Zo organiseer je een dansfeest zonder gedoe

Begin met de locatie en leg daarna meteen de muziek en gastenlijst vast. Pas wanneer je het definitieve aantal gasten kent, reserveer je catering en bepaal je hoeveel bekers, glazen, hapjes en drank nodig zijn. Controleer vooraf vervoer, parkeren en vluchtroutes; die details worden vaak pas op de avond zelf ontdekt. Plan de opbouw achteruit vanaf de starttijd, zodat geluid, verlichting, buffet en dansvloer rustig getest zijn voordat de eerste gasten binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Muziek regelen
3
Uitnodigingen opstellen
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Definitief aantal gasten bepalen
8
Catering reserveren
9
Vervoer en parkeren controleren
10
Plattegrond en vluchtroutes controleren
2 personen
11
Muziekprogramma samenstellen
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Dranken koelen
2 personen
14
Hapjes voorbereiden
3 personen
15
Locatie openen
2 personen
16
Locatie inspecteren
2 personen
17
Tafels opstellen
3 personen
18
Stoelen plaatsen
3 personen
19
Dansvloer vrijmaken
2 personen
20
Geluidsinstallatie opbouwen
2 personen
21
Geluidsinstallatie testen
2 personen
22
Verlichting ophangen
2 personen
23
Versiering ophangen
3 personen
24
Buffet en bar inrichten
3 personen
25
Hapjes en dranken klaarzetten
3 personen
26
Registratietafel inrichten
2 personen
27
Teambriefing houden
4 personen

Event

28
Gasten ontvangen
2 personen
29
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
30
Muziek starten
31
Hapjes serveren
3 personen
32
Dranken bijvullen
2 personen
33
Buffet aanvullen
2 personen
34
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
35
Afval en lege glazen verwijderen
2 personen
36
Muziek en verlichting bedienen
37
Laatste ronde aankondigen
38
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

39
Geluidsinstallatie afbreken
2 personen
40
Decoratie verwijderen
3 personen
41
Servies verzamelen
3 personen
42
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
43
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
44
Servies afwassen
2 personen
45
Locatie schoonmaken
3 personen
46
Koelboxen leegmaken
2 personen
47
Geleende spullen retourneren
2 personen
48
Gevonden voorwerpen verzamelen
49
Locatie afsluiten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Rechthoekige tafelsaantal 8
Stoelenaantal 30
Bar- of buffettafelsaantal 3
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Wijnglazenaantal 60
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
DJ-controller
Microfoonaantal 2
Speakerstatievenaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

LED-lichtsetsaantal 4
Sfeerlampenaantal 8
Kabelmattenaantal 6

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2
Slingersaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Fotowand
Fotowandaccessoiresaantal 20

Keuken

Koelboxenaantal 4
IJsblokjesbakkenaantal 4
Koffiezetapparaat
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 4
Keukentangenaantal 4

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stofzuiger
Dweilsetaantal 2
Emmersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie en muziek eerst; verstuur uitnodigingen zodra datum, adres en starttijd definitief zijn. Vraag dieetwensen direct mee en sluit de aanmeldingen enkele dagen voor het feest af.
Bepaal het definitieve gastenaantal vóór je catering en boodschappen regelt. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en koel de voorraad uiterlijk op de ochtend van het feest.
Maak de dansvloer vrij voordat je tafels en stoelen plaatst. Houd looppaden en vluchtroutes vrij en controleer vooraf waar bar, buffet, kledingrekken en geluidsinstallatie veilig kunnen staan.
Bouw speakers, mengpaneel, DJ-controller en speakerstatieven ruim vóór de ontvangst op. Test muziek, microfoon, verlengkabels en stekkerdozen met het volume dat je tijdens het feest gebruikt.
Hang verlichting en versiering pas op nadat de techniek staat, zodat kabelmatten niet opnieuw hoeven te worden verlegd. Zet hapjes, bekers, glazen en gekoelde dranken klaar in de laatste 30 minuten voor de deuren opengaan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een dansfeest organiseren?: Leg de locatie en muziek bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 weken voor het feest en sluit de aanmeldingen enkele dagen voor de datum af.
Hoeveel drank heb je nodig voor een dansfeest?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 tot 2 per uur. Neem naast alcohol ook water en frisdrank mee en koel de voorraad uiterlijk op de ochtend zelf.
Wanneer moet je de geluidsinstallatie testen?: Bouw de installatie minimaal 2 uur vóór de ontvangst op en test speakers, mengpaneel, microfoon en muziekprogramma volledig. Controleer ook verlengkabels, stekkerdozen en kabelmatten voordat gasten arriveren.
Hoeveel tijd heb je nodig om een dansfeest op te bouwen?: Plan voor een kleine tot middelgrote opbouw minstens 3 uur. Reserveer extra tijd als je verlichting, versiering, buffet, bar en een uitgebreide geluidsinstallatie tegelijk moet plaatsen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.