Zo organiseer je een community meetup zonder chaos

Begin met het programma en de praktische randvoorwaarden, niet met de hapjes of versiering. Leg eerst de locatie, tijden en aanmeldprocedure vast en verzamel meteen dieetwensen. Daarna maak je de deelnemerslijst werkbaar met naamkaartjes en een registratietafel. Op de dag zelf draait alles om een logische opstelling: entree en registratie vooraan, buffet en drank apart, en techniek getest voordat de eerste bezoeker binnenkomt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Locatie reserveren
5
Programma en tijden vastleggen
2 personen
6
Aanmeldlijst exporteren
7
Naamkaartjes printen
8
Boodschappen doen
2 personen
9
Materialen verzamelen
2 personen
10
Locatiesleutel ophalen
11
Groente en fruit wassen
2 personen
12
Broodjes en wraps voorbereiden
3 personen
13
Hapjes op schalen leggen
2 personen
14
Dranken koud zetten
2 personen
15
Tafels opstellen
3 personen
16
Stoelen opstellen
3 personen
17
Registratietafel inrichten
2 personen
18
Buffettafel inrichten
2 personen
19
Naamkaartjes klaarleggen
20
Wegwijzers ophangen
21
Versiering ophangen
2 personen
22
Geluidsset testen
2 personen
23
Koffie en thee klaarzetten
2 personen

Event

24
Entree openen
2 personen
25
Bezoekers registreren
2 personen
26
Bezoekers verwelkomen
2 personen
27
Koffie en thee serveren
2 personen
28
Openingswoord verzorgen
29
Kennismakingsronde begeleiden
2 personen
30
Hapjes serveren
2 personen
31
Dranken bijvullen
2 personen
32
Buffet aanvullen
2 personen
33
Servies verzamelen
2 personen
34
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

35
Eten en dranken opruimen
3 personen
36
Servies afwassen
2 personen
37
Afval scheiden en afvoeren
2 personen
38
Locatie schoonmaken
3 personen
39
Meubilair terugplaatsen
3 personen
40
Materialen inpakken
2 personen
41
Sleutel retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 50
Kapstokkenaantal 2
Buffettafelsaantal 2

Servies

Herbruikbare glazenaantal 60
Koffiemokkenaantal 50
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerkommenaantal 10
Serveerplankenaantal 6
Schenkkanenaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Luidspreker
Draadloze microfoon
Stekkerdozenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4

Decoratie

Naamkaartjesaantal 60
Kaarthoudersaantal 6
Slingersaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Wegwijzerbordenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Serveertangenaantal 6
Broodmandenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de voorbereiding terug vanaf de opening. Reserveer minstens 90 minuten voor tafels, stoelen, registratie, buffet, bewegwijzering en techniek; koffie en thee zet je pas vlak voor de entree klaar.
Sluit de aanmeldingen niet pas op de dag zelf. Exporteer de aanmeldlijst uiterlijk 24 uur vooraf, druk naamkaartjes en noteer dieetwensen bij de catering zodat wraps, broodjes en hapjes niet verkeerd worden uitgeserveerd.
Maak registratie zichtbaar vanaf de ingang. Zet de naamkaartjes op alfabetische volgorde, leg een pen en de actuele lijst klaar en wijs met borden naar garderobe, zaal en buffet.
Test geluid voordat de deuren opengaan. Controleer luidspreker, draadloze microfoon, stekkerdozen en verlengkabels met de eerste spreker; een lege batterij of ontbrekende kabel ontdek je anders pas tijdens het programma.
Zet drank en eten in twee aparte stromen. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon, gebruik koelboxen voor wat niet in de koelkast past en houd serveertangen, borden en afvalbakken binnen handbereik.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een community meetup organiseren?: Begin 4 tot 6 weken vooraf met de locatie, datum en uitnodigingen. Leg het programma en de definitieve aanmeldlijst uiterlijk 24 uur voor de meetup vast.
Hoeveel eten en drinken heb ik nodig voor een community meetup?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon. Voor een meetup met één pauzemoment plan je daarnaast ongeveer 3 tot 5 kleine hapjes per persoon, plus extra broodjes of wraps als eten een hoofdonderdeel is.
Wanneer moet ik dieetwensen verzamelen voor een meetup?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie uiterlijk 3 dagen vooraf. Controleer de lijst nog één keer bij het klaarzetten van het buffet.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een community meetup op te bouwen?: Plan minimaal 90 minuten op locatie voor meubilair, registratie, buffet, wegwijzers en versiering. Test geluidsapparatuur uiterlijk 30 minuten voor de entree, zodat je nog tijd hebt voor een oplossing.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.