Zo organiseer je een concert zonder losse eindjes
Begin met de datum, locatie en artiesten; die bepalen vrijwel alle vervolgstappen. Controleer daarna vergunningen, verzekering en de technische mogelijkheden van de zaal voordat je uitnodigingen verstuurt. Werk toe naar één draaiboek met programma, plattegrond, catering, vrijwilligers en contactgegevens. Plan op de concertdag vaste momenten voor opbouw, soundcheck, artiestenbriefing en publieksontvangst, zodat techniek en organisatie elkaar niet in de weg zitten.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
- 2
Artiesten boeken
2 personen
- 3
Vergunningen controleren
- 4
Verzekering controleren
- 5
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 6
Aanmeldingen verwerken
- 7
Dieetwensen verzamelen
- 8
Reserveringen maken
- 9
Artiesteninformatie verzamelen
- 10
Technische wensen verzamelen
2 personen
- 11
Programma en tijdschema maken
2 personen
- 12
Techniek reserveren
2 personen
- 13
Catering bestellen
- 14
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 15
Plattegrond maken
- 16
Bewegwijzering ontwerpen
- 17
Polsbandjes en tickets klaarleggen
2 personen
- 18
Boodschappen doen
2 personen
- 19
Artiestenbriefing versturen
- 20
Locatie voorbereiden
3 personen
- 21
Podiumdelen plaatsen
4 personen
- 22
Geluidsinstallatie opbouwen
4 personen
- 23
Microfoons aansluiten
2 personen
- 24
Lichtinstallatie opbouwen
3 personen
- 25
Stroomvoorziening controleren
2 personen
- 26
Publieksruimte inrichten
4 personen
- 27
Bar en uitgiftepunt opbouwen
3 personen
- 28
Versiering ophangen
2 personen
- 29
Techniek testen
3 personen
- 30
Artiestenruimte inrichten
2 personen
- 31
Soundcheck uitvoeren
4 personen
- 32
Catering klaarzetten
3 personen
- 33
Ingang en kassa inrichten
2 personen
- 34
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
- 35
Publieksbegeleiders briefen
2 personen
Event
- 36
Artiesten ontvangen
2 personen
- 37
Deuren openen
4 personen
- 38
Tickets controleren
3 personen
- 39
Garderobe bemannen
2 personen
- 40
Publiek naar zaal begeleiden
2 personen
- 41
Welkomstwoord verzorgen
- 42
Eerste optreden begeleiden
3 personen
- 43
Dranken serveren
3 personen
- 44
Hapjes serveren
2 personen
- 45
Dranken bijvullen
2 personen
- 46
Afvalbakken legen
2 personen
- 47
Tweede optreden begeleiden
3 personen
- 48
Pauzemuziek afspelen
- 49
Derde optreden begeleiden
3 personen
- 50
Techniek tussen optredens aanpassen
3 personen
- 51
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
- 52
Toiletten controleren
- 53
Hoofdoptreden begeleiden
4 personen
- 54
Toegiften begeleiden
4 personen
- 55
Laatste ronde aankondigen
- 56
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
- 57
Garderobe uitgifte verzorgen
2 personen
Nazorg
- 58
Kassa afsluiten
2 personen
- 59
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
- 60
Apparatuur afbreken
4 personen
- 61
Podium afbreken
4 personen
- 62
Meubilair opruimen
4 personen
- 63
Afval verzamelen
3 personen
- 64
Locatie schoonmaken
3 personen
- 65
Servies afwassen
2 personen
- 66
Decoratie verwijderen
2 personen
- 67
Materialen inventariseren
2 personen
- 68
Geleende spullen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 120
- Barkrukkenaantal 8
- Garderoberekkenaantal 3
- Kledinghangersaantal 180
- Afzetpalenaantal 12
Apparatuur
- Podiumdelenaantal 12
- Podiumtrappenaantal 2
- Luidsprekersaantal 4
- Subwoofersaantal 2
- Mengtafel
- Microfoonsaantal 6
- Microfoonstandaardsaantal 6
- DI-boxenaantal 4
- Monitorluidsprekersaantal 4
- Audiokabelsaantal 20
- XLR-kabelsaantal 20
- Stekkerdozenaantal 12
- Verlengkabelsaantal 12
- Kabelmattenaantal 20
- Laptop
- USB-sticksaantal 3
Verlichting
- LED-spotsaantal 8
- Lichtstatievenaantal 4
- Lichtcontroller
- Werklampenaantal 4
- Lichtfiltersaantal 12
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 250
- Wijnglazenaantal 80
- Koffiekopjesaantal 40
- Bordenaantal 120
- Vorkenaantal 120
- Messenaantal 120
- Lepelsaantal 80
- Serveerbladenaantal 8
Keuken
- Waterkokersaantal 2
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Koelboxenaantal 6
- IJsblokjesbakkenaantal 4
- Thermoskannenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Keukenmessenaantal 4
- Serveertangenaantal 8
Decoratie
- Podiumachtergrondenaantal 2
- Vlaggenlijnenaantal 6
- Tafelkledenaantal 8
- Pijlbordenaantal 12
- Welkomstbord
- Programmastandaardsaantal 4
Schoonmaak
- Bezemsetsaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
- Stoffer en blikaantal 3
- Schoonmaakdoekenaantal 20
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Brandblussersaantal 2
- Zaklampenaantal 4
- Veiligheidshesjesaantal 8
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg technische wensen uiterlijk 4 weken vooraf vast met iedere artiest. Vraag naar inputlijst, microfoons, DI-boxen, monitorluidsprekers en aansluitingen; daarmee voorkom je dat de geluidsinstallatie op de dag zelf niet past.
- Maak het tijdschema met aparte blokken voor laden en lossen, podiumdelen plaatsen, licht en geluid opbouwen, soundcheck en deuren open. Houd minimaal 60 minuten tussen het einde van de soundcheck en de publieksontvangst.
- Controleer stroompunten voordat je stekkerdozen, verlengkabels en kabelmatten reserveert. Noteer per groep welke apparatuur erop komt en leg kabels langs looproutes direct af met kabelmatten.
- Verstuur de artiestenbriefing uiterlijk 7 dagen vooraf. Zet daarin aankomsttijd, laad- en losplek, soundcheck, optreden, contactpersoon, technische afspraken en dieetwensen van de catering.
- Leg tickets, polsbandjes, plattegrond en bewegwijzering per post klaar vóór de opbouw begint. Reserveer daarnaast tijd voor garderoberekken, kledinghangers, klaptafels en herbruikbare bekers; die praktische onderdelen worden vaak pas vlak voor opening geregeld.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een concert organiseren?
- Begin minimaal 12 weken vooraf met datum, locatie en artiesten. Regel vergunningen, verzekering en techniek daarna zo snel mogelijk; uitnodigingen kunnen meestal 6 tot 8 weken voor het concert uit.
- Wanneer moet je de techniek voor een concert regelen?
- Leg de technische wensen ongeveer 6 weken vooraf vast en reserveer de geluids- en lichtinstallatie uiterlijk 4 weken vooraf. Plan op de dag zelf minstens 2 uur voor opbouw en soundcheck, afhankelijk van het aantal acts.
- Hoe maak je een draaiboek voor een concert?
- Zet per onderdeel een begintijd, eindtijd, verantwoordelijke en locatie in één overzicht. Neem minimaal opbouw, soundcheck, artiestenbriefing, deuren open, optredens, pauzes, afbouw en een contactlijst op; deel het draaiboek 7 dagen vooraf.
- Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een concert?
- Reken voor een kleinschalig concert op minimaal 3 uur voor podium, geluid, licht, bekabeling en controle. Plan daarna nog 60 tot 90 minuten voor soundcheck en storingen, vóór het publiek binnenkomt.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!