Een cybersecurityworkshop organiseren: zo pak je het aan

Begin met de datum, locatie en het aantal deelnemers. Daarna regel je de aanmeldingen, verzamel je dieetwensen en maak je een definitieve deelnemerslijst. De technische voorbereiding bepaalt of de workshop soepel verloopt: trainingsaccounts, oefenbestanden, testomgeving, internet en laptops moeten vooraf samen zijn getest. Plan bovendien een aparte controle van presentaties, laders en back-ups, want juist die onderdelen worden vaak pas op de ochtend zelf nagekeken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Workshopdatum bevestigen
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldformulier openen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Deelnemerslijst samenstellen
7
Bevestiging naar deelnemers sturen
8
Locatie reserveren
9
Catering bestellen
10
Presentaties verzamelen
11
Workshopprogramma afdrukken
12
Naamkaartjes voorbereiden
13
Oefenbestanden klaarzetten
2 personen
14
Trainingsaccounts aanmaken
2 personen
15
Testomgeving controleren
2 personen
16
Back-up van lesmateriaal maken
17
Internetverbinding testen
2 personen
18
Laptops en laders testen
2 personen
19
Presentatie op scherm testen
2 personen
20
Boodschappen doen
2 personen
21
Dranken koud zetten
22
Ruimte klaarzetten
3 personen
23
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
24
Laptops en laders plaatsen
3 personen
25
Presentatietechniek aansluiten
2 personen
26
Registratietafel inrichten
2 personen
27
Koffie en thee klaarzetten
2 personen

Event

28
Deelnemers ontvangen
3 personen
29
Programma toelichten
30
Introductie cybersecurity geven
31
Praktijkoefening begeleiden
3 personen
32
Dranken bijvullen
33
Pauzesnacks serveren
2 personen
34
Vragenronde begeleiden
2 personen
35
Avondmaaltijd klaarzetten
3 personen
36
Avondmaaltijd serveren
3 personen
37
Verdiepende oefening begeleiden
3 personen
38
Dranken en koffie bijvullen
39
Resultaten en tips bespreken
2 personen
40
Certificaten uitdelen
2 personen
41
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

42
Apparatuur uitschakelen
2 personen
43
Laptops en accessoires verzamelen
3 personen
44
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
45
Servies afwassen
2 personen
46
Afval verzamelen
2 personen
47
Ruimte schoonmaken
3 personen
48
Materialen controleren
2 personen
49
Geleende spullen retourneren
2 personen
50
Toegang tot testaccounts sluiten
51
Deelnemersmateriaal nasturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 36
Registratietafel
Krukken voor begeleidersaantal 3

Apparatuur

Laptopsaantal 30
Laptopladersaantal 30
Reserve-laptopsaantal 3
Netwerkswitchaantal 2
Ethernetkabelsaantal 36
Wifi-router
Beamer
Projectiescherm
HDMI-kabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 10
Verlengkabelsaantal 6
USB-sticksaantal 36
Laserpointer
Timeraantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 40
Koffiekopjesaantal 36
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Serveerschalenaantal 6
Schenkkanaantal 3

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokeraantal 2
Koelboxenaantal 3
Thermoskannenaantal 3
Serveerplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 2
Snijplankenaantal 2
Voedseltangenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Handvegersaantal 2
Vuilniszakhoudersaantal 4

Overig

Naamkaartjesaantal 36
Badgehoudersaantal 36
Balpennenaantal 40
Notitieblokkenaantal 36
Flip-over
Flip-overvellenaantal 2
Stiftenaantal 12
Printpapier
Mapjesaantal 36

Catering

Boodschappen

Tips

Test de volledige oefening uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf in de testomgeving. Controleer daarbij alle trainingsaccounts, bestanden en rechten met dezelfde laptops en verbinding die deelnemers gebruiken.
Maak de deelnemerslijst pas definitief nadat de aanmeldingen zijn verwerkt en dieetwensen zijn verzameld. Stuur de bevestiging minimaal 5 dagen voor de workshop, zodat afmeldingen en ontbrekende gegevens nog zichtbaar worden.
Reserveer voor technische controle minstens 90 minuten vóór de start. Test internet, wifi-router, netwerkswitch, ethernetkabels, beamer, projectiescherm en HDMI-kabels in de opstelling waarin je ze gebruikt.
Zet per deelnemer een laptop en lader klaar en houd minimaal 1 reserve-laptop achter de hand per 10 deelnemers. Leg stekkerdozen en verlengkabels vooraf neer; stroompunten blijken vaak de beperkende factor.
Print het workshopprogramma en maak naamkaartjes uiterlijk de dag ervoor. Zet dranken koud en bereid koffievoorzieningen zo voor dat registratie en de eerste oefening niet worden onderbroken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een cybersecurityworkshop organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Open daarna de aanmeldingen en sluit de deelnemerslijst ongeveer 5 dagen voor de workshop, zodat je accounts, catering en materiaal kunt afronden.
Wanneer moet ik de laptops en internetverbinding testen?: Doe een volledige technische test 3 tot 5 dagen vooraf en herhaal de internet- en presentatiecheck op de ochtend zelf. Trek voor die laatste controle minimaal 90 minuten uit.
Hoeveel reserve-laptops heb ik nodig voor een cybersecurityworkshop?: Reken op minimaal 1 reserve-laptop per 10 deelnemers. Bij 20 deelnemers leg je dus 2 reserve-laptops klaar, inclusief laders en toegang tot de benodigde trainingsaccounts.
Wanneer moet ik trainingsaccounts en oefenbestanden klaarzetten?: Maak de accounts en bestanden uiterlijk 5 dagen vooraf aan en controleer ze daarna in een volledige oefening. Bewaar daarnaast een back-up van het lesmateriaal op een aparte USB-stick.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.