2 personnes
- 39
Réapprovisionner les boissons
- 40
Répéter la chorégraphie
4 personnes
- 41
Encadrer la pause
3 personnes
- 42
Servir le dîner
4 personnes
- 43
Vérifier les repas adaptés
2 personnes
- 44
Dégager les tables
3 personnes
- 45
Animer l’atelier du soir
3 personnes
- 46
Installer la présentation finale
4 personnes
- 47
Accueillir le public
2 personnes
- 48
Animer la présentation finale
4 personnes
- 49
Remercier les participants
2 personnes
- 50
Faire partir les participants en toute sécurité
4 personnes
Suivi
- 51
Rassembler les déchets
3 personnes
- 52
Faire la vaisselle
3 personnes
- 53
Démonter le matériel audio
2 personnes
- 54
Ranger les salles de danse
4 personnes
- 55
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 56
Remettre le mobilier en place
3 personnes
- 57
Inventorier le matériel
2 personnes
- 58
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
- 59
Traiter les restes
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables pliantesqté 8
- Chaisesqté 45
- Tabourets de barqté 4
- Portants à vêtementsqté 4
- Poubellesqté 6
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 50
- Assiettesqté 50
- Petits bolsqté 40
- Fourchettesqté 50
- Couteauxqté 50
- Cuillèresqté 50
- Louchesqté 6
Équipement
- Intervenants actifsqté 2
- Table de mixage
- Microphonesqté 2
- Pieds de microqté 2
- Câbles audioqté 6
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 4
- Ordinateur portable
- Stations de rechargeqté 2
- Trousse de premiers secours
- Thermomètreqté 2
- Couverture anti-feu
Matériel de sport
- Tapis de danseqté 35
- Tapis de yogaqté 35
- Bandes de résistanceqté 35
- Rubans de danseqté 35
- Cerceaux d’entraînementqté 10
- Rouleaux de mousseqté 10
- Bouteilles d'eauqté 40
- Serviettesqté 40
- T-shirts de rechangeqté 10
- Cônesqté 20
- Chronomètresqté 3
Décoration
- Ballonsqté 100
- Guirlandesqté 8
- Chiffons en tissuqté 6
- Badges nominatifsqté 40
- Panneaux de directionqté 10
- Marqueursqté 12
- Ruban adhésifqté 6
- Pâte adhésiveqté 4
- Paperboard
- Papier pour chevalet
- Marqueurs permanentsqté 8
- Papier d’impressionqté 250
- Bracelets colorésqté 50
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
- Plateaux de serviceqté 8
- Thermosqté 4
- Carafes d’eauqté 6
- Glacièresqté 4
- Carafesqté 2
- Verres doseursqté 2
- Pinces de cuisineqté 4
- Gants de cuisineqté 2
Nettoyage
- Seaux de nettoyageqté 4
- Serpillièresqté 4
- Balai et pelleqté 3
- Chiffons microfibresqté 20
Éclairage
- Guirlandes lumineuses LEDqté 4
- Projecteurs LEDqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez par fixer la date, le programme et les salles, puis confirmez les enseignants et les accompagnateurs avant d’ouvrir les inscriptions. Gardez au moins 2 semaines entre la clôture des inscriptions et le premier cours pour organiser les groupes.
- Dans le formulaire, demandez les informations alimentaires, médicales et les autorisations nécessaires. Relancez les familles 7 jours avant le stage si un dossier reste incomplet.
- Répartissez les participants par niveau et par effectif avant de préparer les cours. Prévoyez une salle adaptée à chaque groupe et vérifiez que les tapis, rubans, cerceaux et autres accessoires sont disponibles en quantité suffisante.
- Testez le système sonore au moins 2 heures avant l’arrivée du premier groupe : table de mixage, microphones, câbles, rallonges, multiprises et ordinateur doivent fonctionner ensemble. Gardez une solution de lecture de secours avec la musique et la chorégraphie.
- Installez l’accueil avec les badges, la liste imprimée des participants, les tables et les chaises avant l’ouverture des portes. Prévoyez aussi un emplacement clairement identifié pour les bouteilles d’eau, les vêtements et les déchets.
Questions fréquentes
- Combien de temps à l’avance organiser un stage de danse ?
- Commencez la réservation des salles et la confirmation des enseignants 6 à 8 semaines avant le stage. Ouvrez les inscriptions environ 4 semaines avant, puis clôturez-les au moins 14 jours avant pour former les groupes et préparer les cours.
- Quand envoyer les informations aux parents ?
- Envoyez les informations pratiques dès que l’inscription est confirmée, puis un rappel complet 7 jours avant le stage. Indiquez les horaires, les salles, la tenue, les repas, les autorisations et les coordonnées à contacter le jour même.
- Comment répartir les participants dans les groupes de danse ?
- Faites la répartition après la clôture des inscriptions, en tenant compte du niveau, de l’âge et des besoins particuliers. Finalisez les groupes au plus tard 7 jours avant le stage afin d’adapter les cours et la présentation finale.
- Quand tester le matériel sonore pour un stage de danse ?
- Faites un premier test pendant la préparation, puis un test complet au moins 2 heures avant l’accueil des participants. Vérifiez la table de mixage, les microphones, les câbles, les rallonges, les multiprises et la lecture de toute la musique prévue.
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