So organisierst du ein Tanzfestival

Ein Tanzfestival braucht mehr als ein gutes Workshopprogramm. Lege zuerst Termin und Ort fest, kläre Tanzlehrer und Reservierungen und öffne danach die Anmeldung. Plane Musik, Technik, Helfer, Verpflegung und Umkleiden so, dass sie zum Ablauf und zur erwarteten Teilnehmerzahl passen. In den letzten Tagen werden vor allem Teilnehmerinformationen, Musikdateien, Namensschilder und fehlende Materialien leicht übersehen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Tanzlehrer ansprechen
2 Personen
3
Musikprogramm zusammenstellen
2 Personen
4
Workshops planen
3 Personen
5
Reservierungen bestätigen
6
Teilnehmerregistrierung öffnen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Promotionsplakate verteilen
3 Personen
9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Freiwillige einplanen
2 Personen
12
Programm veröffentlichen
13
Teilnehmerinformationen versenden
14
Künstlerinformationen versenden
15
Musikdateien sammeln
2 Personen
16
Playlist überprüfen
2 Personen
17
Cateringmengen berechnen
2 Personen
18
Materialien inventarisieren
2 Personen
19
Fehlende Materialien ausleihen
2 Personen
20
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
21
Workshoplisten ausdrucken
22
Drehbuch ausdrucken
23
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
24
Einkaufen gehen
3 Personen
25
Kühlprodukte einlagern
2 Personen
26
Location-Schlüssel abholen
2 Personen
27
Räume inspizieren
2 Personen
28
Böden reinigen
3 Personen
29
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
30
Tanzflächen markieren
2 Personen
31
Empfangstheke aufbauen
2 Personen
32
Catering-Tisch aufbauen
3 Personen
33
Tontechnik anschließen
3 Personen
34
Musik testen
2 Personen
35
Beleuchtung installieren
3 Personen
36
Dekoration aufhängen
3 Personen
37
Anmeldematerial bereitlegen
2 Personen
38
Workshoptaschen bereitlegen
3 Personen
39
Snacks vorbereiten
4 Personen
40
Getränke kalt stellen
2 Personen
41
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
42
Toiletten kontrollieren
2 Personen
43
Sicherheitswege freimachen
2 Personen
44
Freiwillige einweisen
3 Personen

Event

45
Teilnehmende empfangen
4 Personen
46
Anmeldungen abhaken
3 Personen
47
Namensschilder verteilen
2 Personen
48
Eröffnungstanz betreuen
3 Personen
49
Workshops betreuen
6 Personen
50
Musik zwischen den Workshops bereitstellen
2 Personen
51
Snacks servieren
3 Personen
52
Getränke nachfüllen
2 Personen
53
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
54
Diätoptionen getrennt halten
2 Personen
55
Pausenraum ordentlich halten
2 Personen
56
Workshopwechsel ankündigen
57
Auftritte betreuen
3 Personen
58
Offene Tanzfläche betreuen
3 Personen
59
Beleuchtung während der Auftritte bedienen
60
Lautstärke kontrollieren
61
Mülleimer leeren
2 Personen
62
Toiletten zwischendurch reinigen
2 Personen
63
Abschluss ankündigen
64
Besucher auschecken
3 Personen

Nachbereitung

65
Tonanlage ausschalten
2 Personen
66
Essen und Getränke abschließen
3 Personen
67
Dekoration entfernen
3 Personen
68
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
69
Geschirr sammeln
3 Personen
70
Geschirr abwaschen
3 Personen
71
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
72
Böden fegen und wischen
3 Personen
73
Toiletten gründlich reinigen
2 Personen
74
Geräte einpacken
3 Personen
75
Geliehene Materialien prüfen
2 Personen
76
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
77
Restbestand einlagern
2 Personen
78
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
79
Fundsachen sammeln
80
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 80
BarhockerAnz. 12
KleiderständerAnz. 4
Umkleideraum-TrennwändeAnz. 6
AufbewahrungsboxenAnz. 12

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 220
KaffeetassenAnz. 100
TellerAnz. 180
TortenplattenAnz. 100
GabelnAnz. 180
MesserAnz. 120
LöffelAnz. 120
ServierschalenAnz. 12

Dekoration

TischdeckenAnz. 10
WimpelkettenAnz. 8
BallonsAnz. 150
PapierfächerAnz. 20
WegweiserAnz. 12
Programmatische PosterAnz. 20
NamensschilderAnz. 180
BadgehalterAnz. 180

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
Laptop
AudiokabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
Gaffer TapeAnz. 6
PowerbanksAnz. 4
MobiltelefoneAnz. 3
KlemmbretterAnz. 8
StifteAnz. 30

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
LichterkettenAnz. 6
BeleuchtungsstativeAnz. 4
Ersatz-LED-LampenAnz. 12
TaschenlampenAnz. 6

Küche

KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 8
MessbecherAnz. 2
KühlelementeAnz. 20

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
BesensetsAnz. 3
MikrofasertücherAnz. 24

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
Rutschfeste MattenAnz. 12
AbsperrbandAnz. 4
ArbeitshandschuheAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Workshops und Zeitplan zuerst fest. Plane zwischen zwei Einheiten mindestens 15 Minuten für Raumwechsel, Fragen und eine kurze Pause ein.
Öffne die Teilnehmerregistrierung erst, wenn Ort, Programm und Reservierungen bestätigt sind. Verschicke die Teilnehmerinformationen spätestens 7 Tage vor dem Festival.
Sammle Musikdateien der Künstler spätestens 10 Tage vorher und prüfe jede Playlist auf dem Laptop. Teste aktive Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone und Audiokabel am Vortag.
Erfasse Ernährungswünsche direkt bei der Anmeldung und berechne das Catering erst danach. Kaufe Kühlprodukte möglichst am Vortag und lagere sie bis zum Einsatz gekühlt ein.
Plane die Ankunft praktisch: Namensschilder, Badgehalter, ausgedruckte Workshoplisten und Wegweiser sollten mindestens 30 Minuten vor dem Einlass bereitliegen. Prüfe außerdem, ob Klappstühle, Umkleideraum-Trennwände und Verlängerungskabel tatsächlich vorhanden sind oder ausgeliehen werden müssen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Tanzfestival organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Ort und Tanzlehrern. Öffne die Anmeldung erst, wenn die wichtigsten Reservierungen bestätigt sind.
Wie viele Workshops passen an einen Festivaltag?: Plane je nach Dauer meist 3 bis 5 Workshops pro Tag ein. Rechne zusätzlich pro Workshop mit mindestens 15 Minuten für Wechsel und kurze Pausen.
Wann sollte ich die Teilnehmerinformationen verschicken?: Verschicke Programm, Adresse, Einlasszeit und wichtige Hinweise spätestens 7 Tage vor dem Festival. Aktualisierte Änderungen solltest du zusätzlich innerhalb von 24 Stunden weitergeben.
Wann muss die Technik für ein Tanzfestival getestet werden?: Teste Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, Laptop und Audiokabel am Vortag vollständig. Am Veranstaltungstag sollte eine kurze Endkontrolle mindestens 60 Minuten vor dem ersten Workshop stattfinden.

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