Ein Community-Meetup Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Community-Meetup entscheidet nicht nur das Programm über den Ablauf, sondern auch eine saubere Anmeldung und ein gut vorbereiteter Empfang. Lege zuerst Termin, Ort und Zeiten fest, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche und die genaue Teilnehmerzahl für Namensschilder, Sitzplätze und Verpflegung. Am Veranstaltungstag brauchst du getrennte Bereiche für Registrierung, Buffet und Technik, damit der Eingang nicht ins Stocken gerät.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Einladungen verschicken
2
Anmeldungen bearbeiten
3
Ernährungswünsche erfassen
4
Location reservieren
5
Programm und Zeiten festlegen
2 Personen
6
Anmeldeliste exportieren
7
Namensschilder drucken
8
Einkaufen gehen
2 Personen
9
Materialien zusammenstellen
2 Personen
10
Location-Schlüssel abholen
11
Obst und Gemüse waschen
2 Personen
12
Brötchen und Wraps vorbereiten
3 Personen
13
Häppchen auf Platten anrichten
2 Personen
14
Getränke kalt stellen
2 Personen
15
Tische aufstellen
3 Personen
16
Stühle aufstellen
3 Personen
17
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
18
Buffet-Tisch einrichten
2 Personen
19
Namensschilder bereitlegen
20
Wegweiser aufhängen
21
Dekoration aufhängen
2 Personen
22
Soundsystem testen
2 Personen
23
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen

Event

24
Eingang öffnen
2 Personen
25
Besucher registrieren
2 Personen
26
Besucher begrüßen
2 Personen
27
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
28
Eröffnungsrede halten
29
Kennenlernrunde moderieren
2 Personen
30
Snacks servieren
2 Personen
31
Getränke nachfüllen
2 Personen
32
Buffet auffüllen
2 Personen
33
Geschirr sammeln
2 Personen
34
Die letzten Besucher verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

35
Essen und Getränke aufräumen
3 Personen
36
Geschirr abwaschen
2 Personen
37
Abfall trennen und entsorgen
2 Personen
38
Location reinigen
3 Personen
39
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
40
Materialien einpacken
2 Personen
41
Schlüssel zurückgeben

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 6
StühleAnz. 50
KleiderständerAnz. 2
BuffetischeAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare GläserAnz. 60
KaffeebecherAnz. 50
TellerAnz. 60
BestecksetsAnz. 60
ServierschalenAnz. 10
ServierbretterAnz. 6
KaraffenAnz. 4

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 3
Lautsprecher
Kabelloses Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4

Dekoration

NamensschilderAnz. 60
KartenhalterAnz. 6
GirlandenAnz. 8
TischdeckenAnz. 8
Wegweiser-SchilderAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 3
KüchenmesserAnz. 3
ServierzangenAnz. 6
BrotkörbeAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 4
BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
WischmoppAnz. 2
EimerAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Verschicke die Einladungen früh genug, damit du Anmeldungen und Ernährungswünsche mindestens 7 Tage vor dem Meetup auswerten kannst. Exportiere danach die Anmeldeliste und drucke die Namensschilder erst mit dem aktuellen Stand.
Plane den Aufbau rückwärts vom Einlass: Rechne mindestens 90 Minuten für Tische, Stühle, Registrierungstisch, Buffet und Wegweiser ein. Hole den Schlüssel rechtzeitig ab und kläre, wer Zugang zur Location hat.
Bereite kalte Speisen möglichst am Veranstaltungstag vor: Obst und Gemüse waschen, Brötchen und Wraps vorbereiten und Häppchen auf Platten anrichten. Getränke kommen frühzeitig in Kühlboxen oder Kühlschränke, damit sie zum Einlass kalt sind.
Teste Lautsprecher, Mikrofon und Verlängerungskabel vor dem Eintreffen der Gäste, nicht erst während der Begrüßung. Lege Kaffee, Tee, Tassen, Karaffen und Thermoskannen an einem festen Ausgabepunkt bereit.
Richte den Eingang mit Anmeldeliste, Namensschildern und Kartenhaltern ein und öffne ihn erst, wenn alles griffbereit ist. Stelle Abfallbehälter nahe Buffet und Getränken auf; das verhindert volle Tellerstapel und unnötige Wege während des Programms.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Community-Meetup planen?: Beginne mindestens 4 Wochen vorher mit Location, Programm und Einladungen. Eine Woche vor dem Termin solltest du die Anmeldeliste, Ernährungswünsche und Materialmengen aktualisieren.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Community-Meetup?: Plane mindestens 90 Minuten für Mobiliar, Registrierung, Buffet, Dekoration und Technik ein. Bei einer großen Teilnehmerzahl oder einer unbekannten Location sind 2 Stunden realistischer.
Wann soll man Namensschilder für ein Meetup drucken?: Drucke die Namensschilder 1 bis 2 Tage vor dem Termin, nachdem du die Anmeldeliste exportiert hast. Lege zusätzlich einige leere Schilder für spontane Gäste bereit.
Wie viele Getränke braucht man für ein Community-Meetup?: Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und plane danach etwa 1 Getränk pro Person und Stunde ein. Wasser sollte während der gesamten Veranstaltung zusätzlich frei zugänglich sein.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.