Cómo organizar una noche de baile sin perder el control
Una noche de baile funciona mejor cuando la pista, la música y la recepción están preparadas antes de que llegue la primera persona. Empieza reservando el lugar y la música, y después cierra las inscripciones, las preferencias alimentarias y los voluntarios. El día del evento, despeja el suelo, monta sonido e iluminación y prueba todo con tiempo. Así no acabas buscando cables, enfriando bebidas o reorganizando mesas cuando ya debería estar sonando la música.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar el lugar
- 2
Reservar música y equipo
- 3
Enviar invitaciones
2 personas
- 4
Gestionar inscripciones
- 5
Recoger preferencias dietéticas
- 6
Preparar el programa musical
2 personas
- 7
Asignar voluntarios
- 8
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 9
Hacer la compra
2 personas
- 10
Recoger el equipo
2 personas
- 11
Enfriar bebidas
2 personas
- 12
Preparar aperitivos
3 personas
- 13
Imprimir la lista de inscripción
- 14
Abrir la ubicación
2 personas
- 15
Comprobar el espacio
2 personas
- 16
Despejar el suelo
3 personas
- 17
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 18
Montar el guardarropa
2 personas
- 19
Colgar la decoración
3 personas
- 20
Montar el equipo de sonido
3 personas
- 21
Conectar la iluminación
2 personas
- 22
Probar la música
2 personas
- 23
Preparar el buffet y la barra
3 personas
- 24
Reponer artículos de aseo
Evento
- 25
Recibir a los visitantes
3 personas
- 26
Recibir abrigos
2 personas
- 27
Servir café y té
2 personas
- 28
Proporcionar la música
- 29
Servir aperitivos
2 personas
- 30
Rellenar las bebidas
2 personas
- 31
Reponer el bufé
2 personas
- 32
Comprobar el suelo y los accesos
- 33
Vaciar los contenedores de basura
- 34
Anunciar la última ronda
- 35
Despedir a los visitantes
3 personas
Seguimiento
- 36
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
- 37
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
- 38
Lavar la vajilla
3 personas
- 39
Limpiar el espacio
4 personas
- 40
Retirar los residuos
2 personas
- 41
Recoger objetos perdidos
- 42
Devolver el equipo
2 personas
- 43
Devolver las llaves
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 40
- Taburetes de barcant. 6
- Percheroscant. 2
- Percheroscant. 80
Vajilla
- Vasoscant. 120
- Tazas de cafécant. 60
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Cucharonescant. 6
Equipo
- Altavocescant. 2
- Mezclador de música
- Micrófono
- Soporte de micrófono
- Cables de audiocant. 6
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 4
Iluminación
- Focoscant. 4
- Cables de lucescant. 3
- Lámparas LEDcant. 6
Decoración
- Globoscant. 100
- Guirnaldascant. 8
- Mantelescant. 8
- Jarroncitoscant. 8
- Velas LEDcant. 24
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas de serviciocant. 8
- Tijerascant. 2
- Sacacorchoscant. 2
- Abridores de botellascant. 3
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchilloscant. 6
Limpieza
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 3
- Papeleracant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el lugar y el equipo de música antes de enviar las invitaciones. Reserva al menos 2 semanas para reunir inscripciones y confirmar cuántas mesas, sillas y vasos necesitas.
- Prepara el programa musical con varios días de antelación y haz una prueba completa del sonido y la iluminación al menos 60 minutos antes de abrir. Comprueba también los cables alargadores, las regletas y el micrófono.
- Deja la pista despejada y coloca mesas y sillas alrededor, no dentro de la zona de baile. Monta el guardarropa antes de la llegada y calcula un perchero por cada 15-20 visitantes si el espacio lo permite.
- Enfría las bebidas y prepara los aperitivos antes de abrir. Reserva como mínimo 30 minutos para montar el buffet y la barra, y coloca bandejas, vasos, platos y cubiertos donde puedan reponerse sin cruzar la pista.
- Asigna responsables concretos para la recepción, la barra, la música y la reposición. Imprime la lista de inscripción y revisa los aseos 15 minutos antes de recibir a los visitantes; es una comprobación que suele quedarse para el final.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche de baile?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes. Reserva primero el lugar y la música, envía después las invitaciones y deja los últimos 2 días para la compra, la preparación de aperitivos y la confirmación de voluntarios.
- ¿Cuándo se monta el equipo de sonido para una noche de baile?
- Monta altavoces, mezclador, micrófono y cables al menos 60 minutos antes de abrir. Haz una prueba con la música y revisa que las regletas y los alargadores no queden atravesando la pista.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que preparar la sala?
- Calcula entre 90 y 120 minutos para abrir el lugar, comprobar el espacio, despejar el suelo, colocar mesas y sillas, montar el guardarropa y poner la decoración. Deja los últimos 15 minutos para aseos, lista de inscripción y recepción.
- ¿Cómo calculo las bebidas para una noche de baile?
- Como referencia, calcula 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y alrededor de 1 por persona por cada hora siguiente. Añade un margen del 10 % y enfría todo antes de abrir, porque reponer bebidas templadas durante el baile suele causar retrasos.
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