Hoe organiseer je een cultuurcongres?

Een cultuurcongres staat of valt met de volgorde waarin je voorbereidt. Begin met het programma en de sprekers, leg daarna locatie, zaalindeling en techniek vast en open pas dan de aanmeldingen. Verzamel dieetwensen en presentaties ruim vóór de congresdag, zodat catering en apparatuur niet op het laatste moment moeten worden aangepast. In de laatste week draait alles om controleren: badges, bezoekerslijst, plattegrond, briefing en draaiboek moeten klaarstaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Programma definitief maken
2 personen
2
Sprekers bevestigen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldformulier openen
5
Locatiebeschikbaarheid bevestigen
6
Reserveringen maken
7
Cateringmenu vastleggen
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Sprekersinformatie verzamelen
11
Presentaties verzamelen
12
Technische eisen controleren
2 personen
13
Plattegrond uitwerken
2 personen
14
Zaalindeling bepalen
2 personen
15
Draaiboek afmaken
2 personen
16
Naamkaartjes maken
2 personen
17
Bezoekerslijst afdrukken
18
Badges sorteren
2 personen
19
Sprekersbriefing versturen
20
Pers- en fotolijst maken
21
Vrijwilligers inplannen
22
Cateringhoeveelheden bestellen
23
Boodschappen doen
3 personen
24
Dranken koelen
2 personen
25
Hapjes voorbereiden
3 personen
26
Techniek inladen
3 personen
27
Locatie openen
2 personen
28
Zalen schoonmaken
3 personen
29
Tafels opstellen
4 personen
30
Stoelen plaatsen
4 personen
31
Registratietafel inrichten
2 personen
32
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
33
Wegwijzers ophangen
2 personen
34
Decoratie ophangen
3 personen
35
Techniek aansluiten
3 personen
36
Presentaties klaarzetten
2 personen
37
Geluidscheck uitvoeren
2 personen
38
Projector testen
2 personen

Event

39
Sprekers ontvangen
2 personen
40
Sprekers instrueren
2 personen
41
Registratie bemannen
3 personen
42
Ontvangst verzorgen
3 personen
43
Koffie en thee serveren
3 personen
44
Openingssessie begeleiden
3 personen
45
Sprekers klaarzetten
46
Parallelle sessies begeleiden
6 personen
47
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Pauzehapjes serveren
3 personen
50
Koffiepunten aanvullen
2 personen
51
Panelgesprek begeleiden
3 personen
52
Microfoons doorgeven
2 personen
53
Borrel klaarzetten
4 personen
54
Borrelhapjes serveren
4 personen
55
Dranken uitserveren
3 personen
56
Buffet opbouwen
5 personen
57
Dinerbuffet serveren
5 personen
58
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
59
Dessert uitserveren
3 personen
60
Slotprogramma begeleiden
3 personen
61
Bedankje aan sprekers geven
2 personen
62
Afscheid en garderobe begeleiden
3 personen
63
Laatste dranken serveren
2 personen

Nazorg

64
Servies verzamelen
3 personen
65
Afval verzamelen
3 personen
66
Buffet afbreken
4 personen
67
Techniek uitschakelen
2 personen
68
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
69
Zalen schoonmaken
4 personen
70
Apparatuur inpakken
3 personen
71
Decoratie verwijderen
2 personen
72
Locatie opleveren
2 personen
73
Overgebleven eten koelen
2 personen
74
Servies afwassen
3 personen
75
Afval afvoeren
2 personen
76
Geleende spullen retourneren
2 personen
77
Techniek retourneren
2 personen
78
Sprekersbedankjes versturen
79
Bezoekersbedankmail versturen
80
Presentaties archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Klaptafelsaantal 14
Registratietafelsaantal 2
Garderoberekkenaantal 4
Loungefauteuilsaantal 12
Bijzettafelsaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 150
Dinerbordenaantal 120
Besteksetsaantal 150
Serveerschalenaantal 16
Schenkkanenaantal 12
Serveerbladenaantal 8

Apparatuur

Laptopsaantal 2
Projectorenaantal 2
Projectieschermenaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 4
Luidsprekersaantal 4
Mengpaneel
Draadloze presentatiesetaantal 2
HDMI-kabelsaantal 4
HDMI-adaptersaantal 6
Stekkerdozenaantal 12
Verlengkabelsaantal 10
Oplaadstationsaantal 2
Digitale timersaantal 3
Labelprinter

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Warmhoudkannenaantal 8
Soepketelsaantal 3
Warmhoudbakkenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8
Opscheplepelsaantal 12

Decoratie

Congresbanneraantal 2
Richtingsbordenaantal 12
Naamkaartjesaantal 120
Badgehoudersaantal 120
Tafellopersaantal 14
Bloemstukkenaantal 8
Menukaartenaantal 20

Verlichting

LED-uplightsaantal 8

Schoonmaak

Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Afvalbakkenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 8
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Maak het programma eerst definitief en bevestig daarna alle sprekers. Vraag presentaties en technische eisen uiterlijk 7 dagen voor het congres op; zo kun je projectoren, microfoons, laptops en HDMI-adapters vooraf testen.
Open het aanmeldformulier pas wanneer locatie, zaalcapaciteit en programma vaststaan. Houd vanaf de eerste aanmelding dieetwensen en eventuele pers- of fotolijsten bij in één overzicht.
Werk de zaalindeling uit op basis van het programma: gebruik aparte registratietafels, voldoende stoelen en een duidelijke plek voor garderoberekken. Plan bovendien ruimte voor presentatieschermen, luidsprekers en kabels.
Stuur de sprekersbriefing uiterlijk 3 dagen vooraf met aankomsttijd, zaal, contactpersoon en presentatie-instructies. Controleer op de congresdag vóór ontvangst van bezoekers iedere draadloze microfoon, het mengpaneel en de draadloze presentatieset.
Bestel catering pas nadat de aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt. Koel dranken tijdig, zet koffiezetapparaten en warmhoudkannen klaar en bereid hapjes zo dat de eerste pauze niet samenvalt met registratie of een technische wissel.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een cultuurcongres organiseren?: Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf met programma, sprekers en locatie. Plan de definitieve cateringbestelling en technische controle uiterlijk 7 dagen voor het congres.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een cultuurcongres?: Verstuur uitnodigingen zodra programma, locatie en aanmeldformulier vaststaan, meestal 8 tot 10 weken vooraf. Sluit de inschrijving 7 dagen voor het congres af als je bezoekerslijst en catering definitief moeten zijn.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een cultuurcongres?: Reserveer minimaal 3 uur voor zaalindeling, registratie, techniek en catering. Test projectoren, schermen, microfoons, luidsprekers en presentatieset uiterlijk 60 minuten vóór de eerste bezoekers binnenkomen.
Wanneer verzamel je dieetwensen voor een cultuurcongres?: Vraag dieetwensen direct op het aanmeldformulier uit en controleer het overzicht 7 dagen vóór het congres. Geef de definitieve aantallen daarna door aan de catering, zodat speciale maaltijden en hapjes niet ontbreken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.