Cómo organizar una fiesta de baile sin dejarlo todo para el último día

Organizar una fiesta de baile empieza mucho antes de colocar los altavoces. Primero confirma el lugar, la música y el número de invitados; después cierra el catering y revisa transporte, aparcamiento y salidas. En los últimos días se concentran las compras, las bebidas frías y la preparación de aperitivos. El día del evento, reserva varias horas para montar mesas, barra, iluminación y sonido, y deja la pista despejada desde el principio.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar el lugar
2
Gestionar la música
3
Redactar invitaciones
4
Enviar invitaciones
5
Gestionar inscripciones
6
Recoger preferencias dietéticas
7
Determinar el número definitivo de invitados
8
Reservar el catering
9
Comprobar el transporte y el aparcamiento
10
Comprobar el plano y las rutas de evacuación
2 personas
11
Preparar el programa musical
12
Hacer la compra
2 personas
13
Enfriar bebidas
2 personas
14
Preparar aperitivos
3 personas
15
Abrir la ubicación
2 personas
16
Inspeccionar el lugar
2 personas
17
Montar mesas
3 personas
18
Colocar las sillas
3 personas
19
Despejar la pista de baile
2 personas
20
Montar el sistema de sonido
2 personas
21
Probar el sistema de sonido
2 personas
22
Colgar la iluminación
2 personas
23
Colgar la decoración
3 personas
24
Montar el bufé y la barra
3 personas
25
Preparar aperitivos y bebidas
3 personas
26
Montar la mesa de registro
2 personas
27
Hacer briefing al equipo
4 personas

Evento

28
Recibir a los invitados
2 personas
29
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
30
Poner la música en marcha
31
Servir aperitivos
3 personas
32
Rellenar las bebidas
2 personas
33
Reponer el bufé
2 personas
34
Servir comidas especiales
2 personas
35
Retirar la basura y los vasos vacíos
2 personas
36
Controlar la música y la iluminación
37
Anunciar la última ronda
38
Despedir a los invitados
2 personas

Seguimiento

39
Desmontar el sistema de sonido
2 personas
40
Retirar la decoración
3 personas
41
Recoger la vajilla
3 personas
42
Clasificar y retirar residuos
2 personas
43
Recoger mesas y sillas
3 personas
44
Lavar la vajilla
2 personas
45
Limpiar el lugar
3 personas
46
Vaciar las neveras portátiles
2 personas
47
Devolver los objetos prestados
2 personas
48
Recoger objetos perdidos
49
Cerrar el recinto
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas rectangularescant. 8
Sillascant. 30
Mesas de bar o buffetcant. 3
Percheroscant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 100
Copas de vinocant. 60
Platoscant. 80
Cubiertoscant. 80
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 6

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Mesa de mezclas
Controlador de DJ
Micrófonocant. 2
Soportes para altavocescant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 4

Iluminación

Juegos de luces LEDcant. 4
Luces decorativascant. 8
Alfombrillas para cablescant. 6

Decoración

Globoscant. 100
Bomba para globoscant. 2
Guirnaldascant. 8
Mantelescant. 8
Photowall
Accesorios para el photocallcant. 20

Cocina

Neveras portátilescant. 4
Cubiterascant. 4
Cafetera
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 4
Pinzas de cocinacant. 4

Limpieza

Escobacant. 2
Aspiradora
Juego de fregonacant. 2
Cuboscant. 3

Catering

Compras

Consejos

Cierra la lista definitiva de invitados al menos 7 días antes. Así puedes ajustar el catering, recoger las preferencias dietéticas y calcular vasos, platos y cubiertos sin comprar a ciegas.
Define la música antes de montar el equipo: prepara el programa musical y prueba altavoces, mesa de mezclas, controlador, micrófono y cables con varias horas de margen. Una prueba de 30 minutos evita descubrir conexiones incorrectas cuando ya llegan los invitados.
Calcula el espacio alrededor de la pista, no solo su superficie. Coloca mesas rectangulares, sillas y la barra en los laterales; deja libres los recorridos hacia las salidas y comprueba el plano y las rutas de evacuación antes de decorar.
Enfría las bebidas con antelación y reparte la carga entre neveras portátiles y cubiteras. Las bebidas que se meten en hielo justo antes de abrir suelen estar tibias durante la primera hora, precisamente cuando más se sirven.
Monta primero lo que afecta a la seguridad y al flujo: soportes de altavoz, cables con alfombrillas, iluminación y percheros. Después coloca manteles, guirnaldas, globos y el photocall, para no tener que mover la decoración al despejar la pista.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una fiesta de baile?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar el lugar, gestionar la música y enviar las invitaciones. Deja la confirmación final de invitados y el catering cerrados 7 días antes.
¿Cuándo debo enviar las invitaciones para una fiesta de baile?: Envíalas entre 3 y 4 semanas antes si la fiesta requiere confirmar asistencia. Pide la respuesta definitiva 7 días antes para poder ajustar comida, bebidas y mobiliario.
¿Cuánto tiempo se necesita para montar una fiesta de baile?: Reserva al menos 3 horas para inspeccionar el lugar, montar mesas y sillas, despejar la pista, instalar el sonido, colgar la iluminación y preparar la barra. Añade 30 minutos para probar la música y el micrófono antes de abrir.
¿Cómo calculo las bebidas para una fiesta de baile?: Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y después aproximadamente 1 por persona y hora. Añade agua y bebidas sin alcohol, y enfría una parte con varias horas de antelación.

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