Organiser un atelier de communication, étape par étape

Un atelier de communication demande surtout une bonne séquence de préparation. Commence par cadrer le programme et le nombre de participants, puis réserve la salle et l’équipement avant d’ouvrir les inscriptions. Les besoins alimentaires, les feuilles de travail et les badges doivent être traités avant le jour J. Enfin, prévois un vrai temps pour tester la technique et aménager les tables de travail, car ce sont les détails souvent réglés trop tard.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2
Ouvrir le formulaire d’inscription
3
Traiter les inscriptions
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Envoyer les informations aux participants
6
Réserver la salle
7
Réserver l’équipement
8
Élaborer le programme
2 personnes
9
Préparer les feuilles de travail
2 personnes
10
Imprimer les feuilles de travail
11
Créer des badges nominatifs
12
Rassembler le matériel pour les ateliers
2 personnes
13
Faire les courses
2 personnes
14
Récupérer le matériel de location
2 personnes
15
Vérifier la présentation
16
Recharger les appareils
17
Emballer le matériel
2 personnes
18
Vérifier le lieu et les issues de secours
2 personnes
19
Installer les tables et les chaises
3 personnes
20
Brancher l'équipement de présentation
2 personnes
21
Tester la technique
2 personnes
22
Aménager les tables de travail
2 personnes
23
Aménager la table d'accueil
2 personnes
24
Installer la décoration et la signalétique
2 personnes
25
Mettre les boissons au frais
2 personnes
26
Préparer l’espace café et thé
2 personnes
27
Préparer les amuse-bouches et les fruits
2 personnes

Événement

28
Accueillir les participants
3 personnes
29
Ouvrir l'atelier
2 personnes
30
Animer des exercices de communication
3 personnes
31
Servir les en-cas de pause
2 personnes
32
Réapprovisionner les boissons
33
Animer les jeux de rôle
3 personnes
34
Mettre en place le buffet du dîner
3 personnes
35
Servir le buffet du dîner
3 personnes
36
Ranger la vaisselle et jeter les déchets
2 personnes
37
Distribuer les formulaires de feedback
38
Clôturer l'atelier
2 personnes

Suivi

39
Refroidir le catering restant
2 personnes
40
Rassembler le matériel
3 personnes
41
Démonter le mobilier
3 personnes
42
Faire la vaisselle
2 personnes
43
Nettoyer l’espace
3 personnes
44
Évacuer les déchets
2 personnes
45
Retourner les matériels de location
2 personnes
46
Relancer les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 48
Table de buffetqté 2
Portant à vêtements
Poubellesqté 4

Vaisselle

Verres à eauqté 50
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 50
Couvertsqté 50
Plateaux de serviceqté 8

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câble HDMIqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Micro sans filqté 2

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Louchesqté 6

Décoration

Nappeqté 8
Porte-nomsqté 50
Panneaux directionnelsqté 6

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 6

Nettoyage

Bac à vaisselleqté 2
Brosses à vaisselleqté 3
Chiffons microfibresqté 8
Raclette de sol
Balayette et pelleqté 2

Matériel d'atelier

Paperboardqté 2
Blocs pour chevaletqté 4
Marqueursqté 24
Post-itqté 12
Stylos à billeqté 50
Badges nominatifsqté 50
Feuilles de travailqté 50
Formulaires de feedbackqté 50

Catering

Courses

Conseils

Ouvre les inscriptions seulement après avoir fixé le programme, la capacité de la salle et la date limite de réponse. Demande les besoins alimentaires dans le même formulaire afin d’éviter des relances de dernière minute.
Réserve la salle et le matériel de présentation dès que le format est défini. Pour une session avec vidéoprojecteur, écran, ordinateur, câble HDMI et micro sans fil, prévois un test complet avant l’arrivée des participants.
Prépare les feuilles de travail, les porte-noms et les supports d’atelier au moins 48 heures à l’avance. Imprime quelques exemplaires supplémentaires pour remplacer une feuille perdue ou accueillir un participant ajouté tardivement.
Organise la salle selon les exercices, pas seulement selon la présentation d’ouverture. Installe les tables de travail, les chaises, la table d’accueil et les panneaux directionnels avant de brancher la technique.
Regroupe le matériel à transporter dans des caisses identifiées et recharge les appareils la veille. Mets les boissons au frais assez tôt et vérifie les issues de secours pendant l’installation, avant que la salle ne soit remplie.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un atelier de communication ?: Prévois idéalement 3 à 4 semaines pour réserver la salle, confirmer l’équipement, envoyer les invitations et traiter les inscriptions. Garde les 48 dernières heures pour les impressions, les badges, les achats et la vérification technique.
Quand ouvrir les inscriptions à un atelier de communication ?: Ouvre le formulaire dès que le programme, la salle et la capacité d’accueil sont confirmés, généralement 2 à 3 semaines avant l’atelier. Fixe une date de clôture au plus tard 3 jours avant l’événement pour pouvoir préparer les groupes et le matériel.
Quand tester le vidéoprojecteur et le micro ?: Teste le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, le câble HDMI et le micro sans fil pendant l’installation, au moins 60 minutes avant le début. Vérifie aussi les rallonges, les multiprises et le niveau de charge des appareils.
Combien de feuilles de travail faut-il imprimer ?: Imprime un exemplaire par participant inscrit, plus 5 à 10 % de réserve. Pour 20 participants, prévois donc 21 ou 22 exemplaires afin de couvrir une inscription tardive ou une feuille abîmée.

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