Organiser une soirée dansante avec musique live

Une soirée dansante avec musique live se prépare dans un ordre précis : bloquez d’abord la date, le lieu et le groupe, puis coordonnez le programme et les besoins techniques. Les inscriptions permettent ensuite d’ajuster le catering, les boissons, les tables et les bénévoles. La plupart des problèmes apparaissent trop tard, quand le répertoire, les branchements, l’accès du groupe ou le refroidissement des boissons n’ont pas été confirmés. Ce plan vous aide à répartir les préparatifs jusqu’à l’ouverture de la salle.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Réserver un groupe live
4
Coordonner le répertoire musical
2 personnes
5
Coordonner les besoins sonores avec le groupe
2 personnes
6
Définir le budget et le prix d’entrée
2 personnes
7
Concevoir les invitations
8
Envoyer les invitations
9
Traiter les inscriptions
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Confirmer les inscriptions
12
Répartir les bénévoles
2 personnes
13
Réserver le catering
14
Commander la livraison de boissons
15
Vérifier les droits musicaux
16
Faire le plan de la salle
2 personnes
17
Définir la disposition des tables
2 personnes
18
Imprimer le déroulé
19
Imprimer la liste de contacts
20
Faire les courses
2 personnes
21
Refroidir les boissons
2 personnes
22
Vérifier les amuse-bouches
2 personnes
23
Envoyer l'itinéraire du groupe et les informations de stationnement
24
Organiser les clés et l’accès

Événement

25
Ouvrir le lieu
2 personnes
26
Inspecter la salle et les toilettes
2 personnes
27
Installer les tables
3 personnes
28
Installer les chaises
3 personnes
29
Dégager la piste de danse
2 personnes
30
Libérer l’espace de la scène
2 personnes
31
Installer le système de sonorisation
3 personnes
32
Brancher les microphones
2 personnes
33
Monter l’installation lumière
2 personnes
34
Tester le système de sonorisation
3 personnes
35
Tester les réglages d'éclairage
2 personnes
36
Aménager le bar
3 personnes
37
Installer les tables de buffet
2 personnes
38
Préparer les en-cas
3 personnes
39
Préparer la vaisselle et les verres
2 personnes
40
Préparer le café et le thé
2 personnes
41
Aménager la table d’entrée
2 personnes
42
Afficher le programme bien en vue
43
Suspendre la décoration
3 personnes
44
Réapprovisionner les toilettes
45
Vérifier les itinéraires de circulation sûrs
2 personnes
46
Accueillir le groupe
2 personnes
47
Accompagner le groupe jusqu’à l’aire de jeu
2 personnes
48
Accueillir les invités
2 personnes
49
Gérer l'entrée et le vestiaire
2 personnes
50
Servir le café et le thé
2 personnes
51
Servir des amuse-bouches
3 personnes
52
Faire le discours d’ouverture
53
Annoncer le groupe
54
Accompagner la prestation du groupe
2 personnes
55
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
56
Réapprovisionner le buffet et les amuse-bouches
2 personnes
57
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
58
Dégager la piste de danse
59
Accompagner la deuxième prestation
2 personnes
60
Annoncer le dernier set
61
Accompagner les invités vers la sortie
2 personnes
62
Encadrer le déchargement du groupe
2 personnes

Suivi

63
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
64
Éteindre l'éclairage
65
Emballer les restes alimentaires
2 personnes
66
Rassembler les déchets
3 personnes
67
Faire la vaisselle
3 personnes
68
Nettoyer le bar et la cuisine
2 personnes
69
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
70
Retirer la décoration
2 personnes
71
Nettoyer la salle et le sol
3 personnes
72
Rassembler les objets trouvés
73
Fermer le lieu
2 personnes
74
Retourner les matériels
2 personnes
75
Ranger le stock restant
2 personnes
76
Rapporter les objets trouvés
77
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables hautesqté 6
Tables à mangerqté 8
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 6
Portantsqté 2
Cintresqté 100
Tables de buffetqté 3

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 3
Câbles de haut-parleurqté 4
Câbles de microqté 5
Boîtiers DIqté 3
Multiprisesqté 6
Rallongesqté 8
Passe-câblesqté 12

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4
Projecteurs de scèneqté 4
Éclairage de secoursqté 2

Vaisselle

Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 80
Verres à bièreqté 100
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Bacs à glaceqté 2
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 3
Plats de service avec couvercleqté 6

Décoration

Guirlandes de ballonsqté 4
Nappesqté 14
Lampions décoratifsqté 12
Affiches du programmeqté 6
Panneaux de directionqté 8

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Réservez le groupe avant d’arrêter le programme définitif. Demandez au moins 4 semaines à l’avance le répertoire prévu, la durée des sets, les horaires d’arrivée et la liste complète du matériel sonore nécessaire.
Traitez les inscriptions dès leur réception et fixez une date limite, idéalement 10 jours avant la soirée. Vous pourrez ainsi transmettre au traiteur le nombre de repas, les besoins alimentaires et prévoir les boissons sans travailler à l’aveugle.
Faites un plan de salle avant l’installation : séparez clairement la piste de danse, les tables à manger, le buffet, le vestiaire et la zone technique. Gardez des passages libres autour des câbles et prévoyez des passe-câbles pour éviter les chutes.
Confirmez les détails techniques avec le groupe au moins 7 jours avant l’événement. Vérifiez la table de mixage, les microphones, les pieds, les câbles, les boîtiers DI, les multiprises et les rallonges, puis envoyez l’itinéraire et les informations de stationnement.
Le jour même, refroidissez les boissons plusieurs heures avant l’arrivée des invités et imprimez le déroulé ainsi que la liste de contacts. Prévoyez aussi le temps d’ouvrir le lieu, de remettre les clés et de tester le son avant le premier morceau.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance réserver un groupe pour une soirée dansante ?: Réservez le groupe au moins 2 à 3 mois à l’avance si la date est fixe. Confirmez ensuite le répertoire, les horaires, le matériel et les besoins de stationnement au plus tard 7 jours avant la soirée.
Quand envoyer les invitations pour une soirée avec musique live ?: Envoyez les invitations 4 à 6 semaines avant l’événement, avec une date limite d’inscription située environ 10 jours avant la soirée. Gardez ensuite quelques jours pour confirmer les inscriptions et transmettre les effectifs au traiteur.
Comment prévoir la sonorisation d’un groupe live ?: Demandez au groupe une fiche technique au moins 4 semaines avant l’événement. Vérifiez ensuite la table de mixage, les microphones, les câbles, les boîtiers DI, les rallonges et les prises disponibles avant l’installation.
Quand acheter et refroidir les boissons ?: Commandez la livraison des boissons plusieurs jours avant la soirée et contrôlez les quantités dès leur réception. Mettez les boissons au frais le jour même, idéalement 4 à 6 heures avant l’arrivée des invités.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.