Organiser un festival de danse, étape par étape

Un festival de danse se construit d’abord autour du lieu, de la date et des professeurs disponibles. Ensuite, il faut verrouiller le programme musical, les ateliers et les réservations avant d’ouvrir les inscriptions. Les dernières semaines servent surtout à traiter les participants, répartir les bénévoles et vérifier le matériel technique. Ce plan vous aide à garder le bon ordre et à éviter les oublis fréquents, comme les besoins alimentaires, les fichiers musicaux ou les produits réfrigérés achetés trop tôt.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Contacter des professeurs de danse
2 personnes
3
Établir le programme musical
2 personnes
4
Planifier les ateliers
3 personnes
5
Confirmer les réservations
6
Ouvrir l’enregistrement des participants
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Distribuer les affiches promotionnelles
3 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Planifier les bénévoles
2 personnes
12
Publier le programme
13
Envoyer les informations aux participants
14
Envoyer les informations sur les artistes
15
Rassembler les fichiers musicaux
2 personnes
16
Vérifier la playlist
2 personnes
17
Calculer les quantités de catering
2 personnes
18
Inventorier le matériel
2 personnes
19
Louer les matériels manquants
2 personnes
20
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
21
Imprimer les listes des ateliers
22
Imprimer le déroulé
23
Vérifier la liste des courses
2 personnes
24
Faire les courses
3 personnes
25
Stocker les produits réfrigérés
2 personnes
26
Récupérer les clés du lieu
2 personnes
27
Inspecter les espaces
2 personnes
28
Nettoyer les sols
3 personnes
29
Installer les tables et les chaises
4 personnes
30
Marquer les zones de danse
2 personnes
31
Installer le bureau d’accueil
2 personnes
32
Monter la table de catering
3 personnes
33
Raccorder le matériel audio
3 personnes
34
Tester la musique
2 personnes
35
Installer l'éclairage
3 personnes
36
Installer la décoration
3 personnes
37
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
38
Préparer les sacs de l'atelier
3 personnes
39
Préparer les en-cas
4 personnes
40
Mettre les boissons au frais
2 personnes
41
Préparer le café et le thé
2 personnes
42
Vérifier les toilettes
2 personnes
43
Dégager les voies de sécurité
2 personnes
44
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

45
Accueillir les participants
4 personnes
46
Cocher les inscriptions
3 personnes
47
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
48
Encadrer la danse d’ouverture
3 personnes
49
Encadrer les ateliers
6 personnes
50
Assurer la musique entre les ateliers
2 personnes
51
Servir des amuse-bouches
3 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
54
Garder les options alimentaires séparées
2 personnes
55
Maintenir la salle de pause propre
2 personnes
56
Annoncer les changements d'atelier
57
Accompagner les spectacles
3 personnes
58
Encadrer la piste de danse ouverte
3 personnes
59
Gérer l'éclairage pendant les spectacles
60
Vérifier le niveau sonore
61
Vider les poubelles
2 personnes
62
Nettoyer les toilettes entre-temps
2 personnes
63
Annoncer la clôture
64
Enregistrer les visiteurs au départ
3 personnes

Suivi

65
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
66
Clôturer la restauration et les boissons
3 personnes
67
Retirer la décoration
3 personnes
68
Remettre le mobilier en place
4 personnes
69
Rassembler la vaisselle
3 personnes
70
Faire la vaisselle
3 personnes
71
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
72
Balayer et passer la serpillière
3 personnes
73
Nettoyer les toilettes en profondeur
2 personnes
74
Emballer le matériel
3 personnes
75
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
76
Retourner les matériels de location
2 personnes
77
Ranger le stock restant
2 personnes
78
Remettre le lieu en état
2 personnes
79
Rassembler les objets trouvés
80
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 12
Porte-manteauxqté 4
Paravents de vestiaireqté 6
Caisses de rangementqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 220
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 180
Assiettes à pâtisserieqté 100
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 120
Plateaux de serviceqté 12

Décoration

Nappesqté 10
Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 150
Éventails en papierqté 20
Panneaux indicateursqté 12
Affiches du programmeqté 20
Badges nominatifsqté 180
Porte-badgesqté 180

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Ordinateur portable
Câbles audioqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Ruban gafferqté 6
Batteries externesqté 4
Téléphones portablesqté 3
Presse-papiersqté 8
Stylosqté 30

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Pieds d'éclairageqté 4
Lampes LED de rechangeqté 12
Lampes de pocheqté 6

Cuisine

Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pinces de serviceqté 8
Verres doseursqté 2
Pains de glaceqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 10
Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Chiffons microfibresqté 24

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Tapis antidérapantsqté 12
Ruban de balisageqté 4
Gants de travailqté 8

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date et le lieu, puis contactez les professeurs avant de publier quoi que ce soit. Prévoyez au moins 2 à 3 semaines de marge pour confirmer les réservations et ajuster les ateliers.
Ouvrez les inscriptions seulement quand le programme est assez stable. Demandez dès le formulaire les besoins alimentaires et envoyez les informations pratiques aux participants au moins 7 jours avant le festival.
Traitez les fichiers musicaux comme un dossier séparé : rassemblez-les, vérifiez la playlist et testez la table de mixage, les microphones sans fil et les câbles au minimum la veille.
Calculez le catering après avoir traité les inscriptions, puis faites les courses en tenant compte du stockage au froid. Évitez d’acheter les produits réfrigérés plus de 24 heures avant le début.
Préparez les badges nominatifs, les listes des ateliers, le déroulé et les panneaux indicateurs avant l’installation. Gardez une copie imprimée du programme, même si les informations ont été envoyées en ligne.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de danse ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de fixer le lieu, confirmer les professeurs, construire les ateliers, ouvrir les inscriptions et louer le matériel manquant sans travailler dans l’urgence.
Quand ouvrir les inscriptions pour un festival de danse ?: Ouvrez-les dès que la date, le lieu et les principaux ateliers sont confirmés, généralement 4 à 6 semaines avant l’événement. Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant pour calculer le catering et les groupes.
Combien de temps avant faut-il envoyer les informations aux participants ?: Envoyez les informations pratiques 7 à 10 jours avant le festival, puis un rappel 24 à 48 heures avant. Indiquez le programme, les horaires, les ateliers, l’accès, le vestiaire et ce que les participants doivent apporter.
Quand tester la musique et le matériel technique ?: Rassemblez les fichiers musicaux au plus tard 7 jours avant et faites un test complet la veille. Vérifiez alors l’ordinateur portable, la table de mixage, les microphones, les pieds, les rallonges et les multiprises.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.