Zo organiseer je een communicatieworkshop

Begin met het doel van de communicatieworkshop en werk daarna in vaste volgorde: deelnemers verzamelen, programma uitwerken, materialen voorbereiden en de ruimte klaarzetten. Open eerst het aanmeldformulier en verzamel dieetwensen voordat je deelnemersinformatie verstuurt. Plan extra tijd voor werkbladen, naamkaartjes en werkvormmaterialen. Op de dag zelf voorkom je vertraging door presentatie, beamer, microfoon en aansluitingen vooraf te testen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldformulier openen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Deelnemersinformatie versturen
6
Ruimte reserveren
7
Apparatuur reserveren
8
Programma uitwerken
2 personen
9
Werkbladen voorbereiden
2 personen
10
Werkbladen printen
11
Naamkaartjes maken
12
Werkvormmaterialen verzamelen
2 personen
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Huurmaterialen ophalen
2 personen
15
Presentatie controleren
16
Apparatuur opladen
17
Materialen inpakken
2 personen
18
Locatie en vluchtroutes controleren
2 personen
19
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
20
Presentatietechniek aansluiten
2 personen
21
Techniek testen
2 personen
22
Werktafels inrichten
2 personen
23
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
24
Versiering en bewegwijzering ophangen
2 personen
25
Dranken koud zetten
2 personen
26
Koffie- en theepunt klaarmaken
2 personen
27
Hapjes en fruit klaarzetten
2 personen

Event

28
Deelnemers ontvangen
3 personen
29
Workshop openen
2 personen
30
Communicatieoefeningen begeleiden
3 personen
31
Pauzehapjes serveren
2 personen
32
Dranken bijvullen
33
Rollenspellen begeleiden
3 personen
34
Dinerbuffet klaarzetten
3 personen
35
Dinerbuffet serveren
3 personen
36
Servies en afval afruimen
2 personen
37
Feedbackformulieren uitdelen
38
Workshop afsluiten
2 personen

Nazorg

39
Overgebleven catering koelen
2 personen
40
Materialen verzamelen
3 personen
41
Meubilair afbouwen
3 personen
42
Servies afwassen
2 personen
43
Ruimte schoonmaken
3 personen
44
Afval afvoeren
2 personen
45
Huurmaterialen retourneren
2 personen
46
Deelnemers opvolgen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 48
Buffettafelaantal 2
Garderoberek
Afvalbakkenaantal 4

Servies

Waterglazenaantal 50
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Serveerschalenaantal 8

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Draadloze microfoonaantal 2

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Opscheplepelsaantal 6

Decoratie

Tafelkleedaantal 8
Naamkaarthoudersaantal 50
Wegwijzerbordenaantal 6

Verlichting

Sfeerlampenaantal 6

Schoonmaak

Afwasteilaantal 2
Afwasborstelsaantal 3
Microvezeldoekenaantal 8
Vloertrekker
Stoffer en blikaantal 2

Workshopmateriaal

Flip-overaantal 2
Flip-overblokkenaantal 4
Markeerstiftenaantal 24
Post-itsaantal 12
Balpennenaantal 50
Naamkaartjesaantal 50
Werkbladenaantal 50
Feedbackformulierenaantal 50

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het programma vóór je werkbladen maakt. Zo weet je precies hoeveel oefeningen, werktafels en materialen nodig zijn en voorkom je dat je op het laatste moment pagina’s moet aanpassen.
Sluit de aanmeldingen enkele dagen vóór de workshop. Verwerk daarna de deelnemerslijst, dieetwensen en naamkaartjes in één keer, zodat de ontvangsttafel met actuele informatie klaarstaat.
Test de presentatie met de echte laptop, beamer, HDMI-kabel en het projectiescherm. Controleer ook de draadloze microfoon en laad apparatuur vooraf op; een losse verloop- of verlengkabel wordt vaak pas bij het aansluiten gemist.
Zet werktafels, stoelen en materialen klaar vóór de deelnemers binnenkomen. Leg werkbladen per tafel neer en houd extra exemplaren apart, zodat een vergeten of beschadigd exemplaar de oefening niet onderbreekt.
Regel koffie, water en dranken vóór de start en zet koude dranken tijdig klaar. Richt de ontvangsttafel en bewegwijzering als eerste in, zodat deelnemers niet zoeken en jij tijdens de ontvangst niet nog hoeft te sjouwen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een communicatieworkshop organiseren?: Begin minimaal 4 tot 6 weken vooraf met de ruimte, apparatuur en uitnodigingen. Werk het programma en de werkbladen uiterlijk 1 week van tevoren af, zodat je nog kunt printen en controleren.
Wanneer moet ik de aanmeldingen voor een communicatieworkshop sluiten?: Sluit de aanmeldingen bij voorkeur 3 tot 5 werkdagen vóór de workshop. Dan kun je aantallen, dieetwensen, naamkaartjes en deelnemersinformatie nog verwerken.
Hoeveel tijd heb je nodig om de techniek te testen?: Reserveer minimaal 45 minuten vóór de start voor het aansluiten en testen van beamer, laptop, HDMI-kabel, microfoon en geluid. Controleer ook de presentatie op de computer die je daadwerkelijk gebruikt.
Wat moet je op de dag zelf als eerste klaarzetten?: Zet eerst de ruimte, werktafels en techniek klaar en controleer daarna de vluchtroutes. Richt vervolgens de ontvangsttafel in; plan hiervoor minstens 60 minuten vóór ontvangst van de deelnemers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.