Einen Kulturkongress Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Kulturkongress hängen Programm, Referenten, Räume und Technik eng zusammen. Beginne deshalb mit dem Ablauf und bestätige danach Ort, Mitwirkende und technische Anforderungen. Öffne die Anmeldung erst, wenn Zeiten, Räume und Verpflegung belastbar sind. In den letzten 48 Stunden geht es vor allem um Namensschilder, Besucherliste, Präsentationen, Briefings und einen funktionierenden Check-in.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Programm finalisieren
2 Personen
2
Referenten bestätigen
3
Einladungen verschicken
2 Personen
4
Anmeldeformular öffnen
5
Verfügbarkeit der Location bestätigen
6
Reservierungen vornehmen
7
Cateringmenü festlegen
2 Personen
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
10
Sprecherinformationen sammeln
11
Präsentationen sammeln
12
Technische Anforderungen prüfen
2 Personen
13
Lageplan ausarbeiten
2 Personen
14
Raumaufteilung festlegen
2 Personen
15
Ablaufplan fertigstellen
2 Personen
16
Namensschilder erstellen
2 Personen
17
Besucherliste ausdrucken
18
Badges sortieren
2 Personen
19
Sprecherbriefing versenden
20
Presse- und Fotoliste erstellen
21
Freiwillige einplanen
22
Cateringmengen bestellen
23
Einkaufen gehen
3 Personen
24
Getränke kühlen
2 Personen
25
Snacks vorbereiten
3 Personen
26
Technik einladen
3 Personen
27
Location öffnen
2 Personen
28
Räume reinigen
3 Personen
29
Tische aufstellen
4 Personen
30
Stühle aufstellen
4 Personen
31
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
32
Namensschilder bereitlegen
2 Personen
33
Wegweiser aufhängen
2 Personen
34
Dekoration aufhängen
3 Personen
35
Technik anschließen
3 Personen
36
Präsentationen vorbereiten
2 Personen
37
Soundcheck durchführen
2 Personen
38
Projektor testen
2 Personen

Event

39
Referenten empfangen
2 Personen
40
Referenten einweisen
2 Personen
41
Registrierung besetzen
3 Personen
42
Empfang organisieren
3 Personen
43
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
44
Eröffnungssession begleiten
3 Personen
45
Referenten bereitstellen
46
Parallelsessions begleiten
6 Personen
47
Fragen aus dem Publikum sammeln
2 Personen
48
Getränke nachfüllen
2 Personen
49
Pausensnacks servieren
3 Personen
50
Kaffeepunkte auffüllen
2 Personen
51
Podiumsgespräch begleiten
3 Personen
52
Mikrofone weitergeben
2 Personen
53
Umtrunk vorbereiten
4 Personen
54
Snacks servieren
4 Personen
55
Getränke ausschenken
3 Personen
56
Buffet aufbauen
5 Personen
57
Abendbuffet servieren
5 Personen
58
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
59
Dessert servieren
3 Personen
60
Abschlussprogramm betreuen
3 Personen
61
Sprachenkarten an die Sprecher überreichen
2 Personen
62
Abschied und Garderobe betreuen
3 Personen
63
Letzte Getränke servieren
2 Personen

Nachbereitung

64
Geschirr sammeln
3 Personen
65
Abfall sammeln
3 Personen
66
Buffet abbauen
4 Personen
67
Technik ausschalten
2 Personen
68
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
69
Räume reinigen
4 Personen
70
Geräte einpacken
3 Personen
71
Dekoration entfernen
2 Personen
72
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
73
Übrig gebliebenes Essen kühlen
2 Personen
74
Geschirr abwaschen
3 Personen
75
Abfall entsorgen
2 Personen
76
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
77
Technik zurückbringen
2 Personen
78
Dankeschöns für Redner verschicken
79
Dankesmail an Besucher versenden
80
Präsentationen archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 120
KlappischeAnz. 14
RegistrierungstischeAnz. 2
GarderobenständerAnz. 4
Lounge-SesselAnz. 12
BeistelltischeAnz. 6

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
WassergläserAnz. 150
Dinner-TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 150
ServierschalenAnz. 16
KaraffenAnz. 12
ServiertablettsAnz. 8

Ausstattung

LaptopsAnz. 2
ProjektorenAnz. 2
ProjektionsleinwändeAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 4
LautsprecherAnz. 4
Mischpult
Drahtloses PräsentationssetAnz. 2
HDMI-KabelAnz. 4
HDMI-AdapterAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 10
LadestationenAnz. 2
Digitale TimerAnz. 3
Etikettendrucker

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
ThermokannenAnz. 8
SuppenkesselAnz. 3
WarmhaltebehälterAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 6
Koch- und BrotmesserAnz. 8
ServierlöffelAnz. 12

Dekoration

KongressbannerAnz. 2
WegweiserAnz. 12
NamensschilderAnz. 120
BadgehalterAnz. 120
TischläuferAnz. 14
BlumenarrangementsAnz. 8
SpeisekartenAnz. 20

Beleuchtung

LED-UplightsAnz. 8

Reinigung

Handfeger und KehrblechAnz. 3
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 12
MikrofasertücherAnz. 20
HandseifenspenderAnz. 8
ToilettenbürstenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Programm und Raumaufteilung zuerst fest. Plane für jeden Programmpunkt mindestens 15 Minuten Puffer pro Halbtag ein, damit Diskussionen und Raumwechsel nicht den gesamten Ablauf verschieben.
Bestätige Referenten spätestens 6 Wochen vor dem Kongress schriftlich. Fordere dabei Präsentationen, Namen für Namensschilder und technische Anforderungen in einem Formular an.
Öffne die Anmeldung erst, wenn Ort, Zeiten und Cateringmenü feststehen. Frage Ernährungswünsche direkt ab und prüfe die Liste spätestens 7 Tage vor der Veranstaltung erneut.
Teste die Technik nicht erst am Veranstaltungstag: Prüfe Projektoren, Leinwände, Funkmikrofone, Lautsprecher, Mischpult, HDMI-Adapter und Präsentationsset mindestens 2 Stunden vor Beginn mit einer echten Präsentation.
Richte den Check-in vor dem Einlass vollständig ein. Sortiere Badges alphabetisch, drucke die Besucherliste aus und stelle Registrierungstische, Etikettendrucker sowie mindestens eine Ladestation bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Kulturkongress organisieren?: Beginne mindestens 6 Monate vorher, wenn mehrere Referenten, Räume und Technik beteiligt sind. Programm und Location sollten etwa 12 Wochen vor dem Termin feststehen.
Wann sollte die Anmeldung für einen Kulturkongress geöffnet werden?: Öffne das Anmeldeformular idealerweise 8 bis 10 Wochen vorher. Schließe die Anmeldung 5 bis 7 Tage vor dem Kongress, damit Cateringmengen und Besucherliste noch geprüft werden können.
Wie viel Zeit braucht der Technikcheck bei einem Kulturkongress?: Plane mindestens 2 Stunden vor Einlass für den Technikcheck ein. Teste jeden Laptop, Projektor, HDMI-Adapter, jedes Mikrofon und die Lautsprecher mit den tatsächlichen Präsentationen.
Wann müssen Präsentationen und Sprecherinformationen vorliegen?: Fordere Sprecherinformationen und Präsentationen spätestens 7 Tage vor dem Kongress an. Prüfe die Dateien nochmals am Vortag und speichere eine Kopie auf einem zentralen Laptop.

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