Zo organiseer je een dansavond zonder last-minute stress

Begin een dansavond niet met decoratie, maar met de locatie, het aantal gasten en de muziek. Reserveer daarna de geluids- en lichtapparatuur, verstuur uitnodigingen en verwerk aanmeldingen inclusief dieetwensen. In de laatste week controleer je boodschappen, vrijwilligers en benodigdheden. Op de dag zelf werk je van ruimtecontrole naar opbouw: vloer vrijmaken, meubilair plaatsen, apparatuur testen en bar en buffet klaarzetten. Zo blijft er tijd over om bezoekers rustig te ontvangen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Muziek en apparatuur reserveren
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
7
Vrijwilligers indelen
8
Boodschappenlijst controleren
2 personen
9
Boodschappen doen
2 personen
10
Apparatuur ophalen
2 personen
11
Dranken koelen
2 personen
12
Hapjes voorbereiden
3 personen
13
Aanmeldlijst printen
14
Locatie openen
2 personen
15
Ruimte controleren
2 personen
16
Vloer vrijmaken
3 personen
17
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
18
Garderobe inrichten
2 personen
19
Decoratie ophangen
3 personen
20
Geluidsapparatuur opbouwen
3 personen
21
Verlichting aansluiten
2 personen
22
Muziek testen
2 personen
23
Buffet en bar klaarzetten
3 personen
24
Toiletartikelen aanvullen

Event

25
Bezoekers ontvangen
3 personen
26
Jassen aannemen
2 personen
27
Koffie en thee serveren
2 personen
28
Muziek verzorgen
29
Hapjes serveren
2 personen
30
Dranken bijvullen
2 personen
31
Buffet aanvullen
2 personen
32
Vloer en doorgangen controleren
33
Afvalbakken legen
34
Laatste ronde aankondigen
35
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

36
Geluidsapparatuur afbreken
3 personen
37
Meubilair terugplaatsen
4 personen
38
Servies afwassen
3 personen
39
Ruimte schoonmaken
4 personen
40
Afval afvoeren
2 personen
41
Gevonden voorwerpen verzamelen
42
Apparatuur retourneren
2 personen
43
Sleutels retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 6
Garderoberekkenaantal 2
Kapstokkenaantal 80

Servies

Glazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Opscheplepelsaantal 6

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Muziekmixer
Microfoon
Microfoonstandaard
Audiokabelsaantal 6
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Lichtspotsaantal 4
Lichtslangenaantal 3
LED-lampenaantal 6

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Slingersaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Vaasjesaantal 8
LED-kaarsenaantal 24

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Serveerbladenaantal 8
Scharenaantal 2
Kurkentrekkersaantal 2
Flesopenersaantal 3
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 3
Afvalbakkenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de dansvloer als eerste vast in je zaalindeling. Zet tafels en stoelen aan de rand en controleer vóór de opbouw of er genoeg vrije ruimte is voor de verwachte bezoekers.
Plan de muziektest minstens 60 minuten vóór ontvangst. Controleer niet alleen de luidsprekers en mixer, maar ook audiokabels, verlengsnoeren, stekkerdozen en de microfoon.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk 3 dagen vooraf. Print op de dag zelf een actuele aanmeldlijst, zodat ontvangst en catering niet afhankelijk zijn van losse berichten.
Laat dranken uiterlijk 2 uur vóór opening koelen en zet glazen, serveerbladen en hapjes pas daarna klaar. Zo blijft de bar overzichtelijk en voorkom je dat gekoelde voorraad te vroeg op kamertemperatuur komt.
Wijs vrijwilligers vooraf een tijd en plek toe: minimaal 1 persoon voor ontvangst, 1 voor bar of buffet en 1 voor techniek. Spreek ook af wie de locatie opent en wie na afloop apparatuur en decoratie controleert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een dansavond organiseren?: Reserveer de locatie en muziek- en lichtapparatuur bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Verstuur uitnodigingen ongeveer 3 weken voor de dansavond en sluit de aanmeldingen 3 dagen vóór het evenement.
Hoeveel ruimte heb je nodig voor een dansavond?: Houd als praktische richtlijn ongeveer 1,5 tot 2 vierkante meter vrije dansvloer per danser aan. Tel daarnaast ruimte op voor tafels, stoelen, garderobe, buffet en een veilige looproute.
Hoe laat moet je beginnen met de opbouw van een dansavond?: Plan minimaal 3 uur opbouwtijd vóór de ontvangst van bezoekers. Gebruik het eerste uur voor vloer, tafels, stoelen en garderobe, het tweede uur voor geluid en verlichting en het laatste uur voor testen, buffet en bar.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een dansavond?: Reken op minimaal 3 vrijwilligers: één voor ontvangst, één voor bar of buffet en één voor techniek en praktische problemen. Bij meer dan 50 bezoekers is een extra persoon voor garderobe of zaaltoezicht verstandig.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.