Een dansavond met livemuziek organiseren

Begin met de datum, het programma en de locatie; pas daarna leg je de band en de rest van de productie vast. Bij livemuziek bepalen podiumruimte, stroom, geluidsapparatuur en opbouwtijd hoeveel gasten je praktisch aankunt. Werk vervolgens de entree, uitnodigingen, aanmeldingen, catering en drank uit. In de laatste week draait alles om bevestigen: repertoire, geluidsbehoefte, dieetwensen, bandroute, vrijwilligers en toegang tot de zaal.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Liveband boeken
4
Muziekrepertoire afstemmen
2 personen
5
Geluidsbehoefte met band afstemmen
2 personen
6
Begroting en entreeprijs bepalen
2 personen
7
Uitnodigingen ontwerpen
8
Uitnodigingen versturen
9
Aanmeldingen verwerken
10
Dieetwensen verzamelen
11
Aanmeldingen bevestigen
12
Vrijwilligers indelen
2 personen
13
Catering reserveren
14
Drankenlevering bestellen
15
Muziekrechten controleren
16
Plattegrond van zaal maken
2 personen
17
Tafelschikking bepalen
2 personen
18
Draaiboek afdrukken
19
Contactlijst afdrukken
20
Boodschappen doen
2 personen
21
Dranken koelen
2 personen
22
Hapjes controleren
2 personen
23
Bandroute en parkeergegevens sturen
24
Sleutels en toegang regelen

Event

25
Locatie openen
2 personen
26
Zaal en toiletten inspecteren
2 personen
27
Tafels opstellen
3 personen
28
Stoelen plaatsen
3 personen
29
Dansvloer vrijmaken
2 personen
30
Podiumruimte vrijmaken
2 personen
31
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
32
Microfoons aansluiten
2 personen
33
Lichtinstallatie opbouwen
2 personen
34
Geluidsinstallatie testen
3 personen
35
Lichtstanden testen
2 personen
36
Bar inrichten
3 personen
37
Buffettafels inrichten
2 personen
38
Hapjes voorbereiden
3 personen
39
Servies en glazen klaarzetten
2 personen
40
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
41
Entreetafel inrichten
2 personen
42
Programma zichtbaar ophangen
43
Versiering ophangen
3 personen
44
Toiletten aanvullen
45
Veilige looproutes controleren
2 personen
46
Band ontvangen
2 personen
47
Band begeleiden naar speelplek
2 personen
48
Gasten ontvangen
2 personen
49
Entree en garderobe bemannen
2 personen
50
Koffie en thee serveren
2 personen
51
Hapjes serveren
3 personen
52
Openingswoord verzorgen
53
Band aankondigen
54
Bandoptreden begeleiden
2 personen
55
Dranken bijvullen
2 personen
56
Buffet en hapjes aanvullen
2 personen
57
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
58
Dansvloer vrijhouden
59
Tweede optreden begeleiden
2 personen
60
Laatste set aankondigen
61
Gasten naar vertrek begeleiden
2 personen
62
Band uitladen begeleiden
2 personen

Nazorg

63
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
64
Lichtapparatuur uitschakelen
65
Etensresten verpakken
2 personen
66
Afval verzamelen
3 personen
67
Servies afwassen
3 personen
68
Bar en keuken schoonmaken
2 personen
69
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
70
Versiering verwijderen
2 personen
71
Zaal en vloer schoonmaken
3 personen
72
Gevonden voorwerpen verzamelen
73
Locatie afsluiten
2 personen
74
Materialen retourneren
2 personen
75
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
76
Gevonden voorwerpen terugbrengen
77
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Statafelsaantal 6
Eettafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 6
Garderoberekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 100
Buffettafelsaantal 3

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Luidsprekerkabelsaantal 4
Microfoonkabelsaantal 5
DI-boxenaantal 3
Stekkerdozenaantal 6
Verlengkabelsaantal 8
Kabelmattenaantal 12

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Lichtslingersaantal 4
Podiumlampenaantal 4
Noodverlichtingaantal 2

Servies

Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 80
Bierglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
IJsboxenaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Serveerschalen met dekselaantal 6

Decoratie

Balloonslingersaantal 4
Tafelkledenaantal 14
Decoratieve lampionnenaantal 12
Programmapostersaantal 6
Pijlbordjesaantal 8

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilmoppenaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de band vroeg vast en stem daarna het repertoire, de pauzes en de geluidsbehoefte af. Vraag ook hoeveel opbouwtijd en stroomaansluitingen de band nodig heeft, zodat het podium niet op de avond zelf moet worden aangepast.
Maak de zaalindeling op papier voordat je tafels en stoelen reserveert. Houd een vrije dansvloer, een logische route naar bar en buffet en ruimte voor speakers, microfoonstatieven en kabelmatten aan.
Stuur uitnodigingen pas uit nadat datum, locatie, programma en entreeprijs vaststaan. Verzamel bij de aanmelding meteen dieetwensen en bevestig iedere aanmelding, zodat catering en drank niet op schattingen hoeven te draaien.
Plan vrijwilligers per tijdsblok: ontvangst, garderobe, bar, buffet en opruimen. Zet telefoonnummers, taken en wisselmomenten in de contactlijst en druk die samen met het draaiboek af.
Regel de laatste praktische punten uiterlijk in de week voor het feest. Bevestig bandroute en parkeren, controleer muziekrechten, bestel dranken, koel ze op tijd en spreek af wie sleutels heeft en de locatie opent.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een dansavond met livemuziek te organiseren?: Reken op minimaal 8 tot 12 weken voor een kleine dansavond. In die periode moet je de locatie en band boeken, uitnodigingen versturen en catering, drank, geluid en vrijwilligers vastleggen.
Wanneer moet ik een liveband boeken voor een dansavond?: Boek de band bij voorkeur 8 tot 16 weken vooraf, zeker als je een specifieke datum of bezetting wilt. Stem binnen 1 week daarna repertoire, pauzes, podiumruimte en geluidsbehoefte af.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een dansavond?: Gebruik als startpunt 2 tot 3 drankjes per persoon voor het eerste uur en daarna ongeveer 1 tot 2 per persoon per uur. Tel daarnaast koffie, water en alcoholvrije opties apart mee en bestel uiterlijk 1 week vooraf.
Wanneer maak je het draaiboek voor een dansavond?: Maak een eerste versie ongeveer 2 weken vooraf en werk die uiterlijk 3 dagen voor het feest definitief bij. Zet tijden, contactpersonen, opbouw, geluidscheck, ontvangst, pauzes, afsluiting en sleutelbeheer erin.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.