Organiser un concert : l’ordre des étapes qui évite les imprévus

Un concert se prépare d’abord sur le papier, puis sur place. Commence par fixer la date et le lieu, réserver les artistes et vérifier les autorisations, l’assurance ainsi que les besoins techniques. Ensuite, construis le programme, répartis les bénévoles et réserve le matériel avant de lancer les inscriptions et le catering. Le jour J, garde plusieurs heures pour le montage de la scène, du son et des lumières, puis prévois une vraie balance avant l’ouverture des portes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Réserver des artistes
2 personnes
3
Vérifier les autorisations
4
Vérifier l’assurance
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Faire les réservations
9
Rassembler les informations sur les artistes
10
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
11
Établir le programme et le planning
2 personnes
12
Réserver la technique
2 personnes
13
Commander le catering
14
Répartir les bénévoles
2 personnes
15
Créer le plan
16
Concevoir la signalétique
17
Préparer les bracelets et les billets
2 personnes
18
Faire les courses
2 personnes
19
Envoyer le briefing aux artistes
20
Préparer le lieu
3 personnes
21
Installer les éléments de scène
4 personnes
22
Installer le système de sonorisation
4 personnes
23
Brancher les microphones
2 personnes
24
Monter l’installation lumière
3 personnes
25
Vérifier l’alimentation électrique
2 personnes
26
Aménager l’espace public
4 personnes
27
Monter le bar et le point de service
3 personnes
28
Suspendre la décoration
2 personnes
29
Tester la technique
3 personnes
30
Aménager la loge des artistes
2 personnes
31
Effectuer les réglages sonores
4 personnes
32
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
33
Aménager l’entrée et la caisse
2 personnes
34
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
35
Briefer les bénévoles d’accueil du public
2 personnes

Événement

36
Accueillir les artistes
2 personnes
37
Ouvrir les portes
4 personnes
38
Vérifier les billets
3 personnes
39
Tenir le vestiaire
2 personnes
40
Accompagner le public à la salle
2 personnes
41
Assurer le mot de bienvenue
42
Encadrer la première prestation
3 personnes
43
Servir les boissons
3 personnes
44
Servir des amuse-bouches
2 personnes
45
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
46
Vider les poubelles
2 personnes
47
Accompagner la deuxième prestation
3 personnes
48
Diffuser la musique de pause
49
Accompagner le troisième spectacle
3 personnes
50
Adapter la technique entre les spectacles
3 personnes
51
Répondre aux questions du public
2 personnes
52
Vérifier les toilettes
53
Encadrer la prestation principale
4 personnes
54
Accompagner les rappels
4 personnes
55
Annoncer le dernier tour
56
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
57
Assurer la remise au vestiaire
2 personnes

Suivi

58
Clôturer la caisse
2 personnes
59
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
60
Démonter l'équipement
4 personnes
61
Démonter la scène
4 personnes
62
Ranger le mobilier
4 personnes
63
Rassembler les déchets
3 personnes
64
Nettoyer le lieu
3 personnes
65
Faire la vaisselle
2 personnes
66
Retirer la décoration
2 personnes
67
Inventorier le matériel
2 personnes
68
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 120
Tabourets de barqté 8
Portantsqté 3
Cintresqté 180
Poteaux de balisageqté 12

Équipement

Éléments de podiumqté 12
Escaliers de scèneqté 2
Haut-parleursqté 4
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Enceintes de monitoringqté 4
Câbles audioqté 20
Câbles XLRqté 20
Multiprisesqté 12
Rallongesqté 12
Passe-câblesqté 20
Ordinateur portable
Clés USBqté 3

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Contrôleur d'éclairage
Lampes de chantierqté 4
Filtres de lumièreqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 40
Assiettesqté 120
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 80
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Thermosqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pinces de serviceqté 8

Décoration

Fond de scèneqté 2
Guirlandes de fanionsqté 6
Nappesqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Panneau d’accueil
Pupitres de programmeqté 4

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Balayette et pelleqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2
Lampes de pocheqté 4
Gilets de sécuritéqté 8

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date et le lieu avant toute communication : vérifie au moins 3 points à la fois — capacité, alimentation électrique et horaires autorisés — car ces contraintes déterminent le choix des artistes et de la technique.
Demande les fiches techniques des artistes dès leur réservation. Fais confirmer au moins 2 semaines avant le concert le nombre de microphones, boîtiers DI, retours, câbles et prises nécessaires.
Sépare clairement le planning public du planning technique. Prévois généralement 3 à 4 heures pour installer la scène, la sonorisation et les lumières, puis 60 à 90 minutes pour les balances.
Ne laisse pas les bracelets, billets et panneaux de signalétique au dernier jour. Prépare-les au minimum 3 jours avant et indique les accès, les toilettes, le vestiaire, le bar et les zones réservées.
Vérifie l’électricité avant l’arrivée du public, pas pendant le montage final. Répartis les rallonges et multiprises, protège les câbles avec des passe-câbles et garde une personne responsable des artistes pendant toute la soirée.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert ?: Prévois au moins 8 à 12 semaines pour un concert avec artistes, autorisations, billetterie et technique. Un événement plus complexe peut demander 4 à 6 mois, surtout si le lieu ou les artistes sont très sollicités.
Quand réserver la sonorisation pour un concert ?: Réserve la technique dès que les artistes et le lieu sont confirmés, idéalement 6 à 8 semaines avant la date. Envoie la fiche technique des artistes au prestataire au plus tard 2 semaines avant le concert.
Combien de temps prévoir pour installer la scène et le son ?: Compte 3 à 4 heures pour monter les éléments de podium, les haut-parleurs, la table de mixage et les lumières. Ajoute 60 à 90 minutes pour les balances, les réglages des microphones et les derniers tests électriques.
Quand envoyer les invitations et traiter les inscriptions ?: Envoie les invitations 3 à 4 semaines avant le concert, puis vérifie les inscriptions chaque semaine. Arrête les chiffres définitifs du catering et les besoins alimentaires 5 à 7 jours avant l’événement.

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