Zo organiseer je een dansfestival

Begin met de datum, locatie en capaciteit: die bepalen hoeveel workshops, docenten en deelnemers je aankunt. Leg daarna de dansdocenten, het muziekprogramma en de workshopindeling vast voordat je de registratie opent. Plan tijd voor promotie, deelnemersinformatie en het verzamelen van dieetwensen. In de laatste week draait alles om bevestigen, printen en testen: controleer muziekbestanden, geluid, materialen, boodschappen en het draaiboek. Zo voorkom je dat een ontbrekende kabel of onduidelijk programma op de festivaldag voor vertraging zorgt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Dansdocenten benaderen
2 personen
3
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
4
Workshops plannen
3 personen
5
Reserveringen bevestigen
6
Deelnemersregistratie openen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Promotieposters verspreiden
3 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Vrijwilligers inplannen
2 personen
12
Programma publiceren
13
Deelnemersinformatie versturen
14
Artiesteninformatie versturen
15
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
16
Playlist controleren
2 personen
17
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
18
Materialen inventariseren
2 personen
19
Ontbrekende materialen huren
2 personen
20
Naambadges voorbereiden
2 personen
21
Workshoplijsten afdrukken
22
Draaiboek afdrukken
23
Boodschappenlijst controleren
2 personen
24
Boodschappen doen
3 personen
25
Koelproducten opslaan
2 personen
26
Locatie sleutels ophalen
2 personen
27
Ruimtes inspecteren
2 personen
28
Vloeren schoonmaken
3 personen
29
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
30
Dansvlakken markeren
2 personen
31
Ontvangstbalie opbouwen
2 personen
32
Cateringtafel opbouwen
3 personen
33
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
34
Muziek testen
2 personen
35
Verlichting installeren
3 personen
36
Decoratie ophangen
3 personen
37
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen
38
Workshoptassen klaarzetten
3 personen
39
Hapjes voorbereiden
4 personen
40
Dranken koud zetten
2 personen
41
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
42
Toiletten controleren
2 personen
43
Veiligheidsroutes vrijmaken
2 personen
44
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

45
Deelnemers ontvangen
4 personen
46
Aanmeldingen afvinken
3 personen
47
Naambadges uitdelen
2 personen
48
Openingsdans begeleiden
3 personen
49
Workshops begeleiden
6 personen
50
Muziek tussen workshops verzorgen
2 personen
51
Hapjes serveren
3 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Koffie en thee bijvullen
2 personen
54
Dieetopties apart houden
2 personen
55
Pauzeruimte netjes houden
2 personen
56
Workshopwissels aankondigen
57
Optredens begeleiden
3 personen
58
Open dansvloer begeleiden
3 personen
59
Verlichting tijdens optredens bedienen
60
Geluidsniveau controleren
61
Afvalbakken legen
2 personen
62
Toiletten tussentijds schoonmaken
2 personen
63
Afsluiting aankondigen
64
Bezoekers uitchecken
3 personen

Nazorg

65
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
66
Eten en drinken afsluiten
3 personen
67
Decoratie verwijderen
3 personen
68
Meubilair terugplaatsen
4 personen
69
Servies verzamelen
3 personen
70
Servies afwassen
3 personen
71
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
72
Vloeren vegen en dweilen
3 personen
73
Toiletten grondig schoonmaken
2 personen
74
Apparatuur inpakken
3 personen
75
Geleende materialen controleren
2 personen
76
Huurmaterialen retourneren
2 personen
77
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
78
Locatie opleveren
2 personen
79
Gevonden voorwerpen verzamelen
80
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 12
Kapstokkenaantal 4
Kleedkamerschermenaantal 6
Opbergkrattenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 220
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 180
Gebaksbordjesaantal 100
Vorkenaantal 180
Messenaantal 120
Lepelsaantal 120
Serveerschalenaantal 12

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 150
Papieren waaiersaantal 20
Pijlbordenaantal 12
Programmapostersaantal 20
Naambadgesaantal 180
Badgehoudersaantal 180

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Laptop
Audiokabelsaantal 6
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Gaffer tapeaantal 6
Powerbanksaantal 4
Mobiele telefoonsaantal 3
Klembordenaantal 8
Pennenaantal 30

Verlichting

Ledspotsaantal 8
Lichtslingersaantal 6
Verlichtingsstatievenaantal 4
Reserveledlampenaantal 12
Zaklampenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Maatbekersaantal 2
Koelelementenaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Microvezeldoekenaantal 24

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Antislipmattenaantal 12
Afzetlintaantal 4
Werkhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de workshopblokken vast voordat je deelnemers laat inschrijven. Vermeld per workshop de starttijd, duur, zaal en maximale groepsgrootte; anders moet je later veel aanmeldingen handmatig omboeken.
Plan techniek als een aparte controle. Test actieve speakers, het mengpaneel, de draadloze microfoons en alle audiokabels uiterlijk één dag vooraf, en leg verlengkabels en stekkerdozen klaar bij de juiste zaal.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 3 dagen voor het festival. Zet daarin het programma, de inchecktijd, de workshoplijsten, de locatie van kleedkamers en een contactpersoon voor wijzigingen.
Bereken catering op basis van het geregistreerde aantal deelnemers plus de docenten en vrijwilligers. Verwerk dieetwensen zodra de aanmeldingen binnenkomen en bewaar koelproducten pas na controle van de boodschappenlijst.
Maak op de festivaldag één herkenbaar informatiepunt met naambadges, badgehouders, workshoplijsten en pijlborden. Print het draaiboek en de lijsten vooraf; tijdens de ontvangst heb je geen tijd om bestanden te zoeken of printers te regelen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een dansfestival organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf. In de eerste 2 weken leg je datum, locatie en docenten vast; daarna volgen workshops, registratie, promotie en catering. Reserveer de laatste 7 dagen voor bevestigingen en controles.
Hoeveel workshops plan je op een dansfestival?: Plan per zaal maximaal één workshop tegelijk en houd per workshop rekening met 15 minuten wisseltijd. Bij een festivaldag van 6 uur passen bijvoorbeeld vier tot vijf blokken van 60 tot 75 minuten, afhankelijk van ontvangst en pauzes.
Wanneer open je de deelnemersregistratie voor een dansfestival?: Open de registratie zodra datum, locatie, workshopindeling en capaciteit bevestigd zijn, meestal 6 tot 8 weken vooraf. Sluit of controleer de inschrijvingen uiterlijk 3 dagen voor het festival, zodat je lijsten, badges en catering kunt afronden.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een dansfestival?: Reken op minimaal één vrijwilliger bij de ontvangst en één aanspreekpunt per actieve workshopruimte. Voor een festival met vier workshopruimtes heb je dus minstens 5 vrijwilligers nodig, exclusief techniek en catering; plan extra hulp tijdens opbouw en pauzes.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.