Konzert organisieren: So planst du den Ablauf
Ein Konzert steht und fällt mit einer belastbaren Reihenfolge: Erst legst du Datum und Ort fest, dann klärst du Künstler, Genehmigungen und Versicherung. Danach folgen Anmeldungen, technische Anforderungen, Programm, Catering und Helfer. Plane die Technik nicht erst am Veranstaltungstag: Bühne, Beschallung, Licht und Strom müssen vorab zusammenpassen. Dieses Konzert-Plan hilft dir außerdem bei den Details, die häufig zu spät auffallen – vom Künstlerbriefing bis zur Beschilderung.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
- 2
Künstler buchen
2 Personen
- 3
Genehmigungen prüfen
- 4
Versicherung prüfen
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Anmeldungen bearbeiten
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Reservierungen vornehmen
- 9
Künstlerinformationen sammeln
- 10
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
- 11
Programm und Zeitplan erstellen
2 Personen
- 12
Technik reservieren
2 Personen
- 13
Catering bestellen
- 14
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 15
Lageplan erstellen
- 16
Beschilderung entwerfen
- 17
Armbänder und Tickets bereitlegen
2 Personen
- 18
Einkaufen gehen
2 Personen
- 19
Künstlerbriefing versenden
- 20
Veranstaltungsort vorbereiten
3 Personen
- 21
Bühnenelemente aufstellen
4 Personen
- 22
Beschallungsanlage aufbauen
4 Personen
- 23
Mikrofone anschließen
2 Personen
- 24
Lichtanlage aufbauen
3 Personen
- 25
Stromversorgung überprüfen
2 Personen
- 26
Publikumsbereich einrichten
4 Personen
- 27
Bar und Ausgabestelle aufbauen
3 Personen
- 28
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 29
Technik testen
3 Personen
- 30
Künstlerraum einrichten
2 Personen
- 31
Soundcheck durchführen
4 Personen
- 32
Catering bereitstellen
3 Personen
- 33
Eingang und Kasse einrichten
2 Personen
- 34
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
- 35
Publikumsbetreuer briefen
2 Personen
Event
- 36
Künstler empfangen
2 Personen
- 37
Türen öffnen
4 Personen
- 38
Tickets kontrollieren
3 Personen
- 39
Garderobe besetzen
2 Personen
- 40
Publikum in den Saal begleiten
2 Personen
- 41
Begrüßungswort übernehmen
- 42
Ersten Auftritt begleiten
3 Personen
- 43
Getränke servieren
3 Personen
- 44
Snacks servieren
2 Personen
- 45
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 46
Mülleimer leeren
2 Personen
- 47
Zweiten Auftritt betreuen
3 Personen
- 48
Pausenmusik abspielen
- 49
Dritten Auftritt begleiten
3 Personen
- 50
Technik zwischen den Auftritten anpassen
3 Personen
- 51
Publikumsfragen beantworten
2 Personen
- 52
Toiletten kontrollieren
- 53
Hauptauftritt begleiten
4 Personen
- 54
Zugaben begleiten
4 Personen
- 55
Letzte Runde ankündigen
- 56
Publikum zum Ausgang begleiten
3 Personen
- 57
Ausgabe an der Garderobe organisieren
2 Personen
Nachbereitung
- 58
Kasse abschließen
2 Personen
- 59
Tonanlage ausschalten
2 Personen
- 60
Ausrüstung abbauen
4 Personen
- 61
Bühne abbauen
4 Personen
- 62
Möbel wegräumen
4 Personen
- 63
Abfall sammeln
3 Personen
- 64
Location reinigen
3 Personen
- 65
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 66
Dekoration entfernen
2 Personen
- 67
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 68
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KlappischeAnz. 8
- KlappstühleAnz. 120
- BarhockerAnz. 8
- GarderobenständerAnz. 3
- KleiderbügelAnz. 180
- AbsperrpfostenAnz. 12
Ausstattung
- BühnenelementeAnz. 12
- BühnentreppenAnz. 2
- LautsprecherAnz. 4
- SubwooferAnz. 2
- Mischpult
- MikrofoneAnz. 6
- MikrofonständerAnz. 6
- DI-BoxenAnz. 4
- MonitorspeakerAnz. 4
- AudiokabelAnz. 20
- XLR-KabelAnz. 20
- VerlängerungskabelAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 12
- KabelmattenAnz. 20
- Laptop
- USB-SticksAnz. 3
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 8
- LichtstativeAnz. 4
- Lichtcontroller
- ArbeitslampenAnz. 4
- LichtfilterAnz. 12
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 250
- WeingläserAnz. 80
- KaffeetassenAnz. 40
- TellerAnz. 120
- GabelnAnz. 120
- MesserAnz. 120
- LöffelAnz. 80
- ServiertablettsAnz. 8
Küche
- WasserkocherAnz. 2
- KaffeemaschinenAnz. 2
- KühlboxenAnz. 6
- EiswürfelbehälterAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
- ServierzangenAnz. 8
Dekoration
- BühnenhintergründeAnz. 2
- WimpelkettenAnz. 6
- TischdeckenAnz. 8
- WegweiserAnz. 12
- Willkommensschild
- ProgrammständerAnz. 4
Reinigung
- BesensetsAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
- PutzlappenAnz. 20
Sicherheit
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
- FeuerlöscherAnz. 2
- TaschenlampenAnz. 4
- SicherheitswestenAnz. 8
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Beginne mit Datum, Ort und Künstlern. Kläre technische Anforderungen wie Mikrofone, Monitorspeaker, Mischpult und Stromanschlüsse spätestens mehrere Wochen vor dem Konzert, damit fehlendes Material noch reserviert werden kann.
- Prüfe Genehmigungen und Versicherung, bevor du Einladungen verschickst. Für Einlass, Bühne und abgesperrte Bereiche brauchst du außerdem einen Lageplan mit klarer Beschilderung und Absperrpfosten.
- Erstelle den Zeitplan nicht nur für das Programm, sondern auch für Aufbau und Soundcheck. Plane für Bühnenelemente, Beschallungsanlage, Mikrofone und Licht einen separaten Aufbauzeitraum vor dem Einlass ein.
- Sammle Anmeldungen und Ernährungswünsche fortlaufend und gib die endgültige Personenzahl rechtzeitig an das Catering weiter. Wiederverwendbare Becher, Weingläser und Kaffeetassen sollten vor dem Aufbau vollständig bereitstehen.
- Schicke den Künstlern ein Briefing mit Ankunftszeit, Ansprechpartner, Ablauf und technischen Vorgaben. Teile Freiwillige für Einlass, Garderobe, Betreuung und Abbau ein und lege Tickets sowie Armbänder vor Beginn griffbereit.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Konzert organisieren?
- Beginne idealerweise mehrere Monate vorher mit Datum, Ort und Künstlerbuchung. Genehmigungen, Versicherung und technische Anforderungen sollten geklärt sein, bevor Einladungen verschickt werden.
- Wann muss die Tontechnik für ein Konzert gebucht werden?
- Reserviere Lautsprecher, Subwoofer, Mischpult, Mikrofone, DI-Boxen und Kabel, sobald die technischen Anforderungen der Künstler vorliegen. Spätestens einige Wochen vor dem Konzert sollte die Ausstattung feststehen.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Konzert?
- Plane mehrere Stunden für Bühnenelemente, Beschallung, Licht, Stromversorgung und Soundcheck ein. Die genaue Dauer hängt von Ort und Technik ab, sollte aber nicht mit dem Einlass beginnen.
- Wann sollte man das Catering für ein Konzert bestellen?
- Bestelle das Catering erst nach einer belastbaren Anmeldezahl, aber nicht später als einige Tage vor der Veranstaltung. Ernährungswünsche und benötigtes Geschirr solltest du gleichzeitig übermitteln.
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