Tanzcamp organisieren: So planst du den Ablauf
Ein Tanzcamp steht und fällt mit einer sauberen Reihenfolge: Erst legst du Termin, Programm und Räume fest, danach kümmerst du dich um Lehrkräfte, Anmeldungen und Gruppen. Vor dem Start müssen Gesundheitsangaben, Elterninformationen und Genehmigungen geklärt sein. Plane außerdem genug Zeit für die Vorbereitung der Tanzsäle, der Musik und der Tontechnik ein. Besonders am Camp-Tag werden Empfang, Getränke, Materialien und die Abschlusspräsentation schnell zu Engpässen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Location und Räume reservieren
- 3
Lehrkräfte und Begleitpersonen festlegen
2 Personen
- 4
Anmeldeformular erstellen
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Medizinische Besonderheiten erfassen
- 9
Genehmigungen prüfen
2 Personen
- 10
Teilnehmerliste erstellen
- 11
Gruppen einteilen
2 Personen
- 12
Tanzstunden vorbereiten
3 Personen
- 13
Musik und Choreografie auswählen
3 Personen
- 14
Abschlusspräsentation zusammenstellen
3 Personen
- 15
Elterninformationen versenden
- 16
Catering bestellen
2 Personen
- 17
Materialien prüfen
2 Personen
- 18
Tonanlage testen
2 Personen
- 19
Einkaufen gehen
3 Personen
- 20
Tanzmaterialien bereitstellen
2 Personen
- 21
Namensschilder erstellen
2 Personen
- 22
Teilnehmerinformationen ausdrucken
- 23
Empfangsbereich einrichten
3 Personen
- 24
Tanzsäle vorbereiten
4 Personen
- 25
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
- 26
Beschallungsanlage aufbauen
2 Personen
- 27
Musik testen
2 Personen
- 28
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 29
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 30
Mittagessen und Snacks vorbereiten
3 Personen
Event
- 31
Anmeldetisch besetzen
2 Personen
- 32
Teilnehmende empfangen
3 Personen
- 33
Namensschilder verteilen
2 Personen
- 34
Hausregeln erklären
2 Personen
- 35
Aufwärmen betreuen
2 Personen
- 36
Tanzworkshop für Gruppe eins durchführen
2 Personen
- 37
Tanzworkshop Gruppe zwei leiten
2 Personen
- 38
Wasser und Snacks ausgeben
2 Personen
- 39
Getränke nachfüllen
- 40
Choreografie üben
4 Personen
- 41
Pause betreuen
3 Personen
- 42
Abendessen servieren
4 Personen
- 43
Sondermahlzeiten prüfen
2 Personen
- 44
Tische abräumen
3 Personen
- 45
Abendworkshop betreuen
3 Personen
- 46
Abschlusspräsentation vorbereiten
4 Personen
- 47
Publikum empfangen
2 Personen
- 48
Abschlusspräsentation begleiten
4 Personen
- 49
Teilnehmer verabschieden
2 Personen
- 50
Teilnehmer sicher abreisen lassen
4 Personen
Nachbereitung
- 51
Abfall sammeln
3 Personen
- 52
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 53
Tonanlage abbauen
2 Personen
- 54
Tanzsäle aufräumen
4 Personen
- 55
Location reinigen
4 Personen
- 56
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
- 57
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 58
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 59
Übrig gebliebenes Essen verwerten
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KlappischeAnz. 8
- StühleAnz. 45
- BarhockerAnz. 4
- KleiderständerAnz. 4
- AbfallbehälterAnz. 6
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 50
- TellerAnz. 50
- SchälchenAnz. 40
- GabelnAnz. 50
- MesserAnz. 50
- LöffelAnz. 50
- ServierlöffelAnz. 6
Ausstattung
- Aktive LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- MikrofoneAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- AudiokabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Laptop
- LadestationenAnz. 2
- Erste-Hilfe-Koffer
- ThermometerAnz. 2
- Feuerlöschdecke
Sportmaterial
- TanzmattenAnz. 35
- YogamattenAnz. 35
- StretchbänderAnz. 35
- TanzbänderAnz. 35
- TrainingsreifenAnz. 10
- SchaumstoffrollenAnz. 10
- WasserflaschenAnz. 40
- HandtücherAnz. 40
- Ersatz-T-ShirtsAnz. 10
- KegelAnz. 20
- StoppuhrenAnz. 3
Dekoration
- BallonsAnz. 100
- GirlandenAnz. 8
- StofftücherAnz. 6
- NamensschilderAnz. 40
- WegweiserAnz. 10
- StifteAnz. 12
- KlebebandAnz. 6
- KlebestiftAnz. 4
- Flipchart
- Flipchart-Papier
- PermanentmarkerAnz. 8
- DruckpapierAnz. 250
- Farbige ArmbänderAnz. 50
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- Koch- und BrotmesserAnz. 6
- ServierschalenAnz. 8
- ThermoskannenAnz. 4
- WasserkannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- SchneebesenAnz. 2
- MessbecherAnz. 2
- KüchenzangenAnz. 4
- OfenhandschuheAnz. 2
Reinigung
- PutzeimerAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- Besen und KehrblechAnz. 3
- MikrofasertücherAnz. 20
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 4
- LED-SpotsAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Termin und Programm zuerst fest und reserviere die benötigten Räume frühzeitig. Plane getrennte Bereiche für Empfang, Tanzstunden, Pausen und die Abschlusspräsentation ein.
- Schließe die Anmeldung nicht ohne Abfrage von Ernährungswünschen und medizinischen Besonderheiten ab. Erstelle spätestens eine Woche vor Beginn eine aktuelle Teilnehmerliste und teile die Gruppen ein.
- Bereite Tanzstunden, Musik und Choreografien vor dem ersten Camp-Tag vor. Lege Tanzmatten, Yogamatten, Stretchbänder, Tanzbänder und Trainingsreifen je Gruppe bereit, statt sie erst während der Pause zu suchen.
- Teste die Tontechnik mindestens einen Tag vorher: aktive Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Mikrofonständer, Audiokabel und Verlängerungskabel müssen zusammen funktionieren. Halte außerdem einen Laptop und Ladestationen für Musik und Präsentation bereit.
- Richte Empfang und Säle vor dem Eintreffen der Teilnehmenden ein. Namensschilder, gedruckte Teilnehmerinformationen, Wasserflaschen, Sitzplätze und die Verpflegung sollten mindestens 30 Minuten vor Beginn bereitstehen.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man ein Tanzcamp organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Termin mit Datum, Programm, Location und Lehrkräften. Anmeldungen, Gruppen und Catering sollten spätestens 2 Wochen vorher feststehen.
- Wie viele Räume braucht man für ein Tanzcamp?
- Plane mindestens einen geeigneten Tanzsaal und einen separaten Bereich für Empfang und Pausen ein. Bei mehreren Gruppen brauchst du pro parallel laufender Tanzstunde einen eigenen Raum oder einen verbindlichen Wechselplan.
- Wann sollte man die Elterninformationen verschicken?
- Schicke die ersten Informationen direkt nach der Anmeldung und die vollständigen Hinweise spätestens 7 Tage vor Campbeginn. Darin sollten Ablauf, Treffpunkt, benötigte Kleidung, Verpflegung und wichtige medizinische Angaben enthalten sein.
- Wann muss die Tontechnik für ein Tanzcamp getestet werden?
- Teste Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone und Kabel mindestens 24 Stunden vor dem Start. Plane zusätzlich 30 Minuten am Veranstaltungstag ein, um Lautstärke, Musikdateien und Mikrofonpositionen im echten Raum zu prüfen.
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